Понятие, сущность и роль коммуникаций в системе управления
Управленческие функции реализуются по средствам взаимодействия между индивидами, социальными группами, иными словами посредством коммуникации и обмена информацией. При этом отметим, что "информация" и "коммуникация" являются взаимосвязанными понятиями, однако коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как (по средствам чего) передается та или иная инеформация.
Термин "коммуникация" (от лат. "communication" делаю общим, сообщение, передача) в аспекте социального взаимодействия представляет собой обмен мыслями, идеями, сведениями, передаваемыми от одного носителя к другому с помощью знаков, зафиксированных на материальных носителях.
Как отмечает Виханский О.С. термин "коммуникация" происходит от лат. "communis", что означающее "общее", следовательно определение данного термина возможно не просто как передача информации, а передача а значения или смысла с помощью тех или иных символов.
Латфуллина Г.Р. определяет коммуникацию как обмен идеями, мнениями и информацией, которая должна быть значима для участников коммуникации, в устном и письменном виде посредством символов с целью добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.
Чаусов Н.Ю. же указывает, что коммуникация представляет собой обмен информацией, в соответствии с которым руководитель принимает управленческие решения и доводит их до сотрудников организации.
Понятие "коммуникация" может пониматься двояко. С одной стороны, в нем фиксируется статика взаимодействия. В частности это можно проследить на примере любого письменного документа, который несет в себе ту или иную информацию, выполняет информативную, эмотивную (побуждает эмоции; мотивацию взаимодействия) и управленческую функцию и устанавливает и поддерживает фактические контакты. С другой стороны, коммуникации фиксируют динамику, непосредственно процесс взаимодействия. Коммуникации в системе государственного управления являются официальным, юридически целенаправленным регламентированным движением индивидуальных субъектов управления к социальной общности с сохранением за этими субъектами определенной автономности, самостоятельности, самодеятельности, индивидуальности.
Структура коммуникативного процесса обычно представляет собой набор четырех базовых элементов, к которым относятся:
¾ Отправитель, лицо, которое генерирует идею, или собирающее и передает информацию.
¾ Собственно информация, непосредственно сообщение, которое должно быть закодировано с помощью символов.
¾ Каналы передачи информации и средства передачи информации.
¾ Получатель, т.е. лицо, для которого предназначается информация и которое интерпретирует ее.
Любой государственный орган власти представляет собой социальную организацию, которую с позиции теории социального взаимодействия необходимо определять как форму взаимодействия людей, которое направлено на выполнение определенной общественно значимой функции. Такое взаимодействие обеспечивается и выражается по средствам:
а) системы официальных отношений, которые регламентируются юридическими предписаниями;
б) распределения функций, что в совокупности образует горизонтальную специализацию;
в) субординации должностей, что является вертикальной специализацией.
г) системы коммуникаций включающих в себя средства и каналы передачи информации, которая движется сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали.
Государственные органы и государственные институты вступают в коммуникацию в целях информирования, воздействия, убеждения субъект коммуникации либо с целью описания текущей обстановки.
Таким образом, коммуникации в системе государственного управления представляют собой обмен информацией с помощью имеющейся системы символом, социальное взаимодействие, обладающее рядом свойств и признаков и направленное на регулирование поведения людей, работы государственных институтов ради достижения общей цели.
1.2 Функции и виды коммуникации в системе государственного управления
В системе государственно управления коммуникации выполняют специфические функции, которые различные исследователи характеризуют по-разному.
Так, наиболее популярным является разделение функций коммуникаций на две большие группы: информационно-коммуникативная функция и регулятивно-управляющая функция.
Особенностью информационно-коммуникативной функции коммуникаций является то, что информация не просто передается - принимается, но и формируется, что является важным моментом для творческого продуктивного общения. Благодаря информационно-коммуникативной функции происходит выравнивание различий в исходной информированности партнеров.
Регулятивно-управляющая функция выражается в том, что благодаря данной функции можно регулировать не только собственное поведение, но и поведение других людей. Кроме того, с помощью данной функции представляется возможным координировать действия целого, позволяет работать, как одна команда и т.д.
Кроме того, в научной литературе как те указывается, что коммуникации должны:
¾ Обеспечивать эффективный обмен информацией между субъектами и объектами управления.
¾ Совершенствовать отношения между субъектами коммуникации различных уровней в процессе обмена информацией.
¾ Создавать информационные каналы для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами.
¾ Регулировать и рационализировать информационные потоки.
Кроме того, Громова Т.Н. выделяет такие функции коммуникаций как:
¾ Консервативная функция, которая направлена на сохранение статус-кво государственной системы и которая способствует стабильному существованию социального организма;
¾ Координирующая функция, которая направлена на обеспечение координации властных воздействий субъекта управления в соответствии с параметрами объекта управления, и их возможными изменениями;
¾ Интегрирующая функция, которая связана с осуществлением такой государственной политики, которая бы могла учесть интересы всех элементов общественной системы, и которая бы способствовала выработке и принятию согласованных управленческих решений;
¾ Мобилизационная функция, которая направлена на обеспечение легитимности существующего общественного порядка, получение поддержки и одобрения общества по поводу принимаемых управленческих решений;
¾ Социализирующая функция, которая связана с усвоением в процессе информационного обмена ценностей и традиций государства, социально-политических норм и т.д.
Кроме того, ряд исследователей отмечают, что характеризуя функции коммуникации в государственном управлении необходимо говорить и об их идеологической функции, так как грамотно налаженная обратная связь с населением располагает граждан к доверию действующей власти.
Коммуникация подразделяются на две группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.
К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции и т.п. Возникновение коммуникаций внутри организации в виде собраний, обсуждений и т.д. являются реакцией на воздействие внешней среды.
Ко второй группе относятся:
межуровневые коммуникации - коммуникация осуществляется по вертикали и по горизонтали между подразделениями. Сверху вниз передается информация о принятых решениях, текущих задачах, рекомендации, снизу вверх - информация о ходе производственного процесса, загрузке оборудования, поступлении сырья в виде отчетов;
коммуникации между различными подразделениями - обмен информацией для координации задач и действий подразделений организации. Координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, сбытом продукции. Руководители информируют друг друга о ходе внедрения новой техники.
коммуникации "руководитель-подчиненный" - это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, проблемах, изменениях, результатах и т.д. Оказывают непосредственное влияние на производственный процесс;
коммуникации между руководителем и рабочей группой - важный компонент для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации;
неформальные коммуникации - мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителю по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения, предупреждать конфликтные ситуации.
Рассуждая о различных типах коммуникации в системе государственного управления, мы говорим о горизонтальных (на одном уровне, к примеру, Республика Беларусь - Российская Федерация) и вертикальных (на разном уровне, Премьер-Министр - Министр труда и социальной защиты) коммуникациях. Функционирование вертикальной коммуникации невозможно без восходящих и нисходящий потоков информации, от высшего уровня к низшему и наоборот. Всё это свидетельствует о грамотном подходе к управлению, о чётком и сбалансированном обмене информацией как руководству к действию в государстве.
Таким образом, коммуникация является важным объектом управления, являясь не только процессом обмена информации, задачами, ценностей, но и своеобразным зеркалом происходящего в государстве. Управляя коммуникацией, активно воздействуя на её компоненты, государство реализует свои сильные стороны и нейтрализует слабые. Только своевременно налаженная коммуникация позволяет ориентироваться в государственных процессах и воздействовать на них.