Специалисты по управлению определяют деловое совещание (собрание) как форму организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»), дискуссия.
Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.
В литературе по деловому общению приводятся различные классификации совещаний по разным основаниям.
Так, по характеру проведения они делятся на следующие типы:
- диктаторские – главную роль играет руководитель; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственные мнения, дискуссий нет.
- автократические – разновидность диктаторских совещаний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не обсуждаются;
- сегрегативные (от лат – отделение) – в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, лишенные возможности высказаться, порой испытывают недоброжелательное отношение к председательствующему и к тем, кому предоставлено слово;
- дискуссионные – происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может приниматься голосованием с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель нередко принимает решение без голосования с учетом высказанных мнений и предложений;
- свободные – проводятся без четко сформулированной повестки дня; представляют собой свободный обмен мнениями; принятие решения не обязательно.
В зависимости от управленческих функций различают совещания:
- по планированию (обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности организации);
- по мотивации труда (рассматриваются проблемы качества деятельности сотрудников, вопросы удовлетворенности персонала, моральное и материальное стимулирование, вопросы дисциплины и др);
- по внутриструктурной организации (обсуждаются вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий,вопросы ответственности и др.);
- по контролю за деятельностью работников (обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, проблемы срывов заданий и пр.).
По тематике совещания бывают административные, технические, кадровые, финансовые, технологические и т.д.
. 1. Совещания по планированию. На таких совещаниях обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.
. 2. Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.
. 3. Совещания по внутрифирменной организации. Предметом обсуждения на таком совещании становятся: вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.
. 4. Совещания по контролю деятельности работников. Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.
. 5. Совещания, специфические для фирмы (предприятия). Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
<<
По тематике совещания бывают административные, технические, кадровые, финансовые, технологические и т.д.
В качестве основания классификации служат цели и задачи совещания. По этому признаку совещания подразделяются на проблемные, инструктивные и оперативные (диспетчерские).
Проблемное совещание проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад, задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ принимается голосованием. Доклад должна быть представлен участникам совещания в письменном виде заранее. Тогда докладчик сразу отвечает на поставленные вопросы.
Инструктивное совещание созывается с целью доведения до подчинœенных распоряжений вышестоящих органов для их оперативного исполнения. На этих совещаниях конкретизируются отдельные положения документа͵ разъясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства их реализации, определяются исполнители.
Оперативное (диспетчерское) позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации. Участники совещания докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что требуется для их разрешения и т.п.
Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:
1)Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.
2)Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание - инструктаж.
3)Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или ʼʼмозговая атакаʼʼ.
4)Отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания - принимающего решения.
5)Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип принято называть конференция, или учебное собрание.
В случае если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания бывают также разовыми и периодическими.
Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого – коллективное обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения. Виды деловых совещаний выделяются по основной цели или задачам, которые необходимо решить: планирование, мотивация, внутренний распорядок деятельности, контроль за деятельностью сотрудников и другие. Проведение и подготовка делового совещания имеет определенную технологию, придерживаясь которой можно без труда овладеть этой формой делового общения. Шаг 1. Определение цели совещания и повестки дня. Деловое совещание – это не просто собрание сотрудников. Его цель должна выглядеть как цель-результат, то есть принятие конкретного решения. Поэтому этот результат нужно сформулировать заранее. Чем конкретнее формулировка решения, тем эффективнее пройдет совещание и результат будет досигнут. В процессе определения цели организатору необходимо ответить на вопрос: Может ли данный вопрос быть решен конкретным сотрудником в текущем рабочем порядке? Можно ли заменить совещание другой формой решения вопроса? Повестка дня подготавливается заранее. Участники совещания должны быть ознакомлены с предстоящим обсуждением, необходимыми материалами, чтобы иметь возможность обдумать решение. Причем, каждый пункт повестки дня должен иметь собственную цель-результат. Кроме вопросов повестки дня, участники совещания информируются о времени, отведенном на обсуждение каждого вопроса. Шаг 2. Определение времени проведения и количества участников. Традиционно деловые совещания (за исключением экстренных) проводятся в определенный день недели во второй половине дня. Определить круг участников нужно таким образом, чтобы обойтись минимальным числом сотрудников. Оптимальный вариант 6-7 человек. Конструктивное решение вопросов и проблем зависит присутствия только заинтересованных лиц. Проведение совещания лучше поручать тем сотрудникам, которые наиболее компетентны в данной теме. Шаг 3. Организация места проведения. Организаторы должны предугадать, насколько это возможно, совместимость участников совещания. Это позволит таким образом расставить стулья и рассадить людей, чтобы повысить эффективность общения. Информация воспринимается лучше и быстрее, если хорошо видно лицо, глаза, жесты говорящего. Шаг 4. Проведение совещания: продолжительность и регламент. Деловое совещание имеет некоторые компоненты, которые напрямую влияют на эффективность принятия решения. Продолжительность оптимально не должна превышать 40-45 минут. Психологически коллективный разум не сможет продуктивно работать свыше этого времени. Если необходимо продолжить обсуждение, то рекомендуется сделать перерыв не менее чем на 30 минут, что повышает самочувствие, внимательность. Деловое совещание должно иметь регламент выступлений. Следить за соблюдением регламента – ответственность председателя. Однако уважение к регламенту всех участников совещания показывает компетентность сотрудников. Шаг 5. Протокол совещания. Составление официального документа, фиксирующего основные этапы совещания, фамилиии выступающих, предложения и принятые решения, необходимый компонент делового совещания. На основании протокола, руководитель вправе требовать исполнения принятых решений. Шаг 6. Анализ подготовки и проведения совещания. Деловое совещание считается успешным, если можно положительно ответить на вопросы: Насколько правильно определен круг участников совещания? Способствовало ли расположение участников эффективности общения? Насколько участники совещания были заинтересованы в вопросах обсуждения? Что послужило спонтанным стратегиям решения? Какие противоречия между личными и коллективными целями проявились? Что послужило поводом возникших конфликтов (если они имели место)? Эффективно ли было потрачено время совещания?
Методика правильного проведения совещаний 1. Опираемся на задачи В соответствии с тем, какие задачи стоят перед коллективом, надо выбирать и формат проведения планерок. Давайте рассмотрим подробно, в каком формате необходимо провести совещание в зависимости от стоящих задач. • Совещание ставит перед собой задачу найти идеи и правильные решения. Чаще всего проведение совещания проходит в режиме мозгового штурма. Жесткая критика исключена. • Планерка призвана определить текущее положение вещей и обозначить перспективы. В этом случае проведение совещания должно сопровождаться конкретными показателями и проходить строго по пунктам. • Пятиминутка проводится для создания рабочего настроения и определения задач на сегодня. В этом случае провести совещание следует в позитивном настрое, напоминая о каких-то задачах. 2. Придерживаемся конкретики Чтобы этого достичь, а главное, чтобы правильно провести совещание, необходимо перед его началом составить план и подготовить всю документацию. Заранее предупредите всех, чтобы они тоже смогли подготовиться. 3. Соблюдаем сроки Постарайтесь провести совещание не более чем за 40 минут. Больше этого срока человеческой психике сложно удерживать внимание. А если вам не удается провести совещание в живом ключе, оно тянется монотонно, то это время сокращается вдвое. 4. Регламент Строго обозначьте начало и конец совещания, не ждите опаздывающих. Заканчивать желательно за 10 минут до обозначенного срока. Во время совещания следите за тем, чтобы не было разговоров не по делу. Составьте четкую повестку дня и строго ее придерживайтесь. 5. Адекватность На совещании должны присутствовать только те сотрудники, которых касаются рассматриваемые вопросы. 6. Право мнение Дайте возможность каждому сотруднику высказать свое мнение, каким бы оно ни было. Не гневитесь и не осуждайте их, иначе в будущем они перестанут высказывать свое мнение и вы не сможете видеть ситуацию в общем. 7. Закрепление итогов Каждое совещание должно заканчиваться этим важным пунктом. Обозначьте письменно, к чему вы пришли, кто и когда это должен выполнить. По окончанию совещания раздайте всем его протокол. 8. Плановость Все, что можно распланировать и обозначить сроки выполнения, все должно пройти эту процедуру. В том числе и проведение совещания должно идти строго в соответствии с составленным ранее планом, иначе сотрудники просто не успеют к нему подготовиться. Методика правильного проведения совещаний не такая уж и сложная, если возвести ее в привычку.
Эффективность любого совещания зависит во многом от соблюдения его участниками определенных поведенческих норм. Назовем основные из них:
- на совещание нельзя опаздывать. Опоздавший человек проявляет неуважение к собравшимся, отвлекает внимание присутствующих, дезорганизует работу совещания. Рекомендуется приходить чуть раньше указанного времени;
- следует удерживаться от замечаний и высказываний, не имеющих отношения к вопросам повестки дня;
- необходимо своевременно представлять имеющуюся информацию. Она должна быть точной, объективной и уместной;
- важно критически оценивать информацию, поступающую в ходе обсуждения; тщательно взвешивать приводимые доводы; отмечать плюсы и минусы выдвинутых положений;
- желательно посмотреть на вопрос с позиции говорящего; уметь уловить то, что сказано «между строк»; понять отношение к проблеме других участников совещания;
- нельзя увлекаться обсуждением какого-либо вопроса со своим соседом. Это создает шум в аудитории, мешает присутствующим участвовать в дискуссии;
- нужно увязывать свои размышления и комментарии с развитием мысли группы, т.е. научиться осмысливать проблему совместно с группой;
- целесообразно стимулировать высказывания коллег, позитивно поддерживать их предложения.