Культура деловой речи
Общая характеристика официально-делового стиля
Официально-деловой стиль – это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административной общественной деятельности.
В устной форме этот стиль реализуется при официальном общении, в государственных учреждениях, в суде, во время деловых и дипломатических переговоров, а в письменной форме – в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, в деловой переписке и т.п.
В деловой речи выделяются следующие подстили:
- дипломатический,
- юридический,
- собственно официально-деловой (канцелярский).
Особенности официально-делового стиля:
- преимущественно письменная форма,
- официальный характер изложения,
- информативная насыщенность (максимум информации при минимуме языковых средств),
- точность, исключающая возможность каких бы то ни было двусмысленностей и неясностей,
- языковой стандарт, т.е. стремление к выражению мысли единообразным способом.
Языковые особенности официально-делового стиля:
- широкое использование слов и словосочетаний, имеющих окраску официально-делового стиля (надлежащий, вышеупомянутый, нижеподписавшийся, препровождается, получатель, вышестоящие органы, установленный порядок и др.);
- наличие большого количества слов, принадлежащих бухгалтерской, юридической и дипломатической терминологии (спрос, надбавка, контракт, законодательство, полномочия, юридическое лицо и др.);
- полное отсутствие жаргонных, просторечных, диалектных слов и выражений, а также слов с эмоционально-экспрессивной окраской.
Особенности употребления имен существительных
Среди имен существительных часто употребляются названия людей по признаку действия или отношения (наниматель, квартиросъемщик, истец, усыновитель). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются только в форме мужского рода (свидетель Елена Савельева, истец Мария Горбунова, сотрудник полиции Светлана Ерохина).
Особенности употребления глаголов
Форма глагола настоящего времени в официально-деловом стиле употребляется в значении, которое определяется как «настоящее предписания». Предназначение такой формы: указать на действие, которое предписано законом, т.е. должно быть выполнено в обязательном порядке (При невозможности для защитника явиться в указанный срок следователь принимает меры, предусмотренные частью 3 статьи 47 настоящего Кодекса).
Особенности синтаксиса
Синтаксической «приметой» официально-делового стиля является большое количество пассивных конструкций, конструкций перечисления, сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов, употребление именных цепочек с использованием родительного падежа (В целях широкой гласности работы органов государственного контроля…), а также словосочетаний, включающих сложные предлоги, образованные от имён существительных (в целях, в отношении, в силу, на предмет и т.п.) или предлог по для обозначения временных отрезков (по прошествии указанного времени и т.п.).
Эти особенности официально-делового стиля являются объективным фактом, их использование в текстах деловых бумаг закреплено традицией.
Письменная деловая речь
В официально-деловом стиле речи преобладает письменная форма (деловые письма, личные и управленческие документы, другие деловые бумаги).
Особенности оформления документов:
1) унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости.
2) стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.
Типы служебных документов
Документ – это деловая бумага, обладающая юридической силой.
Основные функции документа:
- информационная,
- коммуникативная,
- управленческая,
- правовая.
Разграничивают две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.
Все служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:
- личные документы (заявление, служебная записка, доверенность, автобиография, резюме);
- управленческие, или организационно-распорядительные, документы (для внутреннего пользования), которые, в свою очередь, делятся на несколько систем:
- административно-организационные документы (контракт, план, устав, отчет, правила и т.д.);
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, постановление и т.д.);
- информационно-справочные (рапорт, справка и т.д.);
- деловые письма (сопроводительные, инициативные, гарантийные), посредством которых организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры.
Деловая переписка оформляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия:
- коммерческая корреспонденция (письмо-рекламация, письмо-запрос, письмо-ответ) – переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта; коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу;
- финансовые и учетные документы.
Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (вступил в силу с 1 июля 2018 года). Этим стандартом определяются содержание и форма, а также место проставления на бланке документов реквизитов делового письма: реквизиты организации/предприятия, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подпись, отметка о составителе.
Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность. Каждый вид письма имеет свою языковую формулу – т.е. устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер императивной, волюнтативной функции. Так, в письме-просьбе (письмо-запрос) используются, например, такие речевые клише, как Обращаемся к вам с просьбой…; Просим вас направить…; Мы хотели бы получить… и т.п.