Этикет делового письма.
Этикет— это совокупность правил поведения, регулирующих внешние проявления человеческих взаимоотношений (обхождение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение в общественных местах, манеры и одежда). [14, 4 с.] Это правила поведения культурного человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения: в официальной или неофициальной обстановке происходит общение, на чьей территории, каков социальный и служебный статус его участников, их возраст, культурно-образовательный уровень и др. Так же этикет — это важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно – проявление общей культуры человека.
Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. [25]
Использование этикетных фраз в деловой переписке носит регламентированный характер.
Деловое письмо, как правило, начинается с этикетного обращения к адресату письма, а заканчиваться – заключительной формулой вежливости.
Обращение – этикетная языковая фраза, выражающая уважение лицу или лицам – адресатам письма.
Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать в теме письма. При обращении к адресату-лицу учитываются его служебное положение, сфера деятельности, возраст и другие аспекты.
Обращение к адресату всегда заканчивается восклицательным знаком, который указывает на то, что обращению к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. [26]
Наиболее официальный характер носит обращение по должности, оно используется при направлении писем лицам, занимающим высокое должностное положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.). Обращение по должности подчеркивает строго деловой характер отношений:
Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!
Такая форма обращения используется независимо от пола лица, занимающего должность.
Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) может использоваться во всех ситуациях делового общения. Обращение по фамилии подчеркивает дистанцию между автором и адресатом и придает официальный характер деловому общению:
Уважаемый господин Павлов!
Уважаемая госпожа Дмитриева!
Обращение к лицу по имени и отчеству используется при налаженных деловых отношениях, в деловом общении, имеющем устойчивый, регулярный характер:
Уважаемый Юрий Михайлович!
Уважаемая Ирина Николаевна!
При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение:
Уважаемые господа!
Господа!
При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращения типа:
Уважаемые коллеги!
Уважаемые господа банкиры!
К лицам, составляющим определенную социальную группу, обращаются:
Уважаемые ветераны!
Уважаемые жители района Марьино! Уважаемые избиратели!
Уважаемые работники газовой отрасли!
К особо уважаемым персонам (VIР-персонам) принято обращаться следующим образом:
Глубокоуважаемый Александр Николаевич!
Глубокоуважаемая Любовь Дмитриевна!
Нарушением норм русского языка является обращение "многоуважаемый".
Завершение письма, как правило, связано с обозначением перспектив развития отношений, именно поэтому заключительные этикетные фразы могут выражать надежду на сотрудничество, уверенность в развитии отношений, одобрение, признательность, благодарность и др.
Формулируя заключительные этикетные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия, уничижения, фамильярности и других подобных отношений, поэтому нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие излишне эмоционально-экспресивную окраску. [5]
Официально-деловой стиль.
В деловой переписке используется официально-деловой (деловой) стиль – особая разновидность русского литературного языка, обслуживающая сферу деловых отношений. Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка – научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы и др. [23]
Особенности делового стиля определяются условиями, в которых реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
- Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
- Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
- Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
- Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
- Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям. [16]
Перечисленные условия формируют определенные требования к содержащейся в деловых письмах информации:
· официальность;
· адресность;
· актуальность;
· объективность и достоверность;
· аргументированность;
· полнота, или достаточность.
Стиль деловой переписки обладает рядом специфических признаков, к ним относятся:
· нейтральность изложения;
· точность и ясность изложения;
· лаконичность;
· использование устойчивых языковых оборотов;
· использование терминов;
· применение сокращений.
Особенность делового стиля – констатирующее-предписывающий характер изложения. Это означает, что любое описание ситуации, изложение событий является, по существу, констатацией фактов, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий.
Язык деловой переписки.
Язык деловой переписки представляет собой главной частью официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, пережил существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.
Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выделили черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает:
Высокая степень терминированной лексики:
· юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);
· экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);
· экономико-правовых терминов (погашение кредита, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.).
Именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают определённое действие:
· погашение кредита - погасить кредит,
· решение вопроса - решить вопрос,
· использование кредита - использовать кредит,
· отгрузка товара - отгружать товар,
· отсрочка платежа - отсрочить платеж.
В высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;
Развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:
· настоящие правила;
· настоящий договор;
· действующие расценки;
· надлежащие меры;
· надлежащее обращение;
· с ненадлежащим качеством;
· в установленном порядке. [7, 23 с.]
Стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:
· контроль обычно возлагается;
· сделка – заключается;
· платеж – производится;
· счет - выставляется (или оплачивается);
· цена – устанавливается;
· право – предоставляется;
· позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность - успешной; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия - существенными/несущественными и т.д.
Стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:
· в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью;
· в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств;
· договор вступает в силу со дня подписания;
· жалобы подаются в установленном законом порядке;
· поставка производится автотранспортом.
Формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на под темы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:
· предмет договора;
· исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением и водоснабжением;
· заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;
· отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;
· максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность). [7, 24 с.]
Владение деловым стилем – это во многом и есть знание и мастерство применять языковые формулы и модели речевых оборотов.
В заключении следует сказать, что приведенный в качестве примера набор языковых формул, моделей, клише мог быть дан в значительно большем объеме, однако заменить профессионализм, внутренний такт и объективность составителя в оценке конкретной управленческой ситуации он все же не сможет. Нужны практика, опыт, которые придут со временем.