Как сообщил 4 июня 2012 года в своём посте на блоге Национальных Архивов США Ариан Раванбахш (Arian Ravanbakhsh), с утра 4 июня Национальные Архивы (NARA) открыли онлайн-доступ к программному инструменту для проведения самообследования (которое, по сути дела, представляет собой опрос). Соответствующая ссылка накануне была разослана по электронной почте руководителям служб управления документами федеральных агентств.
Работать с этим инструментов можно будет до 29 июня 2012 года. Затем доступ к опросу будет закрыт, но до 13 июля у агентств будет возможность вносить изменения в их ответы, посылая их напрямую в адрес соответствующего подразделения NARA.
В этом году набор вопросов несколько сокращен. Как и в предыдущие два года, ответы на некоторые вопросы будут проверяться – федеральные агентства должны будут представить подтверждающую документацию в виде файлов формата PDF, Microsoft Word или Excel. Необходимые инструкции включены в состав программного инструмента, а также разосланы руководителям служб управления документами федеральных агентств.
NARA проведет оценку положения дел в ведомствах на основании собранных данных, и первоначально разошлет по ведомствам индивидуальные отчеты. Также будет подготовлен сводный отчет для публикации в 2013 году.
Мой комментарий: С моей точки зрения, хотя такой процесс самооценки и не идеален, он позволяет быстро и достаточно качественно собрать информацию – особенно если его сравнивать с до сих пор практикуемым у нас бумажным анкетированием. Хочу также обратить внимание на то, что NARA переписывается с федеральными агентствами с использованием самой обычной электронной почты
Оциальные сети, облачные вычисления и многие другие передовые технологии заставляют Национальные Архивы США (NARA) отойти на шаг и задуматься, с тем, чтобы понять их влияние на аутентификацию, распространение и доступность федеральных документов (перевод статьи с сайта FederalNewsRadio.com).
Данная статья была опубликована 12 октября 2011 года на сайте FederalNewsRadio.com
Социальные сети, облачные вычисления и многие другие передовые технологии заставляют Национальные Архивы США (NARA) отойти на шаг и задуматься, с тем, чтобы понять их влияние на аутентификацию, распространение и доступность федеральных документов.
Например, NARA вводит возможность для исследователей и прочих посетителей вводить комментарии и снабжать документы метками (тегами) через свой сайт «открытого публичного доступа» Open Public Access, (https://www.federalnewsradio.com/index.php?nid=110&sid=2222412).
Но когда дело доходит до облачных вычислений, Национальные Архивы до сих пор пытаются разобраться во всех их тонкостях.
«Одна из самых больших проблем, которая там скрывается, - мы уже столкнулись с ней в архивах, но она поджидает все органы федерального правительства и, возможно, весь мир, - это как обеспечить эффективную передачу данных, когда нужно, например, обеспечить долговременную сохранность документов и постоянный публичный доступ к ним?», говорит директор NARA по ИТ и руководитель информационной службы Майк Вош (Mike Wash - на фото). «Объемы данных, которые нужно переместить в архивы, непомерно велики».
По его словам, прекрасным примером этой проблемы стали вопросы, связанные с хранением итогов переписи 2010 года. Национальные Архивы должны отхранить эти документы в течение 72 лет, прежде чем к ним будет открыт доступ для широкой общественности, - но как им обеспечить сохранность и доступность этих документов в условиях меняющихся со временем технологий?
"Ещё большей проблемой, определенно поджидающей нас, становится поиск эффективного способа для приёма на хранение 300 терабайт данных", говорит Вош. «На сегодня таким способом является погрузка ящиков с компьютерным оборудованием на грузовики или на борт грузовых самолётов, и перевозка их в другое место, где они станут частью центра хранения документов. Эта проблема уже не за горами. По мере того, как все больше и больше федеральных органов создаёт данные, являющиеся государственными документами, нам нужно понять, как эффективно включить эти данные в процессы управления документами и обеспечения долговременной сохранности. Это как раз задача для облачных вычислений. Вместо того, чтобы физически перемещать данные, можно спроектировать такую архитектуру инфраструктуры хранения данных в облаке, что перемещение данных будет осуществляться путем изменения связанных с данными атрибутов и метаданных документов, - с тем, чтобы отметить, что, скажем, данный документ принадлежит к федеральному облаку, или что одно из федеративных облаков передаётся на хранение в Национальные Архивы».
По словам Воша, Национальные Архивы работают с Советом ИТ-директоров и другими государственными структурами над решением этой проблемы. Её необходимо решать сейчас, учитывая, что государственные органы сейчас переносят в облака электронную почту и другие документосоздающие системы.
«Нам необходимо задуматься над тем, как [передавать данные]. Если мы будем использовать для этого сетевые соединения, это займет длительное время», отметил Вош. «Другой вариант - погрузить хранящее данные оборудование в грузовик, но это дорого, и при этом возникают другие проблемы. Мы пообщались с членами Совета ИТ-директоров государственных органов, и есть заинтересованность в продолжении такого диалога. Нашим следующим шагом будет более серьезное обсуждение возможных решений».
Пока же NARA пытается решить аналогичную внутреннюю проблему. Вош рассказал, что Национальные Архивы сейчас находятся на раннем этапе разработки стратегии по приобретению новой облачной системы электронной почты. Но в ближайшем будущем NARA не планирует запрашивать информацию или предложения от поставщиков.
Вош, занявший должность ИТ-директора NARA с мая этого года, также уделяет особое внимание использованию технологий и данных в интересах выполнения Национальными Архивами их миссии.
NARA разработала таксономию данных - набор стандартных атрибутов каждого документа, однако Вош хотел бы, чтобы эти метаданные были бы также полезны для удовлетворения деловых потребностей Национальных Архивов.
«Эти ассоциированные с документами базовые метаданные являются для нас сердцем информационных систем, позволяющим эффективно управлять нашими архивами», говорит он. «Чем лучше мы сможем придти к согласию относительно четкого представления о требованиях к метаданным для наших архивных документов, тем большую отдачу получим, когда начнем реализовывать управленческие инициативы, нацеленные на улучшение управления и повышение доступности этих документов».
Одной из причин интереса Воша в вопросу о метаданных является то, что крупнейшая ИТ-программа Национальных Архивов – «Архив электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA) переведена в режим промышленной эксплуатации.
«Это важная веха для NARA», - подчеркнул Вош. «В режиме эксплуатации и технического обслуживания мы будем поддерживать систему в рабочем состоянии. Кроме того, соответствующий контракт предусматривает возможность выполнения работ по корректировке и адаптации, что позволит нам в условиях динамичного развития информационных систем вносить исправления или делать небольшие доработки системы, с тем, чтобы она соответствовала потребностям наших клиентов из федеральных органов власти».