Плановые ревизии
Ревизия — это обязательное мероприятие в работе торговой точки. Проверка товара позволяет определить соответствие реального наличия товаров документальному, выявить недостачу или излишки и привести в порядок учетные данные.
Плановой ревизией считается ревизия, предусмотренная в плане работы торговой точки и проводится по месту нахождения данной точки.
Плановая ревизия проводится раз в неделю, в среду. Ревизия может охватывать как одну группу номенклатуры, так и несколько групп. В течение года плановые ревизии охватывают все группы номенклатуры. При необходимости, возможны повторные ревизии на группы номенклатуры.
Ревизия на филиалах должна проводиться не менее одного раза в год на всю номенклатуру.
При проведении ревизий кодировщик ориентируется на «График проведения ревизий» (Приложение 1), который составляет и ведёт заместитель главного бухгалтера. При составлении данного графика приоритет в проведении ревизии заместитель главного бухгалтера отдает товару, пользующемуся спросом. Отклонения от графика возможно по решению вышестоящего руководства.
Если кодировщик имеет более приоритетные задачи на период, в который проводится ревизия, то по решению заместителя главного бухгалтера ревизия переносится. Максимальное время отсрочки плановой ревизии 10 дней.
Ревизию проводит кодировщик, совместно с начальником склада. Если начальник склада отсутствует на рабочем месте, либо у него есть более приоритетные дела, то он назначает сотрудника, заменяющего его в данный момент (возложение своих обязанностей на другого сотрудника, при необходимости, а так же донесением до него ответственности за те или иные действия, является обязанностью начальника склада).
|
|
Процесс проведения ревизии.
Действия кодировщика
1. Обновить базу на ТСД;
2. Создать в 1С документ «Пересчет товаров», с необходимой номенклатурой для ревизии:
Склад и доставка\ Пересчеты товаров\ Создать\ Статус: Внесение результатов
Во вкладке Основное:
· «Склад:»- выбрать необходимый склад
· «Печатать количество по учету»- поставить галку
· «Комментарий:»- Ревизия и название бренда (например: Ревизия Suzuki)
Во вкладке Товары:
· «Отбор:»-… (выбрать)
· «Номенклатура»-поставить галку
· «Вид сравнения»-выбрать «В группе»
· «Значение»-выбрать необходимую номенклатуру (например:Suzuki)
· «Ок»
· «Заполнить по отбору»
· «Записать документ»
3. Сохранить данный документ в программу Excel, для того чтобы при необходимости проверить данные;
4. Распечатать объявление о проводимой ревизии в трех экземплярах, с обязательным указанием названия номенклатуры или бренда, а так же с именем кодировщика к которому необходимо подходить продавцам при продаже ревизионного товара. Два объявления приклеить рядом с кассами на ресепшне и одно на складе;
5. Предупредить о проводимой ревизии старшего продавца и каждого продавца в смене, они не имеют право брать со склада или витрины товар, на который проводится ревизия, не предупредив кодировщика (в том числе разливные смазочные материалы);
6. Предупредить о ревизии сотрудника отдела «Производство\ Лаборатория» и уточнить, нет ли у него ревизионного товара, если есть, то внести его в ревизию;
7. Предупредить о ревизии бухгалтера по безналичному расчету и уточнить, нет ли у него ревизионного товара, если есть, то внести его в ревизию;
|
|
8. Предупредить о ревизии продавца, который резервирует товар для покупателей, обсуживающихся по безналичному расчету, и уточнить, нет ли отложенного ревизионного товара, если есть, то внести его в ревизию;
9. Проверить «Долговую книгу» на наличие в долгах ревизионного товара, если есть, то внести его в ревизию;
10. Проверить стенд с подделкой на наличие ревизионного товара, если есть, то внести его в ревизию;
11. Проверить стенд в зале магазина с разливными канистрами (4л. и 5л.), на наличие ревизионного товара, если есть, то внести его в ревизию;
