Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.
Комплектование архива включает:
o Определение источников комплектования архива;
o Определение состава документов, подлежащих приему в архив;
o Прием-передачу документов в архив.
Источником комплектования являются документы государственных и местных органов власти, а также граждан.
Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за плату. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.
Источники комплектования архива
Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).
Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:
- функционально-целевого назначения организации;
- полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.
При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций учитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).
Определение физических лиц, архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:
- роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;
- роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
- родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;
- типичность архивных документов для данного времени (документы "рядовых" граждан);
- состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.
По степени важности, документы располагаются:
1. Учредительные документы
2. Организационно-распорядительные(постановления, приказы вышестоящих учреждений, приказы своего руководителя)
3. Планово-отчетная организация (планы организации на год, отчеты)
! Заголовок должен четко отражать суть дела
4. Переписка
Срок хранения указан в перечне.
Формирование дел- группировка исполненных дел в соответствии с номенклатурой
При формировании необходимо соблюдать требования
1.Документы постоянного, временного хранения необходимо группировать отдельно.
2. Включать в дело по одному экземпляру
3. Группировать в дело документы одного календарного года
4. Дело должно содержать не более 250 страниц толщиной не более 4 см.
5. Внутри дела документы должны последовательно освещать дело
Оформление дела предполагает прошивку, подшивают документы, хранящиеся сроком 75 лет и постоянного хранения.
Полное оформление предусматривает:
1) Прошивка
2) Нумерация
3) Составление листа заверителя
4) Оформление обложки
Документы, сроком 10 лет хранения подлежат частичному оформлению.
Описи составляются на документы хранения более 10 лет.
Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п