Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).
Основными задачами службы ДОУ являются:
• организация ДОУ;
• ведение ДОУ;
• совершенствование ДОУ.
Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
• управление делами;
• управление ДОУ;
• канцелярия;
• отдел ДОУ;
• секретариат (дирекция);
• инспекция при руководителе.
Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.
Тема 2. Классификация документов и электронный документооборот
Классификация документов
2. Электронный документ
Электронный документооборот
4. Унифицированные системы документации
Классификация документов
Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Условно документы можно разделить на следующие группы:
по способу документирования:
• рукописные;
• электронные;
• графические;
• кино-, фото-, фонодокументы;
по сфере использования:
• организационно-распорядительные;
• финансово-бухгалтерские;
• научно-технические;
• по труду;
• отчетно-статистические;
по месту составления:
• входящие (поступившие в организацию);
|
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (составленные и используемые в самой организации);
по грифу ограничения доступа:
• открытые (несекретные);
• с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы:
• "Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
• "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);
• "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ):
• "Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации);
по происхождению:
• официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
• личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);
по юридической значимости:
• подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
• копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
• заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
• дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);
|
по форме изложения:
• индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
• трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
• типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например: командирования, и используемые во всех организациях);
по срокам хранения:
• постоянного хранения;
• долговременного хранения (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет).
Электронный документ
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания, его действительным.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:
• на экране дисплея;
• бумажном носителе;
• ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.
При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.
Преимущества использования электронных документов:
|
- компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;
- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;
- технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;
- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);
- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.
Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:
- прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;
- исправления вносятся в проект документа;
- одновременная рассылка проекта документа сразу несколькимвизирующим.
К недостаткам электронных документов можно отнести:
- недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;
- необходимость наличия технических средств для прочтения;
- возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).
3. Электронный документооборот
Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.
Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.
Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.
При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.
Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.
Электронный документооборот регулируется нормативными актами:
• государственными;
• межотраслевыми;
- отраслевыми;
- локальными (предприятия).
Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:
- на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
- обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
- обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
- правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.
Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.
Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.
Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.
Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).
Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.
Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.
Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:
• защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
• возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;
• возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;
• возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.
4. Унифицированные системы документации
Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).
УСД необходимы:
• для сокращения объемов документов;
• снижения затрат на составление и обработку документов.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы:
• организационно-распорядительной документации;
• банковской документации;
• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;
• отчетно-статистической документации;
• учетной и отчетной документации предприятий;
• документации по труду;
• документации Пенсионного фонда РФ.