Оформление дел и передача их на архивное хранение

Составление номенклатуры дел

Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа «Приказы директора колледжа за 2003 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел.

Рис. Форма сводной номенклатуры дел организации.

Формирование и текущее хранение дел

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежно документационного обслуживания управления; сохранности документов.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов, расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел. дело помещают только исполненные документы (подлинные или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Оперативное хранение документов

До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и т.д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной ар­хивной службы России, нормативно-методическими докумен­тами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом делопроизводственной службы.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

— постоянного хранения в государственных архивах;

— временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

— временного хранения (до 10 лет);

— подлежащие уничтожению в связи с истечением срока «ранения.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Пере­дача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется по актам.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.