Тема 1. Предмет – ДОУ
Понятие ДОУ и документирования.
Организация работы с документами.
Понятие, функции и значение документов в управлении
Нормативно-методическая основа ДОУ
Служба документационного обеспечения управления
Понятие ДОУ и документирования.
ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.
Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. ДОУ рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение её функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.
От организации ДОУ зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил ДОУ (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение и т. п.)
ДОУ состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
• документирования;
• организации работы с документами.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном ДОУ сочетается работа с бумажными документами и с документами, представлеными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
Организация работы с документами.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.
Система делопроизводства представляет собой совокупность:
• общеизвестных принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
• используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
• сложившихся национальных традиций работы с документами;
• установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
• квалификации работников делопроизводственной службы предприятия.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию ДОУ, соблюдение правил работы с документами на предприятии.
В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение ДОУ.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции службы ДОУ.
Понятие, функции и значение документов в управлении
Любое управленческое решение выносится на основе информации.
Правильность принятого решения зависит:
• от полноты представленной информации;
• достоверности информации;
• своевременности ее представления.
Информация может быть представлена:
• в устной форме;
• в документированной форме.
Термин "документ" появился в России в 18 веке и означал «способ доказательства".
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:
• отражают деятельность организации;
• на их основе принимаются управленческие решения;
• являются главным аргументом в спорных ситуациях;
• являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Документ обеспечивает:
• закрепление информации;
• сбор информации;
• обработку информации;
• передачу информации;
• использование информации;
• хранение информации.
Формы управления тесно связаны с видами документов, например:
• учет - с написанием различных отчетов;
• планирование - с составлением планов;
• инструктирование - с разработкой методик, инструкций;
• руководство - с изданием приказов, распоряжений.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
Документ может быть:
• носителем информации (в сфере информационных технологий);
• средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
• способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);
• источником фактов (в науке).
Документы многофункциональны.
К основным функциям документов можно отнести:
• информационную (документирование, хранение и предоставление информации);
• управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
• коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);
• правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);
• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
• научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).