При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация предприятия взимает с работника денежный взнос.
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.
При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.
Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Учет трудовых книжек.
На предприятии должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек (согласно Инструкции по ведению трудовых книжек):
а) приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 45);
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 14).
В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия (кассиром).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке Т-2 и книге учета.
Приходо-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора предприятия и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за документационное обеспечение кадровой деятельности.
По окончании каждого месяца (квартала) бухгалтерия требует от последнего отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется соответствующий акт. (Приложение 15).
Споры по вопросам ведения трудовых книжек решаются в соответствии с действующим законодательством.
ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.
Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.
Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:
Внутренняя опись документов дела.
Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).
Личный листок по учету кадров (анкета).
Автобиография.
Копии документов об образовании.
Копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством).
Характеристики или рекомендательные письма.
Заявление о приеме на работу или трудовой контракт.
Копия приказа о приеме на работу.
Наряду с перечисленными документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например:
- список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
- выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);
- характеризующие деловые и личные качества работника: характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности), листок учета краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу), и др.
В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии взысканий, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация содержится в "Дополнении к личному листку по учету кадров". В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.
Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов.
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.
При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.
"Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле" содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
Опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 16). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Основу личного дела составляют "Личный листок по учету кадров" и "Дополнение к личному листку".
Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в выборных органах, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
Ответы на вопросы личного листка даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом, аттестат), документы об имеющихся изобретениях.
Необходимо обратить внимание на некоторые графы личного листка по учету кадров, при заполнении которых часто допускаются ошибки и неправильные формулировки. Так, в графе 9 "Образование" должны применяться следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе 13 "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность работника началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т.п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени разные должности, то следует указывать с какого и по какое время он работал в каждой должности.
В графе 19 "Семейное положение в момент заполнения личного листка" сначала указывается: женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь и т.д.), проживающие совместно с работником. При этом указываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи.
Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание - не имею; пребывание за границей - не был и т.д.
Работник кадровой службы, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Наряду с личным листком по учету кадров в практике используется другая аналогичная учетная форма - анкета, которая в основном содержит те же графы, что и личный листок. В состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например, вопрос об изменении фамилии, имени, отчества и др. Ответы на вопросы анкеты формируются аналогично ответам в личном листке. Однако анкета подписывается не только самим поступающим на работу, но и принимающим его работником кадровой службы после соответствующей сверки внесенных в анкету сведений.
Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете). Дополнение к личному листку выключает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
В первом разделе фиксируются сведения о работе после заполнения личного листка (перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылками на решение об утверждении и об освобождении работника). В необходимых случаях в таблицу первого разряда включают также графу "Причина освобождения".
Во втором разделе помещают данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка: образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов, награждение орденами и медалями, изменение места жительства и семейного положения, повышения квалификации.
Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами:
- о перемещениях по службе, поощрениях и взысканиях - приказами по личному составу;
- об изменениях фамилии, имени, отчества, семейного положения - приказами по личному составу, изданными на основе докментов органов
ЗАГС и изменении паспортных данных;
- об образовании и повышении квалификации - документами учебных заведений;
- о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий - документами ВАК и т.д.
Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на оборотной стороне листа, после всех других сведений и состоят, как правило, из надписи "Личное дело проверено", даты и подписи.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы; фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественной работы (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отца, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.
При составлении автобиографии особое внимание следует обратить на те вопросы, которые не нашли детального отражения в личном листке по учету кадров, например, вопросы о причинах изменения места работы, профессии и т.п.
Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке. Помещаемая в личное дело копия приказа о приеме на работу должна иметь отметку о заверении копий.
Вместо копии приказа в личное дело может быть помещена выписка из него. Выписка делается только после подписания приказа руководителем организации. В выписке сохраняются реквизиты бланка приказа, к которым добавляются слова "Выписка из...", дата подписания приказа, его номер и заголовок к тексту. Затем следует нужная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя организации, подписавшего подлинник приказа, его инициалы и фамилия (без личной подписи).
Заверение выписок из приказов аналогично заверению копий. При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается заверительная надпись, которая составляется на листе-заверителе дела, имеющем установленную форму (приложение 17).
Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.
В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности документов дела:
* наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
* номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
* номера крупноформатных листов;
* номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Работники кадровых служб, на которых возложено ведение личных дел, обязаны постоянно следить за состоянием личных дел и своевременно вносить изменения в учетные данные работника. Категорически запрещается вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, менять его форму, требовать от работника повторного заполнения личного листка и написания автобиографии в целях обновления личного дела. Все изменения в учетных данных работника отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
Документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки, оформляется для передачи в ведомственный архив и сдается на хранение. В освободившуюся обложку под тем же номером помещается личное дело нового работника. При таком порядке текущего хранения личных дел работающих необходимо вести вспомогательную алфавитную картотеку личных дел для их быстрого поиска. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату его заведения, другие справочные данные.
В целях сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации также необходимо разрешение руководителя данной организации.
При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносит в енго новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя организации работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело. В контрольной карточке указываются: номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника, на которого оно заведено, дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в кадровую службу. Для высланных дел указывается: дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.
Контрольная карточка
+---------------------------------------------------------------+
¦ Личное дело N __________________________________ ¦
¦ Фамилия ________________________________________ ¦
¦ Имя ____________________________________________ ¦
¦ Отчество _______________________________________ ¦
¦ ¦
¦ Отметки о выдаче личного дела ¦
+---------------------------------------------------------------¦
¦ Дата выдачи¦ Кому выдано ¦ Расписка в ¦ N телефона ¦ Дата ¦
¦ ¦ ¦ получении ¦ ¦ возврата¦
+-------------+-------------+------------+------------+---------¦
+-------------+-------------+------------+------------+---------¦
+-------------+-------------+------------+------------+---------¦
+-------------+-------------+------------+------------+---------¦
+---------------------------------------------------------------+
Наряду с контрольной карточкой в кадровых службах (особенно с большим количеством личных дел) обычно ведется вспомогательная алфавитная картотека, облегчающая поисковую и справочную работу по личным делам. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату его заведения и другие справочные сведения по усмотрению кадровой службы. Контрольная и алфавитная карточки могут быть объединены в одну алфавитно-контрольную карточку.
Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.
Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров, а в небольших организациях, где нет самостоятельной кадровой службы, - на руководителя организации.
Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.
В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.