20. Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений - индексов, которые предоставляются документам во время их регистрации.
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, в границах группы документов, который регистрируется и дополняется индексами, что используется в учреждении, индексами согласно номенклатуры дел, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают илиподписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности, которых касается документ и др.
Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой наклоненной вправо чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может меняться независимо от того, какой документ регистрируется - входящий, исходящий или такой, который составлен в учреждении.
Для входящих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который используется в учреждении, например: 845/01-10, где 845 - порядковый номер, 01-10 -индекс дела по номенклатуре.
Для исходящего документа регистрационный индекс размещается в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который используется в учреждении) и порядковый номер, например: 02-15/258, где 02-15 - индекс дела по номенклатуре, 258 - порядковый номер.
В целях разрозненных групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая складывается из литер, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП используется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования".
Если документ подготовлен двумя или больше учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждой из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для совместных распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 - для совместных писем.
Ссылка на регистрационный индекс и дату
21. Для исходящих документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.
Гриф ограничения доступа
22. Гриф ограничения доступа к документам ("Для служебного пользования") оформляются согласно с соответствующими нормативными актами и располагаются в правой части верхнего поля документа выше реквизита "Адресат" или "Грифа утверждения".
Адресат
23. Документы адресуются учреждению, её структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. В случае адресации документа учреждению или её структурным подразделениям без указания должностного лица их наименование наводится в именительном падеже, например:
Исполнительный комитет г. Харцызска
Если документ посылается должностному лицу, наименование учреждения и её структурного подразделения приводится в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - у дательном, например:
Исполнительный комитет г. Харцызска
архивный отдел
начальнику
фамилия, инициалы (инициал имени)
В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименования учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:
Мэру г. Харцызска
Фамилия, инициалы (инициал имени)
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:
Директорам общеобразовательных школ
Документ не должен иметь более четырёх адресатов. Слово "копия" перед наименованием другого, третьего, четвёртого адресатов не ставится. В случае рассылки документов более чем четырём адресатам составляется список на рассылку с обозначением на каждом документе только одного адресата.
Реквизит "Адресат" может включать адрес. Порядок и форма записи ведомостей об адресате учреждения должны отвечать Правилам предоставления услуг почтовой связи. Полный адрес указывается в случае отправки документа разовым корреспондентам, например:
Министерство образования республики
ул. Ленина, д. 15,
г.Донецк, 86083
В случае отправки документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя, отчество (инициалы или инициал имени), потом почтовый адрес, например:
Литвинов Иван Иванович
ул. Кирова, д. 32 п. Троицко - Харцызск
Донецкая народная республика, 83790
При отсылке документа органам законодательной или исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.