За прессой всегда остается последнее слово: даже если вы думаете, что пресса поступила с вами несправедливо, не наживайте себе врагов. Сначала подумайте, сделал ли журналист, писавший о вас, невольную ошибку или действительно хотел навредить вам.
Если в материале содержится серьезная дезинформация, подходите к ситуации следующим образом:
Свяжитесь с журналистом, писавшим о вас, чтобы спокойно обсудить статью. Предложите пояснить мысль или факт, но не ввязывайтесь в драку
Попросите о поправке - не об опровержении.
Попросите написать или пустить в эфир материал, отражающий вашу точку зрения.
- Если вы не получите никакой реакции от журналиста, можно связаться с его начальством. Но имейте в виду, что так вы можете нажить себе врага в лице журналиста.
Контролируйте ситуацию.
Знайте, что вы хотите сказать, и говорите это. Придерживайтесь своей точки зрения, «гните» свою линию, не бойтесь повторять несколько раз основную мысль или идею, которую вы хотите донести до общественности.
2.3. Управление собственной информацией
Каждое сообщение должно содержать одну «изюминку»
Сосредоточьтесь на главном пункте и придерживайтесь его
Используйте ограничения сферы новостей с выгодой для себя
Если вы хотите, чтобы ваша кампания по связям с общественностью хорошо освещалась в прессе, сделайте так, чтобы журналистам было легко писать о вас.
Давая информацию, старайтесь балансировать между примитивным изложением фактов и откровенной саморекламой. Лучше всего найти счастливую середину между этими двумя крайностями. Стройте сообщение так, чтобы дать прессе интересную, актуальную информацию, которая незаметно продвигает интересы вашей кампании. Журналисты не наивны, они догадываются о том, что ваши сообщения служат вашим целям. Но в то же время они не допустят, чтобы их статьи выглядели как платная реклама чьей-то кампании по связям с общественностью.
Каждое сообщение, которое вы даете прессе, должно содержать одну «изюминку». Она должна быть смысловым центром и главной мыслью ваших информационных материалов.
Сосредоточьтесь на главной мысли и придерживайтесь ее. Каждый контакте прессой по одному конкретному поводу должен продвигать и развивать эту главную мысль, что поддержит интерес прессы к вашей информации. Такая приманка приведет журналистов на пресс-конференцию. То главное, что вы выделите в своем пресс-релизе, радио- или телеинтервью, вы увидите в газете или услышите в передаче.
Вам нужно понимать, как создаются новости, как работает пресса. Журналисты и редакторы очень заняты. Ваш рассказ - только один из многих, которые им нужно услышать, «переварить» и передать. Сообщать о новостях - это работа под давлением, у журналистов и редакторов новостей нет времени проанализировать все факты для того, чтобы подготовить статью. Никогда нет времени и для полного отчета о событии. Тридцати- секундное упоминание о событии, основанное на вашем рассказе, в пятиминутной передаче местных новостей по радио или телевидению - это достаточно хорошее освещение.
Используйте ограничения, присущие изначально сфере новостей, с выгодой дом себя. Сделайте так, чтобы было легко рассортировать вашу информацию и найти «крючок», на который можно нанизать рассказ.
Планируйте свою информацию
Используйте ключевые слова
Не перегружайте прессу информацией
Дублируйте свои усилия
Будьте последовательны
Говорите с прессой на живом языке
Вот некоторые способы заставить прессу рассказать о вашей организации и добиться нужного вам результата:
Планируйте свою информацию. Знайте точно, чего вы хотите. В каждом сообщении продвигайте одну главную мысль. Дайте журналистам возможность убедиться в том, что ваш рассказ достоин попасть в сводку новостей. Организуйте материалы и хорошо изложите их.
Используйте ключевые слова. Основную мысль сообщения подайте в виде, удобном для цитирования. Повторяйте ключевые фразы во всех материалах, которые вы даете прессе. Сделайте эти ключевые фразы короткими и простыми.
Не перегружайте прессу информацией. Дайте ей достаточно информации для статьи, но не так много, чтобы запутаться в предмете. Например, не ожидайте, что журналисты будут читать отчет на десяти страницах. Выделите основные пункты и покажите, как они иллюстрируют вашу главную мысль
Дублируйте свои усилия. Используйте для передачи информации все доступные средства, такие как пресс-релиз, интервью по телефону интервью один на один, выступления по радио и телевидению, освещение в программе новостей. Повторяйте свою главную идею во всех этих материалах.
Будьте последовательны. Все, что вы сообщаете прессе, должно укладываться в стратегию вашей кампании по связям с общественностью, и каждая мысль, попавшая в новости или статью, должна поддерживать главную идею.
Говорите с прессой на живом, «человеческом» языке. Апеллируйте к общечеловеческим ценностям, чтобы показать, как ваша информация влияет на жителей города, района, области.
