Признаки, свойства и функции документа.
Признаки документа:
- наличие семантического (смыслового) содержания. Документ – это всегда носитель смысла. Нет смысла – нет документа.
- наличие материальной составляющей (вещественная форма).
- предназначенность для передачи информации во времени и пространстве.
- завершенность сообщения (эскизы, черновики, наброски не могут рассматриваться в качестве полноценных документов).
Свойства документа:
- дуализм документа, то есть обязательное наличие информационной и материальной составляющей. Отсутствие материальной составляющей превращает документ в устную речь, а отсутствие информации – в вещь.
- функциональность, то есть обладание рядом функций,
- структурность, то есть наличие структурных частей и их взаимообусловленность.
Общие функции документа:
- информационная – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
- коммуникативная – документы являются средством обмена информации,
- социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.
Специальные функции документа:
- управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
- организационная – документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
- правовая – документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
- общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
- историческая – документ является историческим источником.
Методы и способы документирования.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Метод документирования – прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем.
Способ документирования – действия или совокупность действий, которые применяются при записи информации на материальном носителе.
Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.
Начиная с 19 века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование.
Фотодокументирование.
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом:
- микрокарта - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;
- микрофильм - микроформа на рулонной светочувствительной плёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда;
- микрофиша - микроформа на прозрачной форматной плёнке с последовательным расположением кадров в несколько рядов;
- ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз.
С фотодокументированием тесно связано кинодокументирование
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
Фонодокументирование. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи
Категории документов
1. Классификация документов по уровню обобщения информации:
- Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.
- Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.
2. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков.
- Текстовой документ - знаком служит алфавит (буквы) естественного языка.
- Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков.
- Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.)
- Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж).
- Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).
- Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски).
- Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).
3. Классификация документов по предназначенности для восприятия информации.
- Человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств.
- Машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д.
4. Классификация документов по каналу восприятия информации.
- Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ).
- Тактильный - воспринимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых).
- Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск).
- Аудиовизуальный - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).
5. Классификация документов по степени их распространенности.
- Опубликованный - документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные.
- Неопубликованный - документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.).
- Непубликуемому - документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).
6. Классификация документов по способу документирования.
- Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.
Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.).
- Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.
- Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)
- Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
- Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).
- Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).
- Электронный - документ с записью звука или информации для ЭВМ.
7. Классификация документов по материалу носителя информации.
- Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги).
- Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма).
- Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски).
8. Классификация документов по регулярности выхода в свет.
- Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание).
- Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.).
9. Классификация документов по времени появления во внешней среде.
- Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал.
- Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.
- Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.
10. Классификация документов по месту происхождения.
- Местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения);
- Региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации;
- Национальный или общегосударственный (в масштабах страны);
- зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).
11. Классификация документов по происхождению.
- Служебные,
- Личные.
12. Классификация документов по месту составления.
- Внутренние,
- Внешние (входящие, исходящие).
13. Классификация документов по степени сложности.
- Простые (посвященные одному вопросу),
- Сложные (посвященные ряду вопросов).
14. Классификация документов по срокам исполнения.
- Срочные,
- Несрочные
15. Классификация документов по срокам хранения
- Постоянные,
- Долговременные (свыше 10 лет),
- Временные (до 10 лет).
Понятие и роль унификации в сфере документационного обеспечения управления. Уровни унификации. Унифицированные системы документации.
Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления и оформление.
Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.
Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.