Выполнение проекта до октября 2004 – Краткий отчёт
Региональный Менеджер Проекта (РМП) отчитывается регулярно перед Глобальным Экологическим Фондом и Отделом по Поддержке Национальных Коммуникаций NCSU в Нью-Йорке. Квартальные Отчёты о деятельности и Годовые Отчёты по проекту были подготовлены и сданы вовремя в региональный ГЕФ центр, в Братиславе и имеются в наличии на Интернет странице Глобального Экологического Фонда.
Страны, вовлечённые в проект, отчитываются перед РМП ежеквартально. Все страны сдали годовые отчёты наряду с продуктами проекта. Первый отчёт по оценке деятельности также был сдан ГЕФ. Менеджер Проекта и Ассистент проекта внесли необходимые поправки в контракты стран на второй год проекта.
Проект осуществляется с июня 2003. 2-4 июня 2004 второй региональный семинар был успешно проведён в Скопье. На семинаре были обсуждены основные источники в регионе, включение элементов эффективной практики IPCC в системы инвентаризации, и необходимость проведения кампании по повышению уровня информированности среди акционеров. Заместитель Министра по Окружающей Среде приветствовал представителей 12 стран, наряду с ресурсной командой, состоящей из международных и региональных экспертов, представителей IPCC, UNFCCC, UNOPS и EEA. Многие страны представили значительный прогресс в достижении непосредственных задач.
Региональная Интернет страница регулярно обновляется www.rec.org/REC/Programs/UNDP-GHGInventories/Default.html.
Процесс авторизации платежей и контрактов
Было отмечено что страны должны информировать управляющих проектом о статусе платежей и контрактов. В случае запоздания на период больше 2 недель после авторизации платежа или запроса об обновлении контракта, страны должны проинформировать UNOPS и ассистента проекта.
После получения запроса от стран, копии авторизаций всех платежей и контрактов будут посланы Лидерам Национальных Команд по Инвентаризации (ЛНКИ). ЛНКИ обычно очень сильно заняты, поэтому необходимо назначить ещё одного человека, который будет заниматься срочными вопросами, в случае если ЛНКИ занят. Имя этого человека должно быть сообщено Ассистенту Проекта. Эта мера должна минимизировать задержки и ускорить процедуры.
Ответственные: ЛНКИ
Последний срок: Немедленно
Страны подняли вопрос о максимальной продолжительности контракта. Согласно UNOPS перерыв на один месяц перед началом следующего долгосрочного контракта достаточен. Согласно UNDP некоторых стран необходим перерыв на 4 месяца. Необходимо разъяснение и гармонизация этих правил. Менеджер Проекта запросит UNOPS и UNDP предоставить странам точное руководство по данному вопросу.
Ответственные: Менеджер Проекта, UNOPS и UNDP
Последний срок: Ноябрь 2004
Контракты на 2005 год
Ответственные: ЛНКИ
Последний срок: Страны должны послать запросы на заключение контрактов 2005 в течение первой половины ноября 2004.
Рабочие Планы
Рабочие Планы должны быть обновлены ежегодно и бюджеты должны быть составлены в следующем порядке:
· Проектный год (1 июня 2003 – 30 мая 2004, 1 июня 2004 – 30 мая 2005 и т.д.)
· Кварталы в календарном году (Q3/2003, Q4/2003, Q1/2004……..Q2/2006) - эта разбивка важна при подготовке контрактов и последующих оплатах.
Затраты должны быть показаны отдельно для каждого эксперта.
Страны должны пересмотреть таблицу продуктов и удостовериться, что все продукты учтены.
Ответственные: ЛНКИ
Последний срок: Обновлённые рабочие планы должны быть предоставлены вместе с 4 квартальным отчётом.
Отчёты о затратах
Для обеспечения прозрачности в финансовых отчётах и планировании проекта страны должны строго следовать образцу отчёта.
Ответственные: ЛНКИ
Последний срок: Финансовые отчёты должны быть представлены в конце каждого квартала.
Бюджет на Интернет, Канцелярские Товары и Переводы (ИКП).
Страны, в которых заключён субконтракт с институтами, могут включить годичные затраты на ИКП в этот контракт и таким образом сократить административные нагрузки и контакты с UNDP CO.
Ответственные: ЛНКИ
Последний срок: Запросы должны быть представлены, по меньшей мере, за месяц до начала контракта.
ДОКУМЕНТЫ, ПОДГОТОВЛЕННЫЕ СТРАНАМИ В РАМКАХ ПРОЕКТА
Эта часть основана на результатах встречи проведённой 6 октября, однако она отражает также обсуждения, состоявшиеся 7-8 октября. Эта часть должна помочь странам при обновлении национальных рабочих планов и должна привести к лучшему пониманию содержания продуктов.