При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы указывают перед фамилией, например:
ОАО «Алмаз»
Главному инженеру
П.С. Никифорову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Председателю
Областной Думы
И.О. Фамилия
или
Генеральному директору объединения «Агропром»
В.Д. Иванову
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно,
Например:
Руководителям
Органов управления учреждений здравоохранения Российской Федерации
Если документ будет направлен части однородных учреждений, то адресат излагается в следующей редакции:
Территориальные отделы Управления Роспотребнадзора по Воронежской области
(по списку)
При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя.
Например:
С.И. Перовой
Ул. Садовая, д.23 кв.42
Г. Троицк,
Московская обл., 299015
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» для адресатов перед вторым, третьим, четвертым адресами на документах не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. При направлении письма более чем в четыре адреса, подписывается первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии со списком рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата.
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 №221.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат», указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:
Российский медицинский университет
Ул. Островитянова, д.1
Г.Москва, 117869
Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Российский медицинский университет
Ул. Островитянова, д.1
Г.Москва, 117869
4.9. Согласование (визирование) документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Согласование может проводиться как внутри Управления (отделами и должностными лицами), так и вне его (с сторонними заинтересованными организациями). Перечень согласующих организаций определяется составлением документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом и включает личную подпись, должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:
Начальник
Отдела юридического обеспечения
Личная подпись В.М. Семенов Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник
Отдела юридического обеспечения
Личная подпись В.М. Семенов
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложения. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования (или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например: