Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве [1].
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
Документы различают:
· По назначению
o организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
o распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
o информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
o учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
o нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);
o и др.
· По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
· По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
· По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
· По способу представления — электронный, на бумажных носителях
· По месту издания — внутренние, внешние
· По направлению отправки — входящие, исходящие
· По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
· По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
· По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.
Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).
Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.
На протяжении истории носители информации менялись.
Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
· Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
· Функции, обеспечивающие процесс управления
· Функции, носящие культурно-исторический характер.
Общие функции документа:
· Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
· Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
· Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.
Специальные функции документа:
· Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
· Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
· Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
· Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
· Историческая — документ является историческим источником.
Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.
52. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Личный документ - автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта.
ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. По более узкому определению ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" от 23 ноября 1994 г. "произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер".
53. Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.
Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.
К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:
| точные (время создания документа указывается точно); |
|
| приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т.п.); |
|
| вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.)117. |
Дата создания документа необходима для правовой оценки содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные”118.
Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.
В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным119. Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления