Хранение и уничтожение учетно-бухгалтерской информации производится согласно "Положению о делопроизводстве" в соответствии с постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 30.06.1992 года.
Последовательность движения документации, перечень исполнителей, сроков поступления в бухгалтерию, обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности представляют собой документооборот, исполнение которого строго обязательно не только для счетных, но и для других работников компании. Они заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки и места представления документов.
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- на каждый вид документа должен быть определен кратчайший путь их продвижения, без лишних операций;
- намечаются конкретные исполнители, отвечающие за оформление и обработку документов;
- намеченные сроки документов должны быть минимальными.
Движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен двумя схемами (схема 1 и 2). Следует отметить, что какой-либо формы графика документооборота нет. Каждая организация устанавливает форму графика самостоятельно.
График документооборота (Таблица 2) должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимно дополнять друг друга. Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное предоставление отчетов и качественно заполненные документы, приложенные к отчету, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие сроки исполнения графика документооборота. Контролирует соблюдение графика документооборота главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию отчетов с документами обязательны для всех работников компании.
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется КСБУ № 24 «Организация бухгалтерской службы». С 1 апреля 2004 года первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным приказом Министерства финансов РК «Об утверждении типовых форм первичных документов» от 19 марта 2004 года № 128.
В компании определен следующий перечень первичных документов, содержание которых представляет коммерческую тайну: платежные поручения, выписки банка, расходные и приходные кассовые ордера, договоры поставки.
Учетные регистры – это листы бумаги, имеющие определенное графление, предназначенные для учетных записей и прошитые в книги. Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров является коммерческой тайной. Президент определяет перечень лиц, имеющих доступ к этой информации, в объеме компетенции сотрудников.
Таблица 4. График документооборота в ТОО «REMOTEX».
| № | Наименование объектов учета | Ответственный за составление отчета | Проверка документов и отчетов | Сроки сдачи документов в бухгалтерию |
| Учет заготовления товаров | Отдел снабжения | Начальник отдела закупок | подекадно (25 число месяца) | |
| Учет кассовых операций | Кассир | Главный бухгалтер | ежедневно | |
| Учет реализации | Отдел сбыта | Начальник отдела сбыта | еженедельно | |
| Учет денежных средств в банке | Расчетная бухгалтерия | Главный бухгалтер | ежедневно | |
| Учет движения товаров на складе | Заведующий складом | Главный бухгалтер | подекадно | |
| и т. д. |
Общие положения учетной политики ТОО «REMOTEX».
Учетная политика осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 26.12.2005 г. Базой для ее формирования являются стандарты бухгалтерского учета, методические рекомендации к ним, а также другие нормативно-правовые документы, регулирующие систему бухгалтерского учета в РК. Данной учетной политикой определяются основные правила организации учета, а также требования к внутреннему контролю и внешнему аудиту.
Основное назначение и главная задача учетной политики – максимально адекватно отразить деятельность организации, сформировать полную, объективную и достоверную информацию о ней для целей эффективного регулирования этой деятельности в интересах дела.
В основу формирования заложены следующие принципы: начисление, непрерывная деятельность, понятность, значимость, существенность, достоверность, нейтральность, осмотрительность, завершенность, сопоставимость, последовательность, правдивое и беспристрастное представление.
В соответствии с учетной политикой компании в своей деятельности ТОО «REMOTEX» использует Типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденный приказом Министра финансов Республики Казахстан от 18 сентября 2002 года № 438 (с изменениями, внесенными приказом Министра финансов Республики Казахстан от 21 октября 2003 года № 372).
В рамках синтетических счетов Типового плана с учетом специфики деятельности компании разработан рабочий план счетов бухгалтерского учета.
Налоговые расчеты и платежи производятся в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан, имеющим силу Закона, "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" № 2235 от 24.04.2002 г., в бухгалтерском учете применяется метод начислений.
Ответственность за формирование учетной политики несет президент ТОО «REMOTEX».