Практическое занятие 3. Определение фаз жизненного цикла проекта. Определение участников проекта.
1. Определить жизненный цикл проекта фазы, этапы жизненного цикла. Результаты оформить в виде табл. 3.
Таблица 1 - Жизненный цикл проекта
| Фаза | Инициация | Планирование | Исполнение и контроль | Завершение |
| Начало фазы | дата | дата | дата | дата |
| Окончание фазы | дата | дата | дата | дата |
| Перечень основных работ | ||||
| Ключевые вехи | ||||
| Сложности |
2. Определить состав участников проекта и сформировать матрицу соответствия этапов реализации проекта, на основе разработанного жизненного цикла (табл.1), с участниками, указав степень их участия в проекте (внутренний – внешний; роль в проекте и т. д.) табл. 2. Общая система условных обозначений роли и статуса для заполнения таблицы:
О – организация работы;
П – планирование;
И – исполнение;
С – согласование;
К – контроль;
Ко – координирование, решение текущих вопросов;
Р – решение (исполнение) задачи и т.д.
Рекомендуется не ограничиваться выбором простых обозначений «участвует – не участвует», а применять более сложные формы, определяющие как степень, так и смысловую нагрузку участия каждого из них.
Таблица 2 - Участники проекта
| № п/п | Этапы реализации проекта | Участники проекта | |||||
| Заказчик | Спонсор | Инвестор | Подрядчик | … | … | ||
| Разработка концепции | |||||||
| Оценка жизнеспособности | |||||||
| Планирование проекта | |||||||
| Выбор земельного участка, изыскания | |||||||
| Базовое проектирование | |||||||
| Заключение контрактов | |||||||
| Поставки | |||||||
| Строительно-монтажные работы | |||||||
| … | … | ||||||
| N | Выход из проекта |
Выделенные цветом означает, что у вас может быть свой перечень участников и работ – отличающийся от примера.
3. Каждой группе определить статус ключевых участников, их компетенции и ответственность. Расписать.
4. Представить полученные результаты.
Теоретический материал: Структура проекта
Структура проекта – это иерархические декомпозиции проекта на составные части (элементы и модули), необходимые и достаточные для эффективного осуществления процесса управления проектом в интересах различных участников проекта.
При управлении проектом на протяжении его жизненного цикла используются определенные структурные модели проекта:
1. Дерево целей и результатов - по времени разработки структурная модель декомпозиции цели проекта на составные части.
2. Структурная декомпозиция работ проекта (WBC) – является графическим представлением проекта и представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов проекта различной степени детализации. Назначение WBC 1. используется для выявления цели, состава и содержания проекта, организации планирования и контроля процессов осуществления проектов; 2. Является центральным инструментом определения работ, которые должны выполняться в рамках проекта.
3. Структурная модель по фазам жизненного цикла.
4. Структурная модель организации проекта – представляет собой иерархическую декомпозицию организационной и производственной структур проекта.
5. В матрице распределения ответственности и распределения работ по исполнителям.
6. Сетевая модель проекта с заданной степенью детализации работ – отвечает требованиям различных уровней управления и участников проекта, которая строится на основе дерева целей и матрицы ответственности.
7. Дерево ресурсов – структурная декомпозиция требуемых ресурсов для выполнения проектов.
8. Дерево стоимости – структурная декомпозиция стоимостных показателей проекта.
9. Структурная декомпозиция контрактов по работам проекта.
10. Дерево распределения рисков проекта – принятая структура проекта с выделенной в ней иерархией устойчивых элементов образует основу информационного языка проекта, на котором общаются все участники проекта и ведется документирование, поэтому принятая структура должна использоваться на протяжении всего жизненного цикла проекта, хотя сама структура и может претерпеть изменения в ходе выполнения проекта.
Фаза проекта – набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается 1 из основных результатов проекта.
Жизненный цикл проекта – полный набор последовательных фаз проекта, назначение и число которых определяется исходя из технологии производства и работ и потребностей контроля со стороны организации, вовлеченной в проект.
Жизненный цикл принято разбивать на фазы, фазы на стадии, а стадии на этапы, каждая из фаз ограничена по времени и включает в себя: работы и показатели, характеризующие достижения поставленных в ней целей. В зависимости от типа и вида проекта могут быть использованы различные структуры жизненных циклов проекта.
Наиболее общая структура жизненного цикла проекта имеет следующую последовательность фаз:
1. Начальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является разработка концепции проекта, включающая предварительное обследование, определение проекта, сравнительную оценку альтернатив, представление предложений, их апробацию и экспертизу утверждения концепции.
2. Фаза разработки. Разработка основных компонентов проекта и подготовка к его реализации, включающая формирование команды проекта, разработку основного содержания проекта, структурное планирование, организацию и проведения торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями, организацию выполнения проектных работы, представление проектной разработки и получение одобрения на продолжения работ.
3. Фаза реализации проекта. Выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения основных целей проекта.
4. Завершающая фаза или окончание проекта. На ней достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов, закрытие проекта.
Вехи проекта – значительное событие в проекте, за частую которые обозначают смену фазы проекта с принятием решения о начале следующей фазы, повторения одной или нескольких предыдущих фаз.
5. Закрытие проекта.
1. Начальная фаза (концепция)
Посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:
Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).
Выявление потребности в изменениях (в проекте).
Определение проекта:
- цели, задачи, результаты;
- основные требования, ограничительные условия, критерии;
- уровень риска;
- окружение проекта, потенциальные участники;
- требуемое время, ресурсы, средства и др.
Определение и сравнительная оценка альтернатив.
Представление предложений, их апробация и экспертиза.
Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.
2. Фаза разработки
Разрабатываются основные компоненты проекта и осуществляется подготовка к его реализации. Основные работы этой фазы:
Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.
Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.
Развитие концепции и разработка основное содержания проекта:
- конечный результат (ы) и продукт (ы),
- стандарты качества,
- структура проекта,
- основные работы,
- требуемые ресурсы.
Структурное планирование, в т. ч.:
- декомпозиция проекта, в т. ч. WBS,
- календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
- смета и бюджет проекта,
- потребность в ресурсах,
- процедуры УП и техника контроля,
- определение и распределение рисков.
Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.
Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.
Представление проектной разработки.
· Получение одобрения на продолжение работ по проекту.
3. Фаза реализации
Выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:
· Организация и проведение торгов, заключение контрактов.
· Полный ввод в действие разработанной системы УП.
· Организация выполнения работ.
· Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.
· Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.
· Детальное проектирование и технические спецификации.
· Оперативное планирование работ.
· Установление системы информационного контроля за ходом работ.
· Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, покупками, поставками.
· Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).
· Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса. прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:
- ход работ, их темпы,
- качество работ и проекта,
- продолжительность и сроки,
- стоимость и другие показатели.
Решение возникающих проблем и задач.
4. Завершающая фаза или окончание проекта
Достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:
· Планирование процесса завершения.
· Эксплуатационные испытания окончательного продукта (ов) проекта.
· Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
· Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
· Оценка результатов проекта и подведение итогов.
· Подготовка итоговых документов.
· Закрытие работ и проекта.
· Разрешение конфликтных ситуаций.
· Реализация оставшихся ресурсов.
· Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
· Расформирование команды проекта.
Обращаем ваше внимание на то, что работы последних трех фаз проекта могут выполняться как последовательно, так и параллельно.