Для перехода в другую ячейку достаточно щелкнуть по ней. Ячейка станет выделенной. Она всегда окружена темной линией, называемой индикатором активной ячейки. Выделенная ячейка активна и готова для ввода любого текста или чисел.
Для просмотра разных областей листа нужно воспользоваться полосами прокрутки. Если активная (выделенная) ячейка невидима в текущем просмотре листа, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Backspace. Тогда экран переместится к активной ячейке.
Для перемещения по листу можно пользоваться клавиатурой. Перейти в следующую ячейку можно клавишами Enter или Tab.
Ввод данных в ячейки
Для ввода данных в рабочий лист, щелкните по ячейке и начинайте ввод – прямо в «тело» ячейки. Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:
· Нажав клавишу Enter или Tab.
· Щелкнув по кнопке с галочкой в строке формул.
· Щелкнув мышью по другой ячейке.
При вводе данных текст всегда выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому. Выравнивание помогает отличить тип данных в ячейке. Для ввода данных можно также использовать строку формул. Вводимые данные одновременно появляются в ячейке и строке формул над рабочим листом. Данные можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул, либо комбинировать оба метода. Чтобы облегчить ввод данных, можно воспользоваться кнопками в строке формул. Закончив ввод данных, надо нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Ввод строки формул. Можно также щелкнуть по следующей ячейке, в которую требуется ввести данные. Чтобы отменить ввод, надо щелкнуть по кнопке Отмена или нажать клавишу Esc.
Редактирование содержимого ячейки
· Чтобы изменить содержание любой ячейки, поставьте на нее курсор и щелкните левой кнопкой мыши. В строке формул появится текущее значение выделенной ячейки (текст, число или присвоенная ей формула).
· Чтобы отредактировать содержимое какой-либо ячейки, дважды щелкните по ней и переместите курсор к тому месту, где необходимо внести правку. Можно также щелкнуть в строке формул и внести правку здесь. Правка данных рабочего листа во многом подобна правке в большинстве других программ. Так, можно выделить данные и ввести вместо них другие, можно вставить данные в уже существующие, можно удалить данные. Для удаления и исправления данных используйте клавиши Backspace и Delete.
· Чтобы отменить ошибочный ввод данных, щелкните по кнопке Отменить, либо выберите команду Правка / Отменить немедленно после ошибочного действия. Также можно вернуть отмененное действие щелчком по кнопке Вернуть либо командой Правка / Вернуть.
Еще один способ удалить содержимое ячейки – выполнить команду Правка/Очистить. В появившемся подменю выберите команду, относящуюся к удаляемому элементу. Для удаления всего содержимого ячейки выберите команду Все, для удаления форматирования – команду Форматы, для удаления содержимого ячейки с сохранением формата – команду Содержимое.
Выделение ячеек. Диапазон
Диапазон – это прямоугольная область с группой связанных ячеек, объединенных в столбец, строку или даже весь рабочий лист. Диапазоны применяют для решения различных задач. Можно выделить диапазон и форматировать группу одной операцией. Особенно удобно использовать диапазоны в формулах. Вместо ввода в формулу ссылок на каждую ячейку можно указать диапазон ячеек. К тому же диапазонам ячеек можно присвоить особые имена, помогающие сразу понять их содержимое, например, в записи формул.
Чтобы выделить диапазон ячеек с помощью мыши, сделайте следующее:
· Щелкните по первой ячейке диапазона.
· Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель мыши через ячейки, включаемые в диапазон.
· На экране появится выделенный диапазон. Закончив выделение, отпустите кнопку мыши.
Чтобы выделить диапазон с помощью клавиатуры, делайте так:
· Перейдите в первую ячейку создаваемого диапазона.
· Удерживая нажатой клавишу Shift, перемещайте курсор для выделения диапазона.
· Для выделения на рабочем листе нескольких диапазонов, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделяйте диапазоны.
Объединение ячеек
Чтобы объединить несколько ячеек в одну (например, для создания «шапки» с заголовком для вашей таблицы), выделите нужную группу ячеек, а затем нажмите на кнопку Объединить и выровнять на кнопочной панели Excel.
Автозаполнение
В Excel возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными. Например, необходимо разместить в столбце числа от 1 до 100 или названия месяцев. Для этого следует заполнить две первые ячейки столбца и выделить их. Затем ухватить курсором квадратик в правом нижнем углу последней заполненной ячейки (маркер заполнения) и протянуть его вниз на необходимое число строк. Программа распознает заданную прогрессию и автоматически заполнит все ячейки правильными значениями.
Те же действия можно проделать и с одиночной ячейкой – в этом случае ее содержимое будет скопировано во все ячейки, которые захвачены маркером заполнения. Двигать его можно в обоих направлениях – как по столбцам, так и по строкам.
Другой способ создания заполненного ряда – использование команды Заполнить. Выделть ячейку с записью, а затем перетащить указатель мыши по соседним ячейкам, которые следует заполнить. Выберите команду Правка/Заполнить и направление заполнения (вверх, вниз и т. д.).
С помощью диалогового окна Правка/Заполнить/Прогрессия можно точно установить начальное и конечное значения.
Чтобы воспользоваться этим окном, надо:
· Выделить первую ячейку заполняемого ряда и ввести начальные данные.
· Выделить диапазон заполняемых ячеек.
· Выбрать команду Правка/Заполнить/Прогрессия. Появится диалоговое окно Прогрессия.
· В группе Расположение выбрать порядок заполнения по строкам или по столбцам.
· В группе Тип выбрать тип создаваемого ряда (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение – создает ряды записей данных на основе начальной записи, такой как Квартал 1, Квартал 2).
Чтобы выйти из диалогового окна, щелкните по кнопке ОК.