Хорошая подпись (личная подпись) имеет следующие свойства:
1.Устойчивость к подделке.
2.Повторяемость.
3.Идентифицируемость (подпись обычно напоминает имя, фамилию или псевдоним человека).
4.Быстрота написания.
Номенклатура дел.
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"51. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов а дела служит номенклатура дел.
Номенклатура дел-"Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке52. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел -документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документов.
Классификационная схема номенклатуры может быть использована
как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как
учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со 1 сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служит основой при составлении
описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел
изложены в нормативно-методических документах: "Государственной
системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".
Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер"55. Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах. Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами -"Государственной системой документационного обеспечения управления", "Основными правилами работы ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения. При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных архивов" предписывают: "Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации"56. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обусловливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. "Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений"57. Так как главным требованием к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Обязательно включение в номенклатуру дел вычислительного центра, общественных организаций. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняя данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за которой откладываются документы и т.п. Понятие "дело" "Основные правила (боты ведомственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу".
Например, "Личное дело Петрова Петра Петровича'' или
"Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровского района".
Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" употребляется термин "документы"58. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Например: "Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)";
"Документы к протоколам заседания Ученого Совета за 1996/97 уч. год (справки, докладные записки, проекты решений)".
В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название, например:
"Переписка с фирмой "Софтоп" о поставке принтеров и расходных материалов".
Если в деле переписка с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента, например:
58 -Основные правила работы ведомственных архивов". - М.: Главархив СССР, 1986, п.2.1.20. В "Основных правилах работы государственных архивов СССР". -М.:Главархив СССР, 1984 п. 4.1.14 вместо термина "документы" употребляется понятие "материалы". Примеры: Материалы по внедрению законченных научно-исследовательских работ в производстве синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.); Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.
"Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары".
В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например:
"Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете".
В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), так как переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело, т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.
Например; "Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей"
или "Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:
"Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр",
"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т. д. В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть 'указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).
Например: "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36", "Ведомость №... по счетам...",
"Ведомости затрат на производство по ф. № 12".
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.
Например: "Приказы директора банка за 1999 г.", "Протоколы Правления за 1999 г".
В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких:
"Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и т.д.
Подобные заголовки недопустимы. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.