Предисловие
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации – ГОСТ Р 1 0–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185 -ст
4 В настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок – в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты».
В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
© Стандартинформ, 2013
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
Содержание
| Введение ……………………………………………………………………………….. | |
| 1 Область применения........................................................................................ | |
| 2 Нормативные ссылки........................................................................................ | |
| 3 Термины и определения.................................................................................. | |
| 3.1 Общие понятия.................................................................................. | |
| 3.2 Делопроизводство............................................................................. | |
| 3.2.1 Документирование............................................................... | |
| 3.2.2 Организация работы с документами ………………..…..... | |
| 3.3 Архивное дело.................................................................................... | |
| 3.3.1 Хранение и учет архивных документов …………………… | |
| 3.3.2 Комплектование архива...................................................... | |
| 3.3.3 Информационная деятельность архива ………………….. | |
| Алфавитный указатель терминов...................................................................... |
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.
Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ
Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1 2–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены»
ГОСТ Р 1 5–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения»
ГОСТ Р ИСО 704–2010 «Терминологическая работа. Принципы и методы»
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
Термины и определения
Общие понятия
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и / или звуковую информацию.
32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено по средством линий, штрихов, светотени, точек, цвета
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.
Делопроизводство
Документирование
44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53 согласование документа; визирование:Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54 лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57 подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60 утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61 гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63 дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64 место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
65 резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66 текст документа: Основная содержательная часть документа.
67 адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68 отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69 отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70 отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71 печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72 официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
Организация работы с документами
73 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74 электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75 объём документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за опредёленный период.
76 документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77 плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78 включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и / или документа в системе электронного документооборота.
79 метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80 конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81 миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82 первичная обработка документов, экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83 предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84 регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в perистрационно-учётную форму.
85 регистрационный номер документа, регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86 регистрационно-учётная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учёта, поиска и контроля.
87 государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91 отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92 оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся вдеятельности организации.
94 номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95 дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96 электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97 признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98 формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99 оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101 внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102 лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103 индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104 опись дел структурного подразделения: Учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105 уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Архивное дело