УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Бюрократический способ избавления от ненужных бумаг состоит в том, чтобы уничтожать их, сохраняя копию каждой страницы. Лоренс Питер

 

13.1. Системы документации в управленческой деятельности

 

Основу информационной среды любого предприятия или организации составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием современных средств вычислительной техники. За год на крупном промышленном предприятии обрабатывается от 1 до 4 миллионов документов, т.е. вдвое больше, чем в центральных органах государственного управления. От правильной организации документационного обеспечения предприятия или организации зависят опе­ративность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование ин­формации в будущем.

При этом информация, зафиксированная в документе, яв­ляется основанием для принятия управленческого решения, доказатель­ством исполнения, справочно - поисковым материалом.

Все формы управленческой деятельности отража­ются в документах, выступающих способом и средством реализации, возложенных на руководство предприятием или организацией управленческих фун­кций. К таким функциям относятся: планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т.п. Эти функции отра­жаются в документах, общих для всех организаций и предприятий.

В условиях увеличения объема информации, увели­чения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникла необходимость упорядоче­ния потоков информации с помощью документов, как одной из составных частей информационного обеспечения управленческой деятельности.

В зависимости от назначения документы могут выполнять следующие функции:

 

Коммуникативную	обеспечивает связи учреж­дений, предприятий с внешними организациями (клиентами, партнерами, органами управления и финансово-кредитной сферы и т.д.).
Информационную	дает возможность анализировать деятельность предприятия или учреждения, а также процессы, происходящие во внешней среде.
Научно-историческую	обеспечивает исследование ис­тории организаций или учреждений, их взаимосвязи, место и значение в обществе и т.д.

 

По функционированию в сфере управления персоналом можно выделить следующие виды документов, представленные на рисунке 13.1.

 

Рис. 13.1. Основные типы документов,

используемых в управлении персоналом.

 

1. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.

2. Распорядительные документы регули­руют деятельность органа управления в целях обеспечения реализации поставленных перед ним задач для получения максимального эффекта от своей деятельности и деятельности организаций, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

3. Документы по личному составу характеризуют правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций или учреждений. Такие документы создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждением и сотрудниками.

4. Плановые документы устанавливают перечень намеченных руководством организации или учреждения для исполнения мероприятий, их последовательность, сроки выполнения, а также ответственных исполнителей по каждому мероприятию.

5. Информационно-справочные документы обеспечивают руководство предприятия или организации объективной и достоверной информацией о фактическом положении дел в системе управления.

6. Информационно-аналитические документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они сообщают руководству сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения), позволяют выбрать тот или иной способ действия.

7. Отчетные документы содержат сведения о результатах деятельности организации или учреждения за определенный период времени. Отчетные документы в организации выполняют функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Все документы можно разделить также на две группы:

 

 

1. Среди документов произвольной формы различают:

· документы произвольной формы без каких-либо ограничений;

· документы произвольной формы с некоторыми ограничениями в зависимости от специфики документа (приглашение для собеседования, ответ на рекламацию, заявка на товары и т.д.).

2. Документы структурированной формы можно разделить на два вида:

· формы, стандартизованные в масштабах государства (формы статистической отчетности и другие, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД);

· формы, стандартизированные в пределах фирмы (локальная стандартизация).

Документы структурированной формы имеют следующие особенности:

· информация в них размещается в строго заданных координатах площади документа;

· каждый участок документа закреплен за определенным реквизитом;

· менять реквизиты местами нельзя;

· в случае отсутствия какого-либо реквизита его место остается пустым;

· обязательные для заполнения реквизиты практически всегда выделены каким-либо образом;

· значения отдельных реквизитов выбираются из соответствующих государственных или локальных классификаторов.

Важными требованиями к документам, используемым в процессе выполнения управленческих функций является стандартизация и унификация документации, которые проявляются в определенной структуризации, абзацного членения, расположения на листе (бланке) текстового материала, в использовании определенного шрифта и т.д.

Требования к документам изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003, применяются при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, ви­зирования, подписания и т.д.).

Основные требования к оформлению документов сегодня базируются прежде всего на требованиях госу­дарственных стандартов на унифицированные системы документации.

Воснову унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графи­ческие модели или схемы построения образцов докумен­тов называют «формуляр-образец».

Стандарт перечисляет максимальный набор рекви­зитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, используемых в управлении. По ГОСТ Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов, представленных в таблице 13.1. В зависимости от специфики документа общий состав его реквизитов может варьироваться.

Таблица 13.1.