2.4. Проведение интервью
+Установите хорошие отношения с журналистами
Определите стиль работы журналиста
+Сформулируйте основные положения
+Будьте самим собой
Не переоценивайте значимости своей информации
Не старайтесь придумать ответ
Никогда не говорите «не для записи»
Не употребляйте жаргон
Во время подготовки и проведения интервью следует принять во внимание следующее.
Установить хорошие отношения с журналистами всегда в ваших интересах.
Определите стиль в котором пишет или задает вопросы журналист. Для этого:
довлеют мысли о том, что вас записывают. Всегда помните, что журналист ни на минуту не прекращает свою работу.
Никогда не употребляйте в своей речи профессиональный жаргон, так как это делает речь труднодоступной для понимания теми, кто не знаком со спецификой вашей работы. Это относится не только к журналистам, но и к читателям, зрителям и слушателям, иными словами, к тем, до кого журналист старается донести ваше сообщение. Употребление профессионального жаргона - один из верных способов убить интерес к любой теме, даже если вы ведете беседу с представителем профессионального издания.
Пять составляющих успешно проведенного интервью
1.Помните, что журналист является специалистом в своей области, но вы, в любом случае, знаете больше о своей организации/предмете вашей беседы. Вы, а не журналист являетесь специалистом в той области/организации, о которой идет речь в интервью. Тем не менее, никогда не стройте из себя слишком большого мудреца.
2. Старайтесь не увязнуть в деталях:
Не отходите далеко от темы заданного вам вопроса.
Концентрируйте ваше внимание на ключевых моментах вашего сообщения.
3.Если вдруг ваше интервью начало принимать нежелательное для вас направление, старайтесь в своих ответах сосредотачиваться на ключевых моментах вашего сообщения.
4.Попробуйте обратить любой негативный подход в позитивный.
5. Перед началом интервью сформулируйте для себя перечень наиболее трудных или так называемых скользких вопросов, которые, на ваш взгляд, могут быть вам заданы, и подготовьте ответы на них.
Фотографии
· Размеры фотографий должны быть стандартными
· Желателен местный колорит
· Фотографии должны быть хорошего качества
Фотографии - исключительно эффективное средство коммуникации. К сожалению, о фотографиях редко думают, а когда понимают, что они нужны, уже слишком поздно и нет времени сделать хорошие снимки.
Необходимы стандартные фотографии.
О стандартах, принятых в данном средстве массовой информации, лучше узнать заранее в редакции.
Газеты приветствуют фотографии, которые имеют местный колорит. У газеты может быть всего один штатный фотограф, и редакция, возможно, довольствуется фотографиями, которые ей предлагают со стороны. В таком случае ваши шансы на публикацию фотографий резко возрастают.
Дайте газетам то, что они хотят, - фотографии хорошего качества с местным колоритом. Газеты являются частью бизнеса, а фотографии местных жителей или местных событий способствуют тому, чтобы они быстрее раскупались.
Фотографии должны быть хорошего качества.
Плохое качество настроитпротиввас редактора и подорвет доверие к вам. При выборе фототографий руководствуйтесь следующими правилами:
Изображение должно быть резким.
Фон не должен быть отвлекающим.
- Фото должно показывать действие, а не просто портрет
Фото должно быть снабжено подписью, так как газетам нужно кто изображен на фотографии, когда она сделана и почему.Вполне возможно, что под вашей фотографией будет напечатана та подпись, которую вы сами указали.
Пресс-релиз
- Печатайте типографским способом
- Приведите имя пресс-секретаря
- Укажите: «Для немедленного распространения»
- Используйте приковывающий внимание заголовок
- Указывайте место плату
- Наиболее важные факты должны суммироваться в первом абзаце
- Второй абзац должен включать цитаты
- Каждый следующий абзац менее важен
- Пресс-релиз печатайте через два интервала
- Будьте точны
- Заглядывайте в словари
Собирайте пресс-релизы
Рассылка пресс-релиза - самый надежный способ увидеть материал в прессе таким, каким он вам нужен. Пресс-релиз должен быть написан в стиле новостей, в нем должна быть выделена главная мысль.
Пресс-релизы - наиболее распространенный способ подачи материала прессе. Их можно использовать для анонсирования новостей, как различные мероприятия, годовщины, презентации, конференций, а также как комментарии текущих событий.
Все пресс-релизы должны проверяться человеком, отвечающим боту с прессой. Телефонные звонки для продвижения пресс-релизов увеличат ваши шансы на публикации. Вот основные правила для подготовки пресс-релиза:
Печатайте пресс-релиз типографским способом, изложение должно быть ясным, простым.
Приведите имя человека для связи, обычно руководителяорганизации или пресс-секретаря, и номер телефона, по которому его л найти, в правом верхнем углу листа.
Укажите! «Для немедленного распространения» над заголовком с левой стороны, если только вы не хотите по каким-либо причинам придержать материал. Если хотите придержать, напишите, что это для распространения в определенное время, однако настоящих гарантий, что журналист не использует информацию до указанного времени, нет.
