Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.
УСД необходимы:
• для сокращения объемов документов;
• снижения затрат на составление и обработку документов.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы:
• организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной документации предприятий; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ.
Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:
• по функциям и задачам;
• структурным подразделениям.
Табель может дополняться графами: код формы документа по классификатору; ответственный за контроль исполнения; годовой тираж бланков и др.
Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства.
Телеграмма. Ее разновидности. Требования к оформлению.
Телеграмма - краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы можно рассматривать как разновидность служебных писем. Отделения связи несут ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для данных категорий и видов.
Среди служебных телеграмм есть категории, передаваемые в приоритетном порядке:
• «Президент РФ» (ее, естественно, пишет только Президент РФ);
• «Высшая правительственная» (пишут премьер-министр, Председатели Госдумы и Совета Федерации);
• «Правительственная» (министры и руководители ведомств и служб, уполномоченные представители Президента РФ);
• с пометкой «Вне категории», «Внеочередная» и тл.
К категории срочных телеграмм относятся служебные телеграммы с пометкой «срочная».
Телеграммы печатают или пишут четко и разборчиво на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге листа стандартного формата.
Допускается прием телеграмм от организаций и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Различаются следующие виды телеграмм: телеграмма с несколькими текстами в один пункт; телеграмма с аналогичным текстом в разные пункты; фототелеграмма; схема-телеграмма; письмо-телеграмма; телеграмма с заверенными фактами; телеграмма с заверенной подписью; телеграмма-доверенность; телеграмма с доставкой почтой; телеграмма с оплаченным ответом; телеграмма с уведомлением о вручении; телеграмма до востребования; телеграмма, вручаемая адресату лично; телеграмма, вручаемая в срок; телеграмма на специальном бланке и т.п.
Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания опускаются. При необходимости вместо знаков препинания используют тчк — точка, зпт — запятая, двтч — двоеточие, квч — кавычки. Даты пишутся словами. Адрес обозначается сокращенно. Адрес, текст, подпись — все печатают с новой строки. Текст подчеркивают и под чертой располагают то, что не передают по телеграфу: дату отправления, фамилию отправителя и печать, которой заверяют подпись. Если телеграмма посылается в ответ, после адресата необходимо указать номер и индекс телеграммы, на которую дается ответ.
Телеграмма не должна содержать больше 300 слов.
Телеграмма слагается из двух частей.
Реквизиты первой части: отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «Обыкновенная» отметка о категории не указывается); отметка о виде телеграммы; наименование пункта назначения; наименование адресата; текст телеграммы; сокращенное обозначение организации, пославшей телеграмму, и фамилия должностного лица, подписавшего ее.
вторая часть телеграммы не передается и поэтому не оплачивается. Реквизитами: наименование и адрес организации (отправителя телеграммы); подпись должностного лица; дата телеграммы; печать организации, отправившей телеграмму; номер телеграммы (с начала года).