Понятия «документ», «управленческий документ»

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен­ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку­ментально закреплять правовые отношения юридических и ча­стных лиц. Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив­ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен­ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос­таточность информации).

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования – создание документа.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

Документ –это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас­крыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. [2]

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы –это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. [3]

Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

- регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции и др.);

- распорядительной деятельности (приказы, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.);

- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.).