12. Проверить канистры с разливным маслом (антифризом), которые находятся рядом с бочками разливных масел (антифризов), на полу в зале магазина, на наличие ревизионного товара (данное масла (антифризы) было заранее, либо ошибочно налиты в канистры продавцами). Если данные канистры не имеют записи фломастером с указанием названия бренда и расшифровки, какое это масло, то подойти к продавцам для выяснения данной информации. Если среди данных канистр есть ревизионный товар, то внести его в ревизию;
13. При наличие в ревизии 20 литровых канистр, необходимо проверить каждую канистру на целостность в ручную, так как есть и штучные и разливные позиции;
14. Посчитать ревизионный товар на складе и на витринах в зале;
15. После подсчета всего ревизионного товара и проверки всех пунктов данной инструкции, необходимо скинуть данные пересчета с ТСД в программу 1С, в созданный для данной ревизии документ «Пересчет товаров». Разливное масло (антифриз) вбить вручную. Далее в данном документе изменить:
|
|
Статус: Выполнено\ Провести и закрыть
16. Предупредить старшего продавца и продавцов в смене об окончании ревизии, затем отклеить объявление о проводимой ревизии в трех экземплярах;
17. Использованную тару, в процессе ревизии, необходимо списать на собственные нужды организации, для этого подойти к бухгалтеру ответственному за списания на собственные нужды и сказать, сколько и какой тары необходимо списать;
18. Распечатать результаты ревизии. Один экземпляр с внутренними кодами номенклатуры отдать для проверки продавцам.
Если в результате проверки данные продавцов не совпадают с данными ревизии, по определенным позициям, то данный позиции кодировщик пересчитывает еще раз.
Только после получения от продавцов согласия по всем отклонениям ревизии, её можно закрыть;
19. Закрыть ревизию может главный бухгалтер или заместитель главного бухгалтера.
Закрытие ревизии происходит на основании документа «Пересчет товаров». Излишки приходуются в документ «Оприходование излишков товаров», недостача в «Списание недостач товаров».
Закрытие ревизии в 1С:
Открыть необходимый «Пересчет товаров»\ Создать на основании\ Оприходование излишков товаров (номенклатура заполняется автоматически)\ Провести и закрыть
Открыть необходимый «Пересчет товаров»\ Создать на основании\ Списание недостач товаров (номенклатура заполняется автоматически)\ Провести и закрыть
Затем распечатать данные документы и получить подпись на них материально ответственного лица (старшего продавца).
В комментарии данного «Пересчета товаров» написать: «Ревизия закрыта». Так же внести данный комментарий в документы по закрытию ревизии (оприходование излишков товаров и списание недостач товаров).
После закрытия ревизии главный бухгалтер вносит в табличный документ «Список ревизий» результаты по данной ревизии (Приложение 2).
Закрытые и подписанные ревизии за 2018год хранятся в папке «Ревизия 2018г.».
!!!Памятка кодировщика (распространяется на товар по которому проходит ревизия)
Прежде чем забрать товар на продажу продавец предупреждает кодировщика. Если товар еще не посчитан, то кодировщик просто отдаёт товар продавцу, если товар посчитан, то кодировщик вычитает данное количество единиц товара из ревизии, а затем отдает продавцу.
Действия начальника склада
Начальник склада оказывает помощь кодировщику в ревизии, он занимается измерением разливного масла (антифриза) и задачами которые ставит кодировщик.
Если начальник склада отсутствует на рабочем месте, либо у него есть более приоритетные дела, то он назначает сотрудника, заменяющего его в данный момент (возложение своих обязанностей на другого сотрудника, при необходимости, а так же донесением до него ответственности за те или иные действия, является обязанностью начальника склада).
За несоблюдение сотрудником, условий указанных в каком-либо из вышеуказанных пунктах, налагается штраф в размере 500 рублей.
Приложение 1