Автоматизированное создание документов посредством слияния
Цель: изучение основных приемов автоматизированного создания документов Microsoft Office Word средствами слияния.
При необходимости создать и напечатать несколько однотипных документов, отличающихся, например, только адресом и фамилией клиента, в Microsoft Office Word используется слияние документов. Основные типы документов, создаваемых при помощи слияния:
- письма;
- сообщения электронной почты;
- конверты;
- наклейки;
- каталог (список или перечень).
В данном разделе изучаются средства слияния на примерах создания одинаковых по форме рассылок писем, наклеек и конвертов, отличающихся содержанием (адресами, приветствиями и другими элементами).
Подготовка к слиянию
Слияние подразумевает наличие, по крайней мере, двух основных компонентов слияния: источника данных и основного документа слияния. Источник данных – документ, содержащий список адресатов. Word позволяет создавать источники данных встроенными средствами, но можно воспользоваться и адресной книгой Outlook, и готовыми списками, созданными в Word, Excel, Access. Основной документ – документ Word, представляющий собой текст письма, приглашения или обращения, в котором вместо фамилии или наименования организации вставлено поле слияния, связывающее основной документ и источник данных.
Документ-источник должен представлять собой последовательность записей данных, каждая из которых состоит из полей данных. В полях данных содержится информация, которая заносится в основной документ. Каждое поле данных имеет своё имя, уникальное для данного источника. Все записи имеют одинаковый формат, т.е. состоит из одних и тех же полей данных.
В данном разделе рассматривается использование документа-источника, организованного как таблица Excel. Столбцы являются полями источника, строки – записями данных. Первая строка таблицы содержит названия полей данных (Рисунок 3.1).
Рис. 3.1. Источник данных в Excel
Поля слияния, которые вставляются в основной документ, обычно имеют те же имена, что и поля данных документа-источника. Может быть установлено и иное соответствие. При слиянии данные первой записи (строки) источника данных замещают поля в основном документе, образуя тем самым первый составной документ или его фрагмент. Данные второй записи замещают поля слияния, образуя второй составной документ, и т. д.
Создание рассылки писем
Создание некоторых документов Microsoft Office Word осуществляется с помощью соответствующего мастера. Мастер – это своеобразная встроенная в Microsoft Word программа-сценарий, задающая вопросы в диалоговых окнах, а затем использующая эти ответы для создания документов. В частности, создание рассылки писем удобно проводить при помощи мастера слияния.
Для демонстрации работы мастера слияния рассмотрим создание рассылки поздравительных писем группе лиц. В нашем случае список атрибутов по каждому из предполагаемых получателей писем будет представлен отдельной записью в таблице Excel (Рисунок 3.1). Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек);
- в таблице не должно быть объединенных ячеек;
- в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются);
- для обращения "Уважаемый(ая)..." целесообразно создать столбец с соответствующим родовым окончанием (-ый или -ая, как на рисунке 3.1), либо сделать отдельный столбец с обращением (Уважаемый господин, Уважаемая госпожа и т.п.)
После подготовки, сохранения и закрытия документа-источника требуется открыть основной документ выбрать вкладку Рассылки, где нужно нажать кнопку Начать слияние в одноимённой группе и вызвать из раскрывшегося списка команд Пошаговый мастер слияния. На первом этапе следует выбрать один из пяти предлагаемых типов основного документа в области задач Слияние (Рисунок 3.2).
Рис. 3.2. Область задач Слияние
На следующем этапе осуществляется выбор и открытие документа, принимаемого за основу для создания письма. В нашем случае этот документ создаётся на основе имеющегося файла шаблона обычного письма (Рисунок 3.3).
Рис. 3.3. Выбор шаблона для создания писем
Таким образом, выбрав шаблон обычного письма и заполнив соответствующие поля данными, получим следующий документ (Рисунок 3.4).
Рис. 3.4. Шаблон Обычного письма
На третьем шаге требуется определиться со списком получателей писем. В нашем случае список заранее был подготовлен и представляет собой список получателей в Excel (Рисунок 3.1). Выбираем Обзор…, после чего указываем место расположения исходного списка. Выбираем таблицу (Рисунок 3.5).
Рис. 3.5. Пример выбора исходной таблицы с данными
Теперь требуется выбрать из готового списка соответствующие атрибуты получателей писем (Рисунок 3.6). Также на этом этапе появляется возможность отсортировать, отфильтровать данные, проверить данные и др.
