1) подпись, при отсутствии которой документ автоматически признается не имеющим юридической силы. Рукописный способ, а также различные технологии нанесения изображения подписи на документы.
2) Дата документа. Отсутствие даты документа делает его не действительным. Она включает указание на время создания документа и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
3) Печать. Печать на документе свидетельствует о подлинности документа и принадлежности его к указанному предприятию.
4) Гриф утверждения. Свидетельствует о видении документа в действие, распространяет его действие на всех работников предприятия, либо определенный круг лиц. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях, штатные расписания, акты, должностные инструкции, сметы, планы, отчеты.
5) Регистрационный номер. Является дополнительной гарантией подлинности документа, свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и является официальным документом предприятия.
Виды унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
18. Виды организационно - распорядительных документов:
Организационные документы, распорядительные документы, информационно-справочная документация(акты, письма, протоколы, справки и т.д.).
19. Виды организационных документов:
- устав, должностная инструкция, положение о структурных подразделениях, положение, штатное расписание.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
|
|
Виды распорядительных документов
- постановления, решения, приказы, распоряжения.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Виды документов по личному составу
- трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и т.д.
Документы по личному составу - документы, отражающие данные трудового коллектива учреждения.
Устав. Понятие. Виды.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.
Приказ. Виды. Принципы оформления.
Приказ издается по важнейшим вопросам деятельности организации. Это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, для решения основных производственных задач. Приказ может быть как нормативным актом, так и актом применения норм права в сфере производственных отношений, например приказ о назначении на должность.
Приказом руководитель ставит задачи и указывает на пути их решения. Он обязателен для исполнения всеми работниками подотчетной структуры или отрасли.
|
|
Приказ оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:
• название документа (приказ); • дата; • индекс (номер); • место составления; • заголовок; • текст; • подпись.
Положение. Понятие.
Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Распоряжение. Понятие.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Решение. Понятие.
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. п.
|
|
Протокол. Понятие.
Протокол служит для утверждения решений, принятых коллегиально: на совещаниях, собраниях, конференциях. Это документ, в котором фиксируются фактические обстоятельства. Он ведется либо непосредственно во время заседания коллегиального органа, либо после расшифровки стенограммы заседания. Протокол ведет секретарь заседания.
Протокол оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:
• указание вида документа (протокол); • дата заседания либо через тире даты начала и окончания заседания; • номер протокола; • место заседания; • гриф утверждения; • заголовок; • текст; • подписи.