 

Основные реквизиты документа

 

Номер реквизита

Название реквизита

Государственный герб Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Код организации. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Код формы документа. Наименование организации. Справочные данные об организации. Наименование вида документа. Дата документа. Регистрационный номер документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Место составления или издания документа. Адресат. Гриф утверждения документа. Резолюция. Заголовок к тексту. Отметка о контроле. Текст документа. Отметка о наличии приложения. Подпись. Гриф согласования документа. Визы согласования документа. Оттиск печати. Отметка о заверении копии. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка о поступлении документа в организацию. Идентификатор электронной копии документа.

 

01 Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

При одновременном воспроизведении изображении Государственного герба РФ и герба территории должны соблюдаться следующие правила:

· размер герба территории не должен превышать размер Государственного герба;

· герб территории должен быть расположен справа или ниже Государственного герба;

· изображение Государственного герба и герба территории должны быть исполнены в единой технике.

03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема предприятия – это символическое графическое изоб­ражение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заме­нять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допу­скается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не долж­на изображаться на документе, если у организации отсутствует офи­циальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при по­мещении гербов на бланках организации.

04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Такой код имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организа­ции – автора документа.

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код по ОКУД должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классифика­торах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или сразу за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). На документах, отно­сящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

10 Наименование вида документа. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11 Дата документа является одним из основных реквизитов документа, кото­рые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 3 ноября 2003 г. следует оформлять 03.11.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 03 ноября 2003 г.

При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные партнеры, следует помнить, что во многих западных странах сначала пишется месяц, потом число, потом год, поэтому в таких документах дату лучше писать словесно-цифровым способом (3 ноября 2007 года). Однако допустимо оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.11.03.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты простав­ляются часы и минуты.

12 Регистрационный номер документа. Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер дела с начала года. Для исходящих докумен­тов он складывается из нескольких частей: индекс структурного под­разделения, номер дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый номер документа. Напри­мер: 04-12/57, где 04 – индекс структурного подразделения, 12 – но­мер дела по номенклатуре, 57 – порядковый номер отправляемого доку­мента.

На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Дан­ная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Целесообразно его представление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При заполнении реквизита «Адресат» необходимо придерживаться следующих правил:

1. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

2. Если документ адресован организации или ее подразделению, то сначала указывается наименование организации (ее подразделения) в именительном падеже, затем почтовый адрес.

3. При адресовании документа должностному лицу, сначала приводится должность, инициалы указывают перед фамилией в дательном падеже, затем – адрес предприятия.

В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ в настоящее время выходит из употребления.

Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, звание и пр.

4. Если документ отправляется не на имя руководителя, а другому должностному лицу, то сначала указывается организация в именительном падеже, а затем должность и фамилия – в дательном.

5. На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается.

6. Если документ адресуется физическому лицу, сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

7. Если документ направляется в несколько адресов, то они должны быть указаны друг под другом. Каждый адрес размещается на отдельной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

8. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

9. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

16 Гриф утверждения документа. Утверждение санкционирует распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Существует примерный перечень документов, подлежащих утверждению, однако каждая организация с учетом своей специфики должна разработать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению.

Утверждение документа производится посредством проставления грифа или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 Резолюция. написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя:

· фамилии, инициалы исполнителей;

· содержание поручения (при необходимости);

· срок исполнения;

· подпись;

· дату.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на неболь­шом дополнительном листе формата А6. Обязательными требованиями к управленческой резолюции являются:

· адресность;

· четкость формулировки содержания управленческого действия;

· указания возможных путей решения;

· согласованность с другими ранее принятыми управленческими решениями в данной области.

К основным правилам подготовки резолюции относятся:

1. В резолюции должно быть указано, кому направляется для исполнения документ. Безадресная резолюция считается неправильно оформленной.

2. Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолю­ции первым.

3. Способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим нежелателен, то следует конкретизировать, что и как он должен делать.

4. Сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они уже указаны. Если в самом документе сроки не проставлены, то резолюция без указания срока исполнения считается неверно оформленной.

5. Контроль за исполнением решения может быть указан руководителем либо предусмотрен действующей системой исполнения решений. Следует указывать методы, формы контроля за исполнением решения, возлагать персональную ответственность за контроль.

6. Резолюция должна исключать возможность разночтения, а, следовательно, нечеткого исполнения решения.

7. Резолюция должна иметь реквизиты – дату и подпись.

18 Заголовок к тексту. Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным.

