«Отчеты» - выходные документы, которые могут быть сгенерированы практически из любого окна программы, но в первую очередь – из форм учетно-аналитического блока функций (Лист заказов, Заказ ит.д.).
Процедура экспорта данных в «отчет» из любой формы программы (например, Заказ) стандартна и предполагает всего два действия:
Выбрать нужный отчет из перечня, кликнув правой кнопкой мыши в поле «Отчет» (в верхнем правом углу рабочего окна)
6. нажав соответствующую кнопку (W или «Х»), вывести сгенерированный отчет на экран (во временный файл), при необходимости внести в текст какие-либо коррективы и затем сохранить этот файл (командой «сохранить как…») на локальном компьютере (или же распечатать или закрыть без сохранения).
Принцип, по которому генерируются отчеты:
1. Все шаблоны отчетов хранятся в папке …/DB/REPORTS, которая размещена на компьютере-сервере базы данных.
2. При генерации отчета программа «вынимает» нужный шаблон из базы данных, подставляет туда вместо специально прописанных гиперссылок ваши текущие данные (из той формы, которая открыта на экране) и выводит сам отчет – в виде временного файла с таким же именем, как и у шаблона. Если вы сохраните этот новый файл кнопкой «сохранить», он попадет в папку временных файлов («temp») вашего компьютера. Именно поэтому следует сохранять сгенерированные отчеты другой командой – «сохранить файл как…», указав для хранения нужную папку.
Действия с шаблонами и отчетами:
1. Редактирование шаблона – установите курсор на отчете (выбрав его из перечня) и далее правой кнопкой мыши на соответствующей кнопке (W или «Х») выберите команду «Редактировать шаблон». Внимание: - вы будете вносить правки не во временный файл (отчет), а непосредственно в шаблон отчета, т.е. в файл, который хранится в базе данных и является общим для всех пользователей системы, поэтому будьте очень осторожны! Корректировать разрешается только «статический» текст (заголовки таблиц, логотипы и пр.), но ни в коем случае не гиперссылки, по которым в отчет выводятся данные! По окончании редактирования сохраните файл, не меняя его названия и месторасположения.
2. Удаление отчетов - выберите отчет из перечня, а затем правой кнопкой мыши на соответствующей кнопке (W или «Х») выберите команду «Удалить отчет». При этом шаблон данного отчета из базы данных не удаляется – процедура используется только для очистки выпадающего перечня отчетов.
3. Создание новых отчетов – команда используется только для добавления нового отчета в перечень, т.е. не для создания отчета в полном смысле этого слова, а для «привязки» к отчету нового файла-шаблона (сами шаблоны создаются исключительно специалистами компании-разработчика). Поэтому предварительно скопируйте предоставленные разработчиком файлы шаблонов в папку DB/REPORTS. Далее – по стандартной схеме: кликнув правой кнопкой мыши на соответствующей кнопке (W или Х), выберите команду «Создать новый отчет». И укажите (стандартным способом) путь к нужному файлу (он - в папке REPORTS). Внимание – указывать надо СЕТЕВОЙ путь к файлу, даже если вы работаете на том же компьютере, где расположена папка REPORTS. Новый отчет появляется в перечне сразу же по окончании этой процедуры – с тем же именем, что и у файла-шаблона. Как правило, в имени нового отчета содержится название компании, для которой он разрабатывался – например, «VALANTA-CONTRACT.doc», «NOVITA-REQUEST.xls» и пр.