Систематизация документов – важная организационно-технологическая процедура документационного обеспечения, тесно связанная с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями предприятия.
Систематизацией документов на практике является их классификация путём группировки в определённые предметные комплексы, так называемые «дела». Этот процесс трудоёмкий, но именно он помогает значительно упростить работу с большим количеством документов, превратив поиск нужного документа из время затратной процедуры в простейшую.Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
1.распределение исполненных документов по делам;
2.расположение документов внутри дела;
3.оформление обложки дела.
Дела хранятся в местах их формирования до передачи в архив организации – завершающего этапа работы с документами в технологии документационного обеспечения. Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Гос архива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.
Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы; если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии. Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, её функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.
При экспертизе ценности документов необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.
Практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:
1.постоянного хранения, подлежащие передаче Гос архиву Российской Федерации;
2.длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;
3.временного хранения (до 10 лет);
4.подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).
Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации. На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме; дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).
Систематизации документов необходима при организации любого архива, в том числе и электронного. Классифицирование документов, номенклатура дел, индексирование – все это довольно сложные процессы, требующие профессионализма и навыков. В пределах архивного фонда учётно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учёт, поиск и использование.
Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описями.
Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учётом следующих признаков:
1.структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2.хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
3.функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);
4.номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5.корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
6.географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7.авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. Сочетание структурного и хронологического признаков даёт два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Исходя из этого основной задачей систематизации документов является упорядочивание папок с документами в наиболее удобной для сотрудников компании последовательности: либо в хронологическом порядке, либо по видам документов. При выборе методики систематизации необходимо соотнести затраты на подготовку к архивному хранению с затратами на хранение и сопутствующие мероприятия: копирование, доставка, изъятие и уничтожение документов.
Задание № 9.
1. Подпись;
2. Номенклатура дел;
3. Регистрационная картотека;
Подпись — уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации человека.
Составляющие подписи.
Совокупность символов подписи (личной подписи) может включать следующие элементы:
1.Монограмма — две (и более) прописных, реже строчных букв, имеющие общие элементы. Обычно монограмма собирается из инициалов имени, фамилии, отчества расписывающегося. Монограмма несет в себе элементы эстетики и индивидуальности.
2.Средняя часть (строчная) — составляется из строчных букв или без буквенных элементов, исключая заглавные буквы и росчерк.
3.Росчерк — заключительная часть подписи, которая формируется как продолжение движений, которыми выполняется последний знак, так и соединением последней буквы с увеличенным по размеру надстрочным или подстрочным штрихом. Может быть продолжением крайней буквы подписи.
4.Дополнительный штрих — без буквенный элемент, не связанный с основной частью подписи (интервально от подписи).
5.Завершающий штрих — без буквенный элемент.