Рис. 3.6. Диалоговое окно выбора получателей
На четвёртом этапе пользователь должен указать, в какие именно места документа должны попасть данные из подключенного списка. Для указания этих мест необходимо добавить в основной документ поля слияния, воспользовавшись, например, ссылкой Другие элементы (Рисунок 3.8). Она выводит диалоговое окно с полным набором всех полей списка, из которого происходит выбор нужного поля для вставки (Рисунок 3.7). Нажатие кнопки Вставить приводит к появлению в документе (в текущей позиции курсора) кода соответствующего поля слияния.
Рис. 3.7. Диалоговое окно вставки полей слияния
Таким образом, после вставки полей слияния в соответствующие места документа, получим документ, представленный на рисунке 3.8.
Рис. 3.8. Шаблон со вставленными полями
На пятом этапе уже можно предварительно просмотреть результаты слияния, воспользовавшись кнопками движения по списку для перехода к определенному получателю (Рисунок 3.9).
Рис. 3.9. Окно для предварительного просмотра получателей
На завершающем этапе слияния требуется нажать на ссылку Печать, что приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем, которая выведет результаты слияния в новый документ, который можно сохранить как отдельный файл.
Создание конвертов
Конверт в Word – это документ на странице с определенными параметрами со специальным образом размещённым текстом. В конвертах отводится место для прямого и обратного адресов и для марки. При создании конвертов с помощью слияния адреса берутся из списка клиентов, адресной книги, базы данных или иного источника данных. Таким образом, за несколько минут можно подготовить десятки адресованных в разные места конвертов, на создание которых обычным способом ушло бы гораздо больше времени.
Один из способов создания конвертов заключается в выборе на ленте команды Конверты из группы Создать (вкладка Рассылки). Если письмо создаётся с использованием слияния, то поле Адрес получателя может быть заполнено автоматически. В противном случае это поле следует заполнить с помощью клавиатуры (Рисунок 3.10). Поле Обратный адрес заполняется предварительно указанной информацией (Файл или Кнопка «Office» – Параметры Word – Дополнительно – Общие – Почтовый адрес), либо с использованием клавиатуры. В поле можно поместить также текстовое содержимое буфера обмена.
Рис. 3.10. Заполнение адреса получателя и обратного адреса
Чтобы задать размера конверта, способ его подачи в печатающее устройство, а также параметры форматирования и расположения адреса получателя и обратного адреса, следует нажать кнопку Параметры. После этого можно установить требуемые параметры с помощью появившегося диалогового окна Параметры конверта (Рисунок 3.11).
Рис. 3.11. Окно настройки параметров конверта
Для непосредственной печати конверта во вкладке Конверты диалогового окна Конверты и наклейки необходимо нажать кнопку Печать. Для добавления конверта в начало активного документа необходимо нажать кнопку Добавить. Это дает возможность автоматически печатать конверт для каждого документа (Рисунок 3.12). Если документ уже содержит конверт, название кнопки Добавить изменится на Изменить.
Рис. 3.12. Конверт для письма
В остальном слияние конвертов и рассматриваемых далее наклеек практически не отличается от слияния писем.
Создание наклеек
Наклейки отличаются от конвертов в основном тем, что на одной странице могут размещаться несколько однотипных текстовых фрагментов. Это могут быть действительно наклейки, содержащие, например, те же почтовые адреса, если конверты не распечатываются на принтере. А могут быть всевозможные этикетки, бирки, визитные карточки, наклейки на диски, ценники и т. п.
Так, выбор команды Кнопка «Office» (Файл) – Создать ведёт к открытию диалогового окна Создание документа, в области задач Шаблоны которого можно выбрать шаблон наклеек из файлов, существующих на компьютере. Или, при наличии подключения к Интернету, выполнить поиск доступного шаблона на веб-узле Microsoft Office Online(Рисунок 3.13).
Рис. 3.13. Результаты поиска шаблона наклеек на веб-узле Microsoft Office Online
Другой способ создания наклеек, используемый также и при слиянии, заключается в выборе на вкладке Рассылки команды Наклейки из группы Создать. После этого появляется диалоговое окно Конверты и наклейки, в котором открыта вкладка Наклейки (Рисунок 3.14).
Рис. 3.14. Диалоговое окно Конверты и наклейки
В поле Адрес вводится текст, который будет напечатан на каждой наклейке. Текст вводится обычным образом. Фрагменты текста можно оформлять независимо друг от друга. Для этого следует непосредственно в поле Адрес выделить оформляемый фрагмент, а затем щелкнуть по нему правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню можно выбрать команду для установки параметров шрифта текста наклейки (шрифт, размер шрифта, начертание, подчеркивание и др.) или команду Абзац для установки параметров абзаца текста наклейки (отступы, интервалы и выравнивание и др.). (Рисунок 3.15).
