Особую группу документов в управлении персоналом составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
Документы по личному составу, представленные на рисунке 13.4 создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.
Рис. 13.4. Основные типы документов по личному составу
Документы по личному составу могут оформляться на унифицированных трафаретных формах.
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения, хранятся они в сейфах, шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.
1. Приказ по личному составу – фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.).
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Особенности приказа по личному составу:
1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).
2. Номер (индекс) пишется с буквой «К », что значит приказ по кадрам.
3. Заглавие – «По личному составу».
4. Констатирующей части в приказе может не быть.
5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью.
По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.
6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение ит.д.).
7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок...., по совместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).
8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода – его длительность. В основании приказа дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения.
При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения.
При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.
При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения; в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации –ссылка на докладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
10.Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
11.К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными липами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 октября.
Нумеруются приказы в течение календарного года.
Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления.
Срок хранения приказов 75 лет.
2. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Заявление работник пишет, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
На заявлении о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, издается приказ.
Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно, по телефону.
Заявление о переводе на другую должность имеет следующие особенности: в адресате сотрудник указывает свою занимаемую на данный момент должность, а в тексте указывают причины перевода:
Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места учебы, больничный лист, справка из поликлиники и т.п.), без чего решение вопроса невозможно. Документы представляются вместе с заявлением:
3. Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, с подчинением трудовому распорядку, а учреждение, предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, соглашением сторон.
Трудовой кодекс употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают наименование.
Различают основные и дополнительные условия трудового договора (контракта):
| Основные условия | Включают соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), квалификации, месте работы (предприятие, структурное подразделение, их местонахождения), о сроке действия и виде трудового договора (контракта), а также об условиях оплаты труда. |
| Дополнительные условия | Могут касаться любых вопросов труда, социально-бытового обслуживания работника. Могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда. |
Контракты заключаются:
· на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
· на определенный срок не более пяти лет;
· на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой контракт (договор) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника и т.д.
Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке и т.д.). День выхода постоянного сотрудника па работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.
Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.
В соответствии с трудовым кодексом договор должен заключаться в письменном виде. Это дает гарантии сторонам в реализации достигнутых договоренностей.
В контрактах (договорах) рекомендуется указывать следующие основные условия:
· место работы (предприятие, его адрес);
· конкретная работа по профессии, должности;
· дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров);
· оплата труда;
· обязанности предприятия по охране труда.
Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.
В контракте (договоре) определяются обязанности или дается ссылка на должностную инструкцию.
Контракт составляется в 2 экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр остается в организации, а второй передается работнику.
Трудовые контракты включаются в состав личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту.
Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.
4. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы.
Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях не зависимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку и сдать ее. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней.
Поступающие на работу впервые, предоставляют документ о последнем занятии, а уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.
Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовые книжки вносятся следующие данные:
· сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
· сведения о работе: прием, перевод, увольнение;
· сведения о награждениях и поощрениях;
· сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложениях.
Взыскания в трудовую книжку не вносятся.
Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.
Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование – на основании диплома, аттестата, удостоверения.
Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой учебного заведения, зачетной книжкой.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
Работник организации своей подписью заверяет правильность внесения сведений, ставит печать.
Вкладыш к трудовой книжке. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен.
О вкладыше на титульном листе трудовой книжке вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, ведется в том же порядке. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить владельца книжки под расписку.
Дубликат трудовой книжки. Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.
Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.
При заполнении дубликата вносятся записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, то при заполнении раздела «Сведения о работе» делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами. Общий стаж записывается суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Затем общий стаж, подтвержденный документами, записывается по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел) и должность, дата увольнения, причина увольнения.
Указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.
Если трудовая книжка пришла в негодность, администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.
Внесение изменений в записи трудовой книжки. Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, об образовании и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов.
Эти изменения пишутся на титульном листе книжки.
Ранее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, записывается новая.
Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставится печать организации или отдела кадров.
Обнаруженные неправильные записи о работе, переводе на работу, о поощрениях и т.д. исправляются администрацией предприятия, где эта запись была сделана.
Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, при ее отсутствии – вышестоящая организация, которой подчинялась ликвидированное предприятие.
Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказов, исправление вносится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается.
Выдача трудовой книжки при увольнении. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Издается новый приказ о новом дне увольнения.
При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации, фирме заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работника расписывается в личной карточке и в книге учета трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.
Учет трудовых книжек. В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек. Для этого в организации заводят:
· приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Ведется в бухгалтерии кассиром.
· книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь.
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдаются по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.
По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, о суммах, полученных за заполнение книжки и вкладыши. На испорченные бланки составляется акт.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течении двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.
Затем, невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке.
5. Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами. Предприятия по разному решает вопросы их ведения.
Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников,другие – на руководителей и ведущих специалистов.
В начале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. Личное дело работников может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.п.
Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, ФИО сотрудника, дата приема на работу.
Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.
В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).
Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Каждый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу, конечная – дата увольнения.
Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используется для личного дела вновь принятого работника.
Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт.
Хранятся личные дела в специальных шкафах. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.
Все изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.
В конце личного дела помещается «заверительная надпись», составленная на «ЛИСТЕ – ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА» (оформляется по установленной форме).
Заверительная надпись пишется только на листе-заверителе.
6. Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности сотрудника.
Автобиографию пишет сотрудник собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, в хронологической последовательности.
В тексте автобиографии освещаются следующие вопросы:
· фамилия, имя, отчество;
· год рождения;
· образование (где, когда учился, в каком учебном заведении);
· с какого времени началась трудовая деятельность;
· причины перехода с одной работы на другую;
· воинское звание (если есть);
· награды, поощрения;
· семейное положение;
· домашний адрес.
7. Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.
Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:
| Вводной | Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии. |
| Основной | Указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками. |
Характеристика должна завершаться фразой: «Характеристика выдана для предоставления....»
Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то дается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания.
Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.
Характеристика составляется в двух экземплярах.
8. Личный листок по учету кадров (анкета) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.
Заполняется от руки работником при поступлении на работу.
Ответы на вопросы даются полностью, без сокращений, пропусков, исправлений согласно личных документов (паспорта, трудовой книжки, документов об образовании).
В графе «ОБРАЗОВАНИЕ » указывают: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» согласно документа об образовании работника.
В графе «ВЫПОЛНЯЕМАЯ РАБОТА С НАЧАЛА ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» указывают сведения о работе в соответствии с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечаются в данной графе. Здесь же указывается информация о перерывах в работе (учеба, болезнь, иждивение, отпуск).
Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них.
В графе «СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ» указываются сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляются члены семьи, с указанием степени родства, проживающие вместе с работником (отец, мать, жена, сын и т.д.). Следует также указать фамилию, имя, отчество, года рождения, чем занимается каждый член семьи.
Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.
Анкета – документационная форма аналогичная форме «Личного листка по учету кадров». Анкета содержит те же графы, однако в нее могут входить и дополнительные сведения (вопрос об изменении фамилии).
Анкета подписывается поступающим на работу и лицом, ответственным за документы по кадрам. Личной листок подписывает поступающий на работу.
Личный листок и анкета заполняются в одном экземпляре. К ним прилагаются фотография, копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью.
Дополнение к личному листку (анкете). В этом документе отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты).
В дополнении к личному листку (анкете) фиксируется:
· перемещение но службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, указывается соответствующий документ;
· изменения в образовании, изучение иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, участие в выборных органах власти, повышение квалификации.
Все изменения подтверждаются документами: приказами по личному составу, документами ЗАГСа, документами учебных заведений и т.д.
Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам.
Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметка пишется на оборотной стороне листка, состоит из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.
9. Личная карточка – основной учетный документ. Заводится на всех сотрудников, принятых на работу.
Личные карточки используются для анализа состава и учета движения кадров. Имеют типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.
Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно.
Карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При использовании компьютеров, могут вводиться данные о сотрудниках, затем на их основе распечатываться по утвержденной форме.
Личная карточка заполняется сотрудником, ответственным за документы по личному составу после подписания приказа о приеме на работу. Основанием для записи служат документы (паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д.).
В обязательном порядке ставится дата заполнения карточки и личная подпись сотрудника.
Хранятся карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников формируют в дело, в алфавитном порядке (по первым трем буквам). Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.
Срок хранения карточек – 75 лет.
Практическое задание
«Разработка квалификационной характеристики специалиста»
В Сбербанке отсутствует квалификационная характеристика начальника кредитно-экономического отдела. Это препятствует правильном подбору кандидата на эту должность.
Разработайте квалификационную характеристику должности начальника кредитно-экономического отдела Сбербанка.
Квалификационная характеристика разрабатывается на основе Положения об организации, Положения о подразделении, где работает специалист, должностной инструкции и других регламентирующих документов.
Квалификационная характеристика должна содержать права и обязанности специалиста и отвечать на следующие вопросы: должен быть, должен иметь, должен знать, должен владеть, должен иметь ясное представление.
Решение
Квалификационная характеристика начальника кредитно-экономического отдела Сбербанка представлена в таблице 13.2.
Таблица 13.2
Квалификационная характеристика начальника
кредитно-экономического отдела Сбербанка
| Начальник кредитно-экономического отдела должен | Права и обязанности |
| БЫТЬ | Способным управлять в интересах банка кредитными ресурсами, нести персональную ответственность за их использование; лидером коллектива, эталоном ответственности за принимаемые решения |
| ИМЕТЬ | Выраженную склонность к комплексному анализу экономических последствий финансовых проектов и программ банка; высшее профессиональное образование, стаж работы по финансово-банковской деятельности на руководящих должностях не менее 3 лет |
| ЗНАТЬ | Законы, иные нормативные акты Российской Федерации, относящиеся к деятельности Сбербанка, ведомственные инструкции и нормативные документы; основы экономики и финансового менеджмента; перспективы развития финансово-банковской системы и стратегические направления Сбербанка; основы техники безопасности и противопожарной защиты |
| ВЛАДЕТЬ | Методами эффективности и технологией банковской деятельности; методами разработки и экономического обоснования различных финансовых программ; методами оценки стоимости имущества; методами и техникой переговоров; методами изучения рынка ценных бумаг, инвестиций |
| ИМЕТЬ ЯСНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ | О механизме функционирования банковской системы, системы финансово-кредитных отношений, рынка ценных бумаг, механизме валютных торгов |
13.4. Системы плановой и информационно-справочной документаций
Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия:
· план;
· перспективный план;
· программа;
· график;
· схема;
· генеральная схема.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.
Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.
Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может затрагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее содержание работ, выполнение которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это, как правило, более масштабные документы по сравнению с планом.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы в учреждении могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.
Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом – ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
В управленческой деятельности наиболее распространенными плановыми документами являются следующие, представленные на рисунке 13.5.
1. Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности организации.
Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.
Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом и, как правило, кроме текстовой части содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозначение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, распоряжений).
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилагаемом к программе.
Программы командировок подписываются составителем (командируемым работником), утверждаются руководителем или заместителем организации.
2. План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.
Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются:
· наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса;
· исполнитель;
· срок исполнения;
· примечание или отметка об исполнении.
Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименования проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа «Исполнитель» может состоять также из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководит