Менеджер - это человек, занимающий постоянный управленческий пост и наделенный полномочиями принимать решения по определенным видам деятельности организации, функционирующей в рыночных условиях.
Термин "менеджер" может употребляться применительно: к администратору любого уровня менеджмента, если администрирование осуществляется современными методами; руководителю предприятия в целом или его подразделений (завода, отдела, цеха, участка); организатору конкретного вида работ; руководителю по отношению к подчиненным. К менеджеру, в первую очередь, предъявляются требования высокого профессионализма и компетентности. В нем должны соединяться качества высококвалифицированного специалиста, обладающего техническими и экономическими знаниями, и организатора производства, выполняющего административные функции. В условиях перехода к рыночной экономике нужно изменять взгляд на природу, роль, сущность и роль труда руководителя. Сейчас на первое место выдвигаются самостоятельность, инициативность, предприимчивость, творческое мышление, подготовленность к разумному риску.
Руководство совместной деятельностью людей состоит во взаимосвязи, с одной стороны, единоначалия, а с другой - самоуправления группы. Деятельность руководителя осуществляется в составе совместной деятельности социально-экономической системы. Все исполнительские, организационные и административные функции могут концентрироваться в руках руководителя высшего звена или делегироваться низовым ступеням должностной иерархии, вспомогательным подразделениям, функциональным службам.
Из сказанного можно сделать вывод, что менеджмент, совместной деятельностью людей, составляет сущность руководства - особого вида экономической деятельности. Руководитель достигает цели совместной деятельности благодаря тому, что умножает свои физические и интеллектуальные силы за счет коллективных сил подчиненных. Это и есть проблема руководителя любого управленческого уровня.
Влияние на подчиненных составляет основу руководства. Руководитель - это человек, который лично своим влиянием направляет подчиненных на достижение целей организации. Его функциями являются определение норм поведения подчиненных, удовлетворение в меру возможности их нужд и броня их интересов перед управляющими верхнего уровня. Среди требований, предъявляемых к менеджеру, на первый план ставится умение управлять людьми. Поэтому он должен в совершенстве быть в курсе своих прямых подчиненных, особенно их возможности осуществлять порученное дело.
Различают три стадии менеджмента: стратегический менеджмент, оперативный менеджмент, контроль. За каждой из них закреплены определенные виды деятельности.
Стратегический менеджмент - это выработка цели менеджмента, прогнозирование (научное обоснование будущего состояния и развития организации) и перспективное планирование.
Оперативный менеджмент охватывает два вида деятельности: организацию как способ создания необходимой структуры (и нужных ресурсов) и руководство (воздействие на непосредственных исполнителей в созданной структуре).
Контроль включает проверку и анализ результатов на пути достижения цели, неиспользованных резервов производства. Эффективно работающее предприятие предполагает единовременное функционирование всех стадий и направлений менеджмента, т. е. взаимосвязь их во времени и пространстве.
Практика показывает, что качества, которые дают вероятность руководить совместной деятельностью людей, существуют за пределами связи с производственным опытом специалистов и могут быть оценены заблаговременно. Выделяются следующие организаторские способности:
Адаптационная мобильность - склонность к творческим формам деятельности, непрерывному углублению знаний; инициативность; нетерпимость к косности, консервативным проявлениям; стремление учить других, охота качественных изменений в организации и содержании собственной деятельности; подготовленность к обоснованному риску; стремление к нововведениям; расширение круга своих полномочий; самообладание, предприимчивость. Контактность - общительность - экстравертность (направленность на внешний мир и дело в нем); интерес к людям; рослый уровень притязаний в сфере межличностных отношений, способность располагать к себе людей, видеть себя со стороны, выслушивать, понимать и убеждать людей; умение взглянуть на конфликтную ситуацию глазами собеседника.
Стрессоустойчивость - интеллектуальная и эмоциональная защищенность в проблемных ситуациях; самообладание и трезвость мышления при принятии коллективных решений.
Доминантность - властность; честолюбие; стремление к личной независимости, лидерству в любых обстоятельствах и любой ценой; подготовленность к бескомпромиссной борьбе за свои права; игнорирование авторитетов; самоуважение, соседствующее с высокой самооценкой, завышенным уровнем притязаний; смелость, волевой характер.
Типы общения подразделяются на слабовольный, агрессивный и социально-адекватный. Каждый тип общения реализует соответствующий стиль руководства; слабовольному типу общения соответствует либерально-отстраненный, агрессивному - автократический, социально-адекватному - демократический тип руководства. Наблюдение за поведением руководителя своевременно его постоянных контактов с подчиненными и другими людьми дают вероятность оценить присущий ему тип общения и прогнозировать характерный для него стиль менеджмента.
1.3 Проблемы рационального использования рабочего времени
В ходе изучения трудового процесса и его нормирования решаются две задачи: определение фактических затрат времени на выполнение операции и ее элементов; определение структуры затрат времени на протяжении смены (или ее части).
Различают два основных метода изучения затрат рабочего времени: метод непосредственных замеров и метод моментных наблюдений.
Метод непосредственных замеров заключается в непрерывном наблюдении за трудовым процессом, операцией или ее частями и фиксации показаний текущего времени либо продолжительности выполнения отдельных элементов операции.
Достоинства метода:
· подробное изучение процесса труда и использования оборудования;
· получение данных в абсолютном выражении (с, мин, ч) и их высокая достоверность;
· установление фактических затрат рабочего времени за весь период наблюдения, получение сведений о последовательности отдельных элементов работы;
· возможность непосредственного выявления рациональных приемов и методов труда, причин потерь и нерациональных затрат времени;
· возможность привлечения к исследованиям самих работников.
Недостатки метода:
· наблюдения длительны и трудоемки, обработка данных достаточно сложна;
· время наблюдения ограничено, наблюдение нельзя прерывать;
· один наблюдатель, как правило, не в состоянии обеспечить качественное наблюдение и фиксацию результатов более чем по трем - четырем объектам;
· постоянное присутствие наблюдателя оказывает психологическое; воздействие на работника, что может несколько искажать достоверность результатов.
Метод моментных наблюдений состоит в регистрации и учете количества одноименных затрат рабочего времени в случайно выбранные моменты (в некоторых случаях - через равные промежутки времени). В основе этого метода лежит закон больших чисел, в соответствии с которым «взаимные отклонения частей совокупности поглощаются всей совокупностью, и с достаточно высокой вероятностью по отдельной части можно судить о совокупности в целом».
При применении данного метода структура затрат времени устанавливается по удельному весу моментов, в которые отмечались те или иные состояния (подготовительно-заключительные действия, простой, оперативная работа и т.п.) в общем количестве учтенных моментов за весь период наблюдения.
Достоинства метода:
Ø один исследователь может наблюдать почти неограниченное число объектов;
Ø достоверность наблюдения не пострадает, если оно будет прервано, а затем продолжено;
Ø по оценке специалистов, трудоемкость наблюдения и обработки данных в 5, 10 раз меньше, чем при методе непосредственных замеров, ниже
Ø физические и нервные нагрузки у наблюдателя;
Ø наблюдатель не находится постоянно рядом с работником - объектом наблюдения, поэтому не оказывает на него существенного психологического воздействия.
Недостатки метода:
o результатом являются только усредненные данные;
o структура затрат рабочего времени может быть раскрыта не полностью;
o отсутствуют данные о последовательности и рациональности выполнения приемов и операций, нет возможности непосредственно фиксировать причины простоев, потерь, нерациональных затрат рабочего времени.
В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени выделяют следующие виды наблюдений:
Хронометраж - изучение периодически повторяющихся операций, подготовительно-заключительной работы, действий по обслуживанию рабочего места.
Фотография рабочего времени - изучение рабочего времени исполнителя, времени использования оборудования в течение смены или её части путем измерения всех видов затрат времени (работы, перерывов), их содержания, последовательности, продолжительности.
Фотохронометраж - сочетание изучения структуры затрат рабочего времени на протяжении смены с помощью фотографии рабочего времени и хронометража отдельных элементов работы.
Самофотография рабочего времени проводится самим рабочим. При этом выявляются и фиксируются только потери рабочего времени, отмечаются причины их возникновения и указываются пути их устранения. В зависимости от количества одновременно наблюдаемых объектов различают индивидуальные, групповые (бригадные), массовые (маршрутные) наблюдения.
Индивидуальные наблюдения ведутся за одним рабочим, единице оборудования.
Групповые наблюдения распространяются на нескольких рабочих или несколько единиц оборудования, на рабочих и станки на многостаночном рабочем месте, на работу бригады.
Массовым считается наблюдение, когда число объектов превышает 10 (изучение затрат рабочего времени всего участка, цеха). Массовое наблюдение называют маршрутным, если объекты отдалены друг от друга и наблюдатель должен двигаться по определенному маршруту. Иногда маршрутным называют индивидуальное наблюдение, если по определенному маршруту движется сам объект (например, обслуживающий рабочий), а наблюдатель следует за ним.
Рабочее время представляет собой установленную законом продолжительность пребывания работника на предприятии для выполнения определенных обязанностей. Полнота и рациональность его использования - важнейшее условие увеличения прибыли предприятия, не требующее дополнительных затрат.
Показателем рабочего времени за определенный период (год, квартал, месяц) является фонд рабочего времени, который измеряют в человеко-днях или человеко-часах. Его величина зависит от числа рабочих, - продолжительности рабочего периода в днях и продолжительности рабочего дня. Информационной базой анализа являются баланс рабочего времени одного рабочего, данные отдела кадров о численности персонала, фотографии рабочего дня, хронометражные наблюдения, статистическая отчетность.
Эффективная работа предприятий во многом зависит от полноты и целесообразности использования фонда рабочего времени. Для этого проводится анализ рабочего времени занятых на производстве, который также позволяет определить степень использования персонала предприятия. В процессе такого анализа изучаются внутрисменные и целодневные потери рабочего времени, выявляются величина потерь и непроизводительных затрат рабочего времени, выясняются причины их возникновения.
Сравнение фактически отработанных человеко-дней или человеко-часов (продолжительности рабочего дня) с плановыми (расчетными) или базисными данными позволяет выявить потери рабочего времени в абсолютных единицах измерения и в процентах.
Внутрисменные потери выявляются в результате анализа продолжительности рабочего дня, который зависит от продолжительности перерывов в течение рабочего дня, обусловленных законом (перерывы, связанные с вредными условиями труда, сокращению рабочего дня подростков и т.д.) и внутрисменных потерь рабочего времени. Анализ внутрисменных потерь рабочего времени позволяет выявить причины, а, следовательно, сократить их и предупредить возникновение таких потерь.
Целодневные потери рабочего времени выявляются в результате анализа использования фонда рабочего времени и баланса рабочего времени одного среднесписочного рабочего. Количество отработанных человеко-дней или человеко-часов в анализируемом периоде зависит от целодневных простоев, неявок на работу с разрешения администрации, болезней, забастовок, прогулов. Поэтому целодневные потери рабочего времени должны учитываться и анализироваться. Анализ целодневных потерь рабочего времени позволяет сократить, а порой предупредить возникновение таких потерь рабочего времени, как целодневные простои, забастовки, прогулы, снизить заболеваемость.
Устранение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени повышает коэффициент использования явочного состава персонала и уменьшает потребность в численности работающих.
При анализе использования рабочего времени проверяют обоснованность плановых (расчетных) заданий, выясняют изменения, происшедшие по сравнению с прошлым годом, определяют пути дальнейшего улучшения использования рабочего времени.
Анализ внутрисменных потерь рабочего времени осуществляется при помощи коэффициента использования продолжительности рабочего дня, который определяется отношением фактической продолжительности рабочего дня к базисной или плановой по формуле:
Крд = Прд. ф. / Прд. пл,
где Крд - коэффициент использования продолжительности рабочего дня; Прд. ф., Прд. пл - продолжительность рабочего дня соответственно в отчетном периоде, плановом, час.
Оценка эффективности использования рабочего времени одним рабочим осуществляется с использованием данных баланса рабочего времени и отчета о его выполнении.
Оценка эффективности использования труда на предприятии осуществляется при анализе фактического реального фонда рабочего времени в человеко-днях или человеко-часах, величина которого зависит от 3-х факторов: численности рабочих, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительность рабочего дня.
Для повышения эффективности работы предприятия необходимо совершенствовать структуру использования рабочего времени.
