В архиве организации верхняя строка не заполняется. Когда дело будет передано в архив, ее заполняют от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К делам со сроком хранения «Постоянно» это не относится.
Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:
Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);
Оп. № – номер описи, в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);
Д. № — номер дела по номенклатуре дел, который тоже не заполняется, если организация оформляла дела без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.
Для того чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения необходимо выполнить следующие виды работ: Выделить дела, документы, которые подлежит уничтожению. Утвердить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Передать дела, документы на уничтожение.
Этап 1. Выделение дел и документов, подлежащих уничтожению Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается. Экспертиза ценности документов проводится на основе: – действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления; – типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел. Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК). Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Объектами процесса уничтожения дел, документов являются: – дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации; – дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.
Этап 2. Порядок составления акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению На дела, срок которых истек, составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акт). Форма акта утверждена приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в делопроизводстве включает: подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации; согласование и утверждение акта. При составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.
Этап 3. Передача дел, документов на уничтожение Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме. Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес. В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно. В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов: – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения; – акт об уничтожении документов оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т. е. это может быть как организация, передающая дела на утилизацию, так и сторонняя организация). Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
(наименование организации)
На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № (название фонда)
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, по личному составу согласованы
с ЭПК
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)
Документы в количестве ед. хр., (цифрами и прописью)
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Дата |
Контрольные вопросы для самопроверки:
1. Понятие дела, формирование дел.
2. Правила оформления дел.
3. Порядок формирования дел.
4. Дайте определение, что такое номенклатура дел, поясните ее назначение.
5. Какие виды номенклатур дел вам известны и каков порядок их составления и оформления?
6. Что вы знаете о формировании дел и порядке расположения документов внутри дела?
7. Понятие и оперативное хранение дел.
8. Что такое экспертиза ценности документов и кто ее осуществляет?!
9. Что входит в состав работ по оформлению дел для хранения?
10. Каков порядок передачи дел в архив?
11. Опишите порядок создания экспертных комиссий.
12. Состав экспертной комиссии.
13. Определение сроков хранения документов, передаваемых на архивное хранение.
14. Понятие архива.
15. Виды архивов.
16. Правила составления описи дел.
Выполненную работу отправьте на электронную почту: gareeva711@yandex.ru