БЛАНК «СПИСОК ЗАДАЧ НА НЕДЕЛЮ»

Более простая форма бланка «Список задач на неделю»

Бланк «Список задач на неделю» используется для формирования массива актуальных задач, которые необходимо выполнить в текущем недельном цикле. Частично записи в таблицу можно сразу внести в процессе планирования на неделю в воскресенье. Затем список задач может пополняться в течение недели, так как могут возникать такие виды деятельности, которые мы выполняем спонтанно и их необходимо сразу фиксировать в данной учетной форме, присваивая при этом уникальный номер. Кроме того могут создаваться кризисные, аварийные ситуации, требующие нашей немедленной реакции. Справа от списка задач добавлена матрица, в которой представлено семь полей. Эти ячейки используются для привязки заданий из списка дел к конкретным дням в недельном цикле для решения задач оперативного планирования.

Недельная матрица является великолепным мотиватором и контролером, если ее использовать правильно. Это канал обратной связи, так как ячейки недельной матрицы используются для мониторинга задач. Особенно это важно для «лягушек» (неприятных дел). Идея заключается в том, что в процессе планирования рекомендуется привязывать «лягушек» к определенным дням недели, в которые мы должны обязательно их съесть. Если этого по каким-то причинам это не произошло, то такие записи переносится на следующие дни. То есть «лягушки» находятся в постоянном поле зрения до тех пор, пока мы их не съедим.

Записи в ячейках недельной матрицы можно делать различными способами. Например: планируемое действие можно обозначить знаком [ - ], а выполненное задание знаком [ + ]. Добавление вертикальной линии к знаку "минус" при этом превращает его в знак "плюс". Возможны и другие варианты кодирования различных состояний задач (например: задача не запланирована, задача запланирована и не выполнена [ ™ ], задача запланирована и выполнена [? ]).

Поле «Заказчик» предназначено для указания организации или физического лица, от которых получено задание, просьба о выполнении каких-либо работ или предоставления услуг.

Поля «Начало» и «Конец» - это указание на дату, когда начаты первые действия по отношению к определенной задаче, и указание на дату, когда дело выполнено полностью (задача решена»).

Непосредственно перед недельной матрицей в таблице предусмотрено поле «Дата». Это дата регистрации задачи в бланке «Список задач – неделя». То есть при этом в данной учетной форме фиксируется список дел и для каждого нового дела указывается дата записи очередного актуального дела в список.

Поле «Код» предназначено для указания сферы жизни, к которой относится данная задача. «Код» - это трехбуквенная аббревиатура (например НОТ, РЗВ, ЖЗД и пр.).

Предлагается пример классификации сфер жизни. Вы можете по аналогии разработать свой вариант подобной классификации.

Ценность учетной формы «Список дел на неделю» проявляется в том, что этот бланк после заполнения всех полей дает полную картину фактической загрузки недели и дает возможность организовать мониторинг задач на основе использования недельной матрицы в составе учетной формы. Результаты мониторинга представлены в матрице в наглядном графическом виде. Уникальные идентификаторы в диапазоне от 1 до 100 для каждой задачи присваиваются именно в бланке «Список задач на неделю», что обеспечивает полный контроль за жизненным циклом всех задач (когда задача рождается, ей присваивается уникальный номер, для решения задачи выполняются определенные действия и после того, как задача решена полностью, данное дело закрывается и номер освобождается)

Учетная форма «Список дел на неделю» обеспечивает дополнительную возможность планирования на день. Для этого используется недельная матрица, в ячейках которой можно указывать те задачи, которые необходимо выполнить в течение следующего дня. Эти ячейки находятся на пересечении поля, указывающего конкретный день недели, для которого производится планирование, и записей с теми делами, которые выбраны для выполнения.

Для примера представлены фрагменты таблицы «Список задач на неделю» (два способа кодирования состояний задач в недельной матрице).