Существенное сокращение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени может быть достигнуто путем организационных мероприятий, повышения трудовой дисциплины, соблюдения правил техники безопасности, улучшения условий труда и мероприятий по охране труда, что будет способствовать снижению потерь рабочего времени, а следовательно, может быть достигнута экономия численности персонала фирмы.
Для выявления потерь и нерациональных затрат рабочего времени анализируется общий фонд рабочего времени рабочих и определяется влияние факторов на использование рабочего времени
Для определения экономии численности вследствие улучшения использования рабочего времени необходимо выполнять следующие мероприятия:
1. Проводить мероприятия по ликвидации простоев и необоснованных потерь;
2. Систематически проводить медицинские осмотры работников с целью своевременного выявления заболеваний и предупреждений невыходов на работу по причине болезни;
3. Невыходы на работу по разрешению администрации, планировать в соответствии с нормами.
Одним из рациональных путей решения проблемы нехватки рабочего времени является разумная организация своего личного рабочего времени, именуемое в менеджменте как самоменеджмент, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.
Самоменеджмент является эффективным способом учета и реализации новых реальностей переходных процессов.До последнего времени его предметная область искусственно сужалась саморазвитием индивидов, занимающихся менеджментом в предположении абсолютной идентичности понятий управления и менеджмента даже в условиях переходных экономик. Однако работа в условиях рыночных инфраструктур и дальнейшее развитие демократизации и методов децентрализации, а также учет перманентной полупрозрачности любых границ потребовали углубленного анализа причин и обстоятельств неэффективности многих методов командного управления, выявления методов для деятельности в условиях неопределенности и т.д. Иначе – учета сущности самоменеджмента. Самоменеджмент представляет собой специфическую область деятельности феноменологического плана, которая всегда имеет место с пульсациями и неопределенностями человеческих ресурсонесущих отношений как системы систем.Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет (но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку управляемы случаются чаще”. Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая развивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Необходимо устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии. Ситуационный анализ – представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».Формулирование целей – установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целей для последующей стадии планирования. Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей.Способы достижения целей оцениваются руководителем в зависимости от того, о каких именно целях идет речь в каждом конкретном случае. Планирование рабочего времени, как правило, связано с достижением краткосрочных, текущих целей. Здесь особенно важно правильно сопоставить желаемые результаты и ресурсы, которые имеются для их достижения, в том числе и временные.Чтобы провести качественную оценку способов достижения той или иной цели, необходимо учесть все ограничения, которые накладывает реальная ситуация. Например, желание руководителя отвести больше времени на совещание с производственным отделом по какой-либо возникшей проблеме может не осуществиться из-за неожиданного визита представителей органов финансового контроля, которые потребуют внимания к себе.
При оценке способов достижения целей большое значение имеют следующие факторы:
1. Личностные оценки руководителя. Это субъективные представления о важности и приоритетности того или иного качества или блага. Они выступают в виде компаса, указывающего человеку желательное направление, когда приходится выбирать между альтернативами действий.
У каждого из нас имеется своя внутренняя система ценностей, которая влияет на наши поступки и определяет те средства, которые мы используем для достижения своих целей. Поэтому, например, если руководитель ставит во главу достижение определенных финансовых результатов, то скорее всего он не будет слишком беспокоиться об улучшении условий труда для своих сотрудников.
2. Культурные различия. Культурные различия тоже играют не последнюю роль в определении способов достижения цели. Согласно исследованиям руководители, например, из Австралии более склонны прислушиваться к мнению подчиненных и уделять внимание их проблемам, а руководители из Южной Кореи главное значение придают силе и предпочитают беспрекословное подчинение.
3. Критерии оценки цели. Кроме ограничений, при определении способов достижения намеченных целей необходимо выделить и критерии оценки наиболее подходящих вариантов. Если выбранный способ не соответствует принятым критериям, его нельзя рассматривать как реалистичный.
Критерии оценки могут быть как количественными, так и качественными. В связи с этим может возникнуть проблема сопоставления тех или иных критериев, которые не имеют схожего выражения. Невозможно сравнивать вещи, если и они не однотипны. Чтобы избежать этого, необходимо выразить все критерии в определенной форме. Желательно, чтобы это была форма, в которой выражена цель.
В бизнесе главным приоритетом является прибыль, поэтому и критерии для коммерческих организаций лучше всего представить в денежном выражении либо в форме оценки их относительного влияния на прибыль. Например, материальные затраты на единицу продукции не должны превышать 1000 рублей и составлять более 20% от себестоимости продукции.
В организациях, не занимающихся коммерческой деятельностью, основной задачей является минимизация расходов. Поэтому здесь денежное выражение подойдет как критерий для сравнения последствий использования разных способов достижения целей для похожих организаций.
Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя.
Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. Так же, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.
Основные правила планирования времени:
1. Соотношение (60:40).
Опыт показывает,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей” времени.
2. Сведение задач воедино – план действий.
Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь
представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-,
средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.
3. Регулярность – системность – последовательность.
Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.
4. Реалистичное планирование.
Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.
5. Восполнение потерь времени.
Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.
6. Фиксация результатов вместо действий.
Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо
действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на
достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.
7. Установление временных норм.
Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени,
сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
8. Срок исполнения.
Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.
9. Переработка – перепроверка.
План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того,
могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.
10. Согласование временных планов.
Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо
согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).
Для того чтобы воплотить в реальность поставленные цели, необходимо обеспечить фактическое выполнение каждой из поставленных задач. Но чтобы это выполнение было эффективным не только само по себе, но и с точки зрения организации в целом, необходимо четко скоординировать внутренние взаимоотношения между ее подразделениями и людьми, которые в конечном итоге и занимаются решением конкретных вопросов. Такая координация достигается с помощью делегирования полномочий.
Процесс делегирования предполагает, что определенные задачи или полномочия передаются работнику, который с этого момента несет ответственность за их выполнение.
Кроме того, поскольку выполнение тех или иных задач часто требует специальных навыков, очевидно, что лучше поручить это человеку, имеющему соответствующую квалификацию и опыт. Делегируя полномочия, руководитель может одновременно добиться и более эффективного выполнения заданий, и экономии собственного рабочего времени.
Когда работник организации берется за выполнение какой-либо задачи, он прежде всего принимает на себя ответственность за выполнение этой задачи. Такая ответственность представляет собой обязательство выполнить поставленную задачу, а также обеспечить необходимый уровень качества такого выполнения.
Но делегирование осуществляется только в отношении полномочий, поскольку ответственность не может быть делегирована.
Полномочиями обладает должность, а не человек, который занимает эту должность в данный момент.
Обычно под полномочиями подразумеваются право на использование ресурсов, а также возможность поручать тем или иным сотрудникам организации, определенные задания.
Руководитель среднего звена несет полную ответственность за результаты работы вверенного ему подразделения, хотя и не должен выполнять лично каждую из задач. Руководитель высшего звена отвечает за деятельность организации в целом независимо от того, какая часть вопросов находится в его личной компетенции.
Принимая на себя ответственность за выполнение той или иной задачи, работник должен получить и возможности для такого выполнения. Ему должны быть предоставлены финансовые, человеческие и материальные ресурсы, необходимые для достижения поставленных целей. Это осуществляется с помощью передачи полномочий.
Перейдя на новую должность, работник потеряет полномочия, которые имел на предыдущей. Но поскольку решением задач занимается человек, а не его должность, то принято говорить о передаче полномочий тому или иному сотруднику.
Кроме представления о том, какие виды работ следует передать, менеджер должен иметь четкое представление и о людях, которым будут переданы полномочия. Вся работа, которая может развивать подчиненных, разнообразить рутину, расширять пределы возможностей, укреплять командный дух, должна делегироваться в первую очередь. Тогда менеджер получит в свое распоряжение такую команду, мотивации которой позавидует любой.
Делегирование полномочий – один из важнейших факторов оптимизации управленческой деятельности.
Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае –оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:- осмысление физического состояния- сравнение запланированного с достигнутым- корректировка по установленным отклонениямНеобходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлятьлисток дневных помех.Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться отсамоконтроля”.Существует несколько признаков, которые указывают на то, что руководитель испытывает трудности с использованием и распределением своего времени. 1. Нет детального расписания работ на предстоящий день – когда руководитель неясно представляет себе, что именно необходимо сделать сегодня, какие дела являются важными и неотложными, а какие могут подождать, какова очередность предстоящих дел. 2. Руководитель постоянно запаздывает с ответами на деловые письма – когда менеджер никак не может сосредоточиться на просмотре корреспонденции и, едва взявшись за очередное письмо, тут же отвлекается на какое-то другое занятие. 3. Менеджер часто сталкивается с мелкими помехами в работе – когда его то и дело тревожат то телефонные звонки, то неожиданные посетители, и он стремится сам решать все сиюминутные проблемы, даже если они не обладают большой значимостью и их решение можно перепоручить кому-то другому.4. Руководителю часто приходится решать задачи за своих подчиненных и выполнять их работу – когда менеджер не желает передавать свои полномочия другим сотрудникам, считая, что лучше и надежнее будет, если он сделает эту работу сам и, не замечая, что потери во времени обходятся ему гораздо дороже, чем предполагаемые потери в качестве, которые зачастую существуют только в его воображении. 5. При выполнении поручений высшего руководства часто возникают проблемы со временем – когда менеджеры среднего звена, не умея рационально организовывать свое время, слишком поздно приступают к выполнению поручений высшего руководства, в результате чего возникает боязнь не успеть к сроку и приходится торопиться и работать в авральном режиме.Если вышеперечисленные симптомы налицо, то очевидно, что рабочее время используется руководителем неэффективно и необходимо провести анализ с целью устранения недостатков и составления наиболее оптимального графика работы. Такой анализ проводится в несколько этапов:
Этап 1. На первом этапе необходимо зафиксировать фактические затраты времени на тот или иной вид деятельности руководителя в течение нескольких рабочих дней в виде следующей таблицы.
| Виды работ | Затраченное время, мин |
| Телефонные переговоры | |
| Оформление документации | |
| Просмотр корреспонденции и т.д. |
Определив оптимальные величины затрат времени, менеджер сможет оценить, где были допущены слишком высокие затраты времени, и составить для себя график рабочего дня, который позволит использовать рабочее время гораздо эффективнее.
Сопоставив затраты времени на один и тот же вид деятельности за несколько дней, можно найти оптимальные величины временных затрат на основные виды работ, которые приходится выполнять руководителю.
Этап 2. На следующем этапе анализа необходимо рассмотреть непосредственно те виды деятельности, в которых приходилось участвовать руководителю. Весьма вероятно, что многие из них окажутся не столь важными, и справиться с ними будет по силам другим сотрудникам организации. Переложив на них ответственность за выполнение таких дел, руководитель сможет высвободить для себя дополнительное время на решение стратегических задач.
Часто нерациональное использование времени на работе бывает обусловлено отсутствием личной самодисциплины и внутренней неорганизованностью руководителя.
Этап 3. Кроме анализа затрат времени как таковых, каждому руководителю полезно будет провести анализ своих личных качеств с точки зрения сильных и слабых сторон. Одна из граней анализа личных качеств – баланс поражений и неудач. Составив такой баланс, менеджер получит более наглядную картину и сможет понять, отсутствие каких качеств помешало добиться успеха.
Проводя анализ использования рабочего времени, необходимо помнить о том, что львиная доля временных затрат менеджера приходится на работу с информацией.
Часто случается, что руководитель тратит слишком много времени на усвоение информации из-за неэффективной системы коммуникаций на предприятии в целом. В таком случае нужно более детально рассмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и при необходимости внести соответствующие коррективы. Время, затраченное на обработку информационных потоков, необходимо проанализировать отдельно.
Пытаясь эффективно организовать свой рабочий день, руководитель сталкивается с определенными проблемами.
В течение рабочего дня руководителю необходимо выполнить огромное количество разнообразных работ в очень напряженном темпе.
Проблема №1: управленческий цикл не имеет завершения
Работа руководителя отличается от обязанностей, например, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки, после чего спокойно может идти домой. Работа руководителя, особенно высшего звена, не имеет четкого завершения, ему приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно, в связи с этим он всегда чувствует, что должен сделать что-то еще. При переработке информации руководитель вынужден отсеивать менее важную, с его точки зрения, информацию, что иног