В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

19 Отметка о контроле. Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле – буква «К» проставляется цветным (красным синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль ». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

20 Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения, справки, докладные записки – оценку фактов, выводы и т.д.).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ », «ПРЕДЛАГАЮ », «ПРОШУ »).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («ПОСТАНОВЛЯЕТ », «РЕШИЛ »).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЕМ », «РЕШИЛИ »).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ », «ВЫСТУПИЛИ », «ПОСТАНОВИЛИ », «РЕШИЛИ »).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («Отдел осуществляет функции», «В состав объединения входят», «Комиссия установила»).

В деловых письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Институт менеджмента считает возможным»).

Особенностями делового письма также является и то, что текст письма включает:

· мотивацию вопроса – ссылки на договоренности, постановления, документы, обстоятельства: «В соответствии с нашей договоренностью…»

· историю вопроса: «Была проведена экспертиза товаров…»

· изложение сути вопроса (просьба, предложение, заявление, выражение благодарности, приглашение и т.п.): «Убедительно просим Вас…»

· заключение: «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.»

Кроме того, в текст делового письма включается, так называемая, этикетная рамка: приветствие адресата и слова прощания:

21 Отметка о наличии приложения. Часть служебных документов имеет приложения, которые до­полняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затро­нутые в тексте.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке:

1. Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно: Приложение: на 2 л. В 3 экз.

2. Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наиме­нование документов, входящих в приложение:

Приложение:1. Инструкция по охране труда на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

3. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывают.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим обра­зом: Приложение: Договор аренды от 03.04.2006 № 9 и приложение к нему, всего на 12 л.

5. В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложе­ниях: Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес

6. На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

22 Подпись – это один из основных способов удостоверения доку­ментов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Генеральный директор _________ Белавина Е.Г.

(подпись)

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание:

Зав. кафедрой Автоматизированной

обработки информации

доцент, к.т.н. ________________________ Хохлова О.А.

(подпись)

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор института ______________________ Ветошкин Е.Ю.

(подпись)

Главный бухгалтер ______________________ Позднякова Л.А.

(подпись)

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Директор ООО «Силуэт» Директор ООО «Красота»

_________ О.В. Кузнецова _______ Н.Е. Летовальцева

(подпись) (подпись)

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Также несколькими лицами подписываются документы колле­гиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределе­ние обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов ко­миссии указываются в алфавитном порядке.

Председатель комиссии __________________ Яремчук В.Н.

(подпись)

Члены комиссии __________________ Матвиенко И.И.

(подпись)

__________________ Ушакова Т.Н.

(подпись)

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фами­лии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

В современных условиях достаточно часто для удостоверения документа используется электронная подпись.

В отличие от обычной подписи, помещаемой в конце документа, электронная цифровая подпись (ЭЦП) «привязана» ко всему документу и теряет силу в случае изменения какой-либо его части. Как и обычная, электронная подпись неопровержима, т. е. за редким исключением отправитель не может отрицать подлинность документа, заверенного его электронной подписью.

Практически ЭЦП является уникальной битовой последовательностью, которую нельзя рассматривать в отрыве от конкретного сообщения. По своей структуре ЭЦП представляет собой некоторую функцию, зависящую от двух компонентов: текста документа и секретного ключа. Даже при незначительном изменении одного из этих компонентов вся цифровая подпись искажается. В соответствии с этим ЭЦП (в отличие от обычной) невозможно подделать.

ЭЦП вырабатывается на основе текста документа, требующего заверения и секретного ключа. Каждый пользователь системы, обладающий правом под­писи, создает (генерирует) на своем компьютере секретный и открытый ключи подписи. Секретный ключ — самый глав­ный, и только его сохранность и недоступность для третьих лиц дает гарантию от подделки ЭЦП от имени владельца ключа (заверяющего). Он служит для расшифровывания по­лучаемых пользователем сообщений и должен быть известен только непосредственному владельцу. Записанный на диске файл с секретным ключом должен быть защищен паролем и (по возможности) специальными аппаратными средствами. Желательно хранить ключ на диске, к которому нет доступа через компьютерную сеть.

Открытый ключ вычисляется на основе секретного, и его утрата сама по себе не опасна. Обычно открытый ключ ис­пользуется для проверки подлинности подписи заверяющего.

23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­цом и согласование с коллегиальным органом.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких орга­низаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласова­ния. Например:

Лист согласования прилагается

__________________ Дата

(подпись)

24 Визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридической службы ________________ Макаров В.А.

(подпись)

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

1234Следующая ⇒

Поделиться: