Тема 4. Команда проекта
Проектная команда - это коллектив специалистов, объединенных для достижения общих целей и решения поставленных перед ними задач в течение жизненного цикла проекта. Каждый включенный в команду специалист обладает специфическими компетенциями и выполняет определенные функции.
Особенность проектной команды как рабочего коллектива состоит в том, что она создаётся для реализации целей проекта и после достижения этих целей, как правило, распускается. В редких случаях команда, сохранённая в прежнем виде, перебрасывается на новый проект.
При правильном планировании и подборе команды обеспечивается взаимодополняемость членов команды, что существенно влияет на успешность проекта. Возникает такой управленческий феномен, который называется «положительный синергизм». Положительный синергизм обеспечивает ситуацию, когда общая эффективность группы существенно выше простой суммы эффективностей её членов.
Для возникновения положительного синергизма необходимо превращение группы в команду. Признаками того, что группа превратилась в команду, являются следующие характеристики.
1. У каждого члена группы есть чувство общей цели, каждый член группы готов работать не только на выполнение индивидуальных задач, но и достижение целей проекта.
2. Руководитель и члены группы знают у кого какие способности, и используют их для работы над проектом в соответствии с необходимостью. Группа с готовностью подчиняется и признаёт полномочия тех, чьи знания и квалификация важны для выполнения непосредственной задачи.
3. К членам группы отношение равное и работают они на равных, что способствует достижению целей и поддерживает сплочённость.
4. Для того чтобы поощрить творчество и способность принимать риск на себя, ошибки рассматриваются как возможность научиться чему-либо, а не как повод для наказания.
5. Энергия членов группы направлена на решение проблем, а не на выяснение отношений и конкуренцию внутри группы.
6. Члены группы считают себя неотъемлемой частью группы, а группу в её составе ключевым элементом привлекательности своей работы.
Чтобы группа превратилась в команду и появились все вышеизложенные характеристики, необходимо выполнение следующих условий:
1) ясность целей проекта и приемлемость задач;
2) реалистичность плана;
3) приемлемые правила организации работы;
4) лидерство руководителя проекта.
Ясность целей проекта означает, что каждый член команды понимает эти цели, верит в их выполнимость именно данной командой. Общие цели команды разбиты и детализированы до индивидуальных задач членам команды. Эти задачи понятны, критерии оценки их выполнения прозрачные и чёткие. Приемлемость задач означает, что члены команды не только понимают свои индивидуальные задачи, но и принимают их. Принятие задачи означает, что исполнитель даёт себе следующие утвердительные ответы: 1) я понимаю, почему мне поставлена эта задача и согласен, что это моя зона ответственности и компетенции; 2) я вижу, что выполнение этой задачи позволит нам приблизиться к целям проекта, а не выполнение задачи затруднит достижение целей проекта; 3) нет фактов, которые однозначно подтверждают, что поставленная задача не может быть выполнена в срок или что её выполнение не поставит «крест» на выполнении более значимых задач на сегодняшний день; 4) выполнение поставленной мне задачи не приведёт к справедливой негативной оценки меня со стороны коллег или партнёров.
Кроме ясных целей и задач, у проекта должен быть детально проработанный план и расписание выполнения задач и мероприятий. План также должен давать ответ на вопрос за счёт каких ресурсов должна быть выполнена та или иная задача. Члены команды должны знать утверждённые графики выполнения мероприятий и задач, понимать ресурсное обеспечение. У команды должно быть понимание что выполнение в срок возможно при привлечении имеющихся ресурсов. Те ресурсы, выделение которых утверждено, должны быть на самом деле доступны исполнителю. То есть от исполнителя должна быть получена обратная связь о том, что он может воспользоваться ресурсом, и этот ресурс достаточен. Если исполнитель поначалу не верит в достаточность ресурса, то с ним должна быть проведена работа, и он должен действительно увидеть, что с помощью этого ресурса можно выполнить задачу.
Приемлемые правила организации работы предполагают: 1) ясность относительно того кто и как ставит задачи и составляет план проекта, как, когда и перед кем необходимо отчитываться за промежуточные и конечные результаты работы, по каким критериям будут оцениваться результаты, кто и как будет разрешать конфликты, которые могут возникнуть при выполнении задач; 2) все правила организации работы должны быть не только понятными, но и не противоречить друг другу, а также не идти в разрез с правилами, графиками и стандартами выполнения исполнителями своей основной работы (в том случае, если исполнители в проекте не освобождены от основной работы в базовой организации).
Лидерство руководителя проекта – это фактор, без которого все вышеуказанные факторы, не сработают. Лидерство руководителя проекта оценивается по следующим параметрам.
Поведение лидера. Лидеру нельзя полагаться только на один стиль поведения. В зависимости от внешних обстоятельств и от психологического состояния членов команды необходимо менять стиль поведения. Но руководитель должен всегда сохранять управленческую позицию. Суть такой позиции в том, чтобы сохранять определённую дистанцию, относиться к сотрудникам и их работе по единым стандартам и никогда не заискивать с сотрудником и не уговаривать его, показывая страх перед уходом сотрудника из команды.
Моральных дух лидера. Руководитель-лидер должен всегда быть приверженцем проекта, тех правил, по которым построена работа в проекте и должен непоколебимо верить в конечный успех проекта. Кроме того, лидер должен демонстрировать, что получает удовольствие от работы в данном проекте с данной командой.
Компетенции лидера. Члены команды должны чётко понимать те области знания по теме проекта, в которых руководитель сильнее их как эксперт. Эти области знания должны восприниматься сотрудниками как значимые с точки зрения результатов проекта.