Рис. 3.15. Окно создания наклейки
Для установки параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки необходимо нажать кнопку Параметры. В диалоговом окне Параметры наклейки (Рисунок 3.16) в раскрывающемся списке Поставщик наклеек можно выбрать группу наклеек. Перечень наклеек указанного поставщика появится в списке Тип. Тип наклейки определяет размеры наклейки и параметры страницы, на которой они будут печататься.
Рис. 3.16. Диалоговое окно Параметры наклейки
При необходимости можно изменить параметры стандартной наклейки. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки следует нажать кнопку Настройка. В диалоговом окне Наклейка… - настройка (Рисунок 3.17) можно задать размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка, и т.д.
Рис. 3.17. Окно Наклейка – настройка
При желании можно создать собственный тип наклейки на основе любого имеющегося. Для этого в диалоговом окне Параметры наклейки следует нажать кнопку Создать. В появившемся диалоговом (Рисунок 3.18) можно в поле Тип указать название создаваемой наклейки, установить размеры наклейки, поля страницы бумаги, на которой будет печататься наклейка и другие параметры.
Рис. 3.18. Окно создания нового типа наклейки
После установки всех параметров наклейки во вкладке Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки необходимо нажать кнопку Создать, после чего будет создан новый документ – макет страницы наклеек.
Слияние наклеек производится аналогично слиянию писем и конвертов, но на четвёртом этапе следует не только создать текст первой наклейки и задать поля слияния, но и выполнить её копирование, нажав кнопку Обновить все наклейки в области задач Слияние (Рисунок 3.19).
Рис. 3.19. Пример шаблона наклеек
Если на завершающем этапе слияния нажать ссылку Печать, то страница наклеек будет сразу же напечатана. Можно выбрать ссылку Изменить часть наклеек, что позволит документ отредактировать, сохранить как файл, а затем по мере надобности распечатывать.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие два документа необходимо подготовить для слияния?
2. Какие источники данных могут использоваться для слияния?
3. Можно ли осуществить выбор отдельных записей для слияния?
4. Чем отличается использование команд создания конвертов или наклеек, расположенных в группе Создать от аналогичных, расположенных в группе Начать слияние?
5. Чем отличаются результаты выполнения команд Настройка и Создать диалогового окна Параметры наклейки (Рисунок 3.17)?
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Основные учебники
1. Гуда А.Н. Информатика. Общий курс: учебник для вузов / под общ. ред. В.И. Колесникова. – 3-е изд. – М.: Дашков и К, 2009. – 400 с.
2. Информатика: учебник / И.И. Сергеева, А.А. Музалевская, Н.В. Тарасова. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. – 336 с.
3. Косарев В.П. Экономическая информатика: учебник для вузов / В.П. Косарев. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 656 с.
Дополнительная литература
4. Гарнаев А., Рудикова Л. Microsoft Office Excel 2010: разработка приложений. – СПб.: БХВ-Петербург, 2011. Доступ из электронно-библиотечной системы «Айбукс» (https://ibooks.ru/).
5. Волков В. Б. Понятный самоучитель Word 2007. – СПб.: Питер, 2008. Доступ из электронно-библиотечной системы «Айбукс» (https://ibooks.ru/).
Методические разработки ЮРГУЭС
6. Диброва Г.Д. Основы алгоритмизации и программирования: учебно-методическое пособие: в 4 ч. / Г.Д. Диброва. – Шахты: ФГБОУ ВПО «ЮРГУЭС», 2011. – Ч. 1 – 4. Режим доступа к электронному аналогу печатного издания: https://www.libdb.sssu.ru.
7. Информатика: учебно-методическое пособие: в 2 ч. / И.В. Барилов, Е.А. Ревякина. – Шахты: ФГБОУ ВПО «ЮРГУЭС», 2011. – Ч. 2 – 149 c. Режим доступа к электронному аналогу печатного издания: https://www.libdb.sssu.ru.
8. Информатика и программирование: методические указания к выполнению курсовой работы / составитель И.В. Барилов. – Шахты: ГОУ ВПО «ЮРГУЭС», 2010. – 39 с. Режим доступа к электронному аналогу печатного издания: https://www.libdb.sssu.ru.
9. Основы объектно-ориентированного программирования в VBA: учебно-метод. пособие для студентов 1 курса очной, заочной и дистанционной форм обучения по спец.: 080109 "Бух. учет, анализ и аудит", 080105 "Финансы и кредит", 080502 "Экономика и управление на предприятии", 080507 "Менеджмент орг." / сост. Т. В. Шарикова. – Шахты: ГОУ ВПО "ЮРГУЭС", 2010. – 50 с. Режим доступа к электронному аналогу печатного издания: https://www.libdb.sssu.ru.
 |
БАРИЛОВ Иван Васильевич
БУРЯКОВА Ольга Сергеевна