При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, а подписи и ее расшифровка помещаются под наименованием должности, например:
| Генеральный директор ОАО «Восток» личная подпись И.О. Фамилия | Генеральный директор ООО «Титан» личная подпись И.О. фамилия |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», подпись от руки «зам» или проставлять косую черту перед наименованием должности. Подпись располагают ниже текста документа и отметки о наличии приложения.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии: личная подпись В.Н. Соколов
Члены комиссии: личная подпись Л.П. Красавина
Личная подпись О. И. Рыжов
4.13. Удостоверение документов печатью
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
Управление имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, а также штампы для регистрации документов.
Печати с наименованием отдела (без изображения государственной символики) могут иметь только те отделы, которые получили на это право от руководителя Управления и зафиксировали его в положении об отделе.
Гербовой печатью Управления удостоверяются личные подписи руководителя Управления, его заместителей, если их подпись требует заверения. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении № 5.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.», без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Разрешение на изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Управления, утверждается руководителем Управления по представлению отдела по обеспечению деятельности.
Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделе по обеспечению деятельности Управления и выдаются под расписку работникам отделов, отвечающим за их использование и сохранность.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, на которых возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее хранение. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель Управления.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел по обеспечению деятельности Управления, где они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на начальников отделов Управления.
При оставлении должности сотрудником, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в отдел по обеспечению деятельности Управления.
4.14. Заверение копий документов
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Управление может выдать копии только тех документов, которые оно подготовило.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. При оформлении копии с документа, касающегося прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку, что подлинник хранится в данной организации.
На первом листе копии документа ставится отметка «Копия». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют отметку о заверении, которая состоит из заверительной надписи «Верно», должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения, например:
«Верно»
Ведущий специалист-эксперт отдела организации надзора