Используйте приковывающий внимание заголовок над текстом, для того чтобы захватить внимание редактора. Помните, что у редактора может быть целая стопка пресс-релизов и статей, которые он должен просмотреть, и ваши новости должны привлечь его внимание.
Указывайте место, откуда посылаете новости, и дату Например, «'Новосибирск, 29 января 1996 г.». С этого обычно начинается текст любого пресс-релиза.
Наиболее важные факты должны суммироваться в первом абзаце Этот ключевой абзац должен отвечать на вопросы: Кто? Что? Где? Когда? и Почему? Сделайте его сильным и точным.
Второй абзац должен включать одну или две цитаты из выступлений руководителя, других людей, желательно известных, имеющих отношение к теме. Цитаты подбирают так, чтобы журналист мог их использовать при написании статьи. Подписывайте все цитаты.
Каждый следующий абзац должен быть менее важен, чем предыдущий (принцип опрокинутой пирамиды). Это делается для того, чтобы редактор, которому возможно, придется сократить материал, смог «обрезать» его в любом месте без потери основного смысла.
Пресс-релиз должен быть напечатан через два интервала на одной стороне страницы с большими полями. Не печатайте на обороте страницы. Если пресс-релиз не помещается на одной странице, внизу первой страницы напишите «Продолжение следует» и продолжайте на следующей странице. Пронумеруйте следующие страницы. В самом конце пропустите строчку и напечатайте знак « » в центре строки. Это указывает на конец материала (международный стандарт). Пресс-релиз объемом более двух страниц допускается в очень редких случаях.
Будьте точны в своих пресс-релизах. Не переусердствуйте с редактированием. Пишите в стиле новостей, чтобы журналисты были более склонны использовать ваш материал дословно.
Заглядывайте в словари, окончательно работая над текстом. Ошибки любого типа подорвут доверие к вам.
Собирайте пресс-релизы, организованные по теме и дате, в специально отведенную для этого папку
2.7. Информационный пакет для прессы
Информационный пакет доя прессы создается, чтобы снабдить журналистов основной информацией о вашей организации, проекте, программе, действии и т.д. Он помогает журналисту и редактору при подготовке статей и сообщений.
Информационные пакеты для прессы должны быть доставлены каждому средству массовой информации из составленного вами списка.
Содержимое информационного пакета удобно хранить в папке с двумя отделениями. Разложите материалы так, чтобы наиболее важная информация была в правом кармане. Левый карман используйте для более общей информации, например для фото и биографий.
Содержание информационного пакета для прессы
Пресс-релиз - короткое сообщение, объясняющее суть происходящего события
Подробные данные о вашей организации
+Биографии
Копии статей о вас, отзывы известных лиц об организации (если есть)
Дополнительные материалы: например список выступающих, если вы проводите пресс-конференцию, и т. д.
+Фотографии
+Специальный цветной слайд для телевидения, дающий возможность режиссеру наложить изображение на устный материал
2.8. Пресс-конференции
Помните о сроках сдачи материалов для прессы
+Примите во внимание, что другое важное событие может не позволить прессе посетить Ваше мероприятие
Известите прессу не позднее, чем за 48 часов
+Определите, под каким углом зрения надо рассматривать новости
+Выберите подходящее помещение
Удостоверьтесь в готовности выступающих +Проверьте место заранее
+Будьте гостеприимны
+Организуйте регистрацию журналистов
Начните вовремя
Распространите пресс-релизы
· Планируйте на пресс-конференцию полчаса
Следите за публикациями
Пресс-конференции - прекрасный способ добиться освещения в прессе. Они необходимы для передачи важной информации прессе и дают возможность журналистам задавать вопросы. Тем не менее, устраивая пресс- конференцию, вы рискуете тем, что можете показать себя не с лучшей стороны. Поэтому так важна подготовка.
.Готовясь к пресс-конференции, репетируйте ответы на предполагаемые вопросы. Хотя вы планируете пресс-конференцию на определенную тему журналисты этой темой не связаны. Они могут задавать разнообразные вопросы, поэтому будьте в курсе всех событий, которые касаются вашей организации.
Подготовьте вступительное слово, в котором объясняется главная идея вашей пресс-конференции. Обязательно распространите пресс-релиз. Подготовьте информационный пакет для прессы со всеми материалами, которые относятся к теме.
Если уж вы решили организовать пресс-конференцию, то должны быть уверены, что имеете новости для прессы. Не злоупотребляйте пресс-конференциями. Их нужно планировать заранее и использовать только для важных заявлений. Устраивайте пресс-конференцию только тогда, когда источник новостей, скажем руководитель, готов к встрече с прессой. Серия интервью один на один с журналистами лично или по телефону может выполнить те же задачи, что и пресс-конференция.
Вот основные положения, которым надо следовать при планировании и проведении пресс-конференции:
Планируйте конференцию, помня о сроках сдачи материалов дом прессы. Выберите день и время, когда пресса не занята другими событиями, например какими-то регулярными или иными намеченными раньше вашего мероприятиями (День города, визит важного лица и т.п.).