Тема 1. Приказное, коллежское, исполнительское делопроизводство
Ключевые слова и словосочетания
Приказы Приказные избы
Коллегия Приказное делопроизводство
Министерство Генеральный регламент
Для успешного администрирования необходима обстановка четкой трудовой дисциплины и профессионального оформления документов.
Документ в делопроизводстве является не только средством передачи информации, но и хранилищем человеческой памяти. Например, историю становления документационного обеспечения управления мы узнали из документов.
Система делопроизводства в России с момента образования государства до наших дней имеет славную историю развития и становления.
Приказное делопроизводство
О делопроизводстве, как о системе, можно говорить лишь с момента образования и развития централизованного Русского государства, когда возникает аппарат государственного управления, создаются центральные и местные органы власти и управления, нуждающиеся в документировании своей деятельности.
Высшим государственным учреждением в XV в. являлась Боярская дума. Как постоянно действующий орган при Великом князе, дума участвовала в обсуждении и решении административных, хозяйственных, судебных, военных, внешнеполитических вопросов.
Боярская дума опиралась в своей деятельности на центральные отраслевые органы государственного управления - приказы. Они являлись исполнительным органом решений Великого князя и Боярской думы. Приказы возникли из личных поручений Великого князя, которые он давал (приказывал) в связи с теми или иными задачами государственного управления своим доверенным лицам.
Система приказов появилась не сразу. Приказы начали возникать в конце XV века (разрядный, поместный, посольский приказы) и создавались постепенно по мере усложнения государственной жизни. Ко времени преобразований, проведенных Петром 1, их насчитывалось уже около 50. Система приказов превратилась в центральный государственный аппарат, с помощью которого государство осуществляло свои функции. Приказы ведали управлением, сбором налогов, судом.
Органами государственного управления на местах были приказные избы. В деятельности этих органов зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Кроме приказных изб на местах были такие органы как:
- земская изба, губная изба, возглавляемые старостами, городничими.
Характерной особенностью делопроизводства приказов было то, что оно, в основном, не регулировалось законодательством, а основывалось на нормах обычного права, традиций, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми.
Однако на основе этих обычаев в приказах сложилась определенная последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов. При поступлении документов в приказе на них ставилась дата их поступления. После этого документ попадал в соответствующий стол, где производилась подготовка дела к докладу (подбирался нужный материал по делу, составлялся проект ответного документа и т.д.) в результате решения вопроса выносился приговор и составлялся ответный документ.
Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – ПРИКАЗА (рис.1).
Структура приказа
 |
Судья
 |
Дьяки
 |
Подьячие
 | |||||
 |  |
Старые Средней руки Молодшие
Рис. 1
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, которые оказывали влияние на решение государственных вопросов.
Производство дела в приказах начиналось либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя, либо с момента поступления документа. На входящем документе указывалась дата и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк на обороте документа делал пометку "выписать", а после исполнения "вклеить в столп" (т.е. подклеить к делу).
Порядок составления документа в приказе:
По указанию дьяка проект документа "черное письмо" составлял подьячий "средней руки", дьяк "чернил", т.е. исправлял, а "молодший" подьячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял" переписанный документ, удостоверяя своей подписью, "справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивалась во всю ширину документа с целью охраны от подлога.
ПРИКАЗЫ - это колыбель бюрократизма: документы проходили много ненужных инстанций, задерживались у отдельных исполнителей.
В приказах текст документа писался на узких полосах бумаги (шириной 15-17 сантиметров) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если документ писался на нескольких листах, то они склеивались по узкому краю в ленту, свитки, как отдельные документы, подклеивались в одну длинную общую ленту, которая свертывалась в "столп" или столбец. Столбцы, таким образом, представляли из себя комплексы документов, сгруппированные по каким-либо признакам: предметно - вопросному, номинальному, географическому, корреспондентскому и другим.
Наряду со столбцовой системой делопроизводства, в приказах зародилась и уже применялась книжная форма делопроизводства. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства приказов. Основная масса всех разрешаемых дел в приказах оформлялась столбцовым способом. Этот способ документирования был доминирующим в приказном делопроизводстве и, несмотря на свои большие неудобства, он сохранялся до реформ Петра 1.
В процессе осуществления приказами управленческих функций в их деятельности уже широко применялась служебная переписка. Причем в этих целях использовались определенные виды документов. От верховной власти приказы получали грамоты, указы царя, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сносились "памятами". Из приказов в приказные избы писались "грамоты". Особый вид документов составляли "наказаные памяти", которые выдавались воеводам при их отъезде к месту службы на места. В свою очередь с мест в приказы высылались "отписки". Формой письменного обращения в правительственные учреждения были челобитные. В челобитных изложение содержания просьбы челобитчика перемежалось многократным упоминанием довольно длинного имени царя.
В приказном делопроизводстве впервые складывается система работы с документами. Появляется описание и учет документов. Так, в расписных списках, составлявшихся при смене воевод, наряду с другими ценностями по списку передавались и документы.