Цикл управления и функции управления

Для описания функционирования систем организационного управления используется понятие управленческого цикла, то есть модели, описывающей процесс управления как последовательное повторение типовых этапов (см. также описание временнóй структу­ры управленческой деятельности в пятой главе). На сегодняшний день известно несколько десятков моделей описания управленческо­го цикла, в том числе:

• цикл А. Файоля (Планирование - Организация - Стимулиро­вание (мотивация) - Контроль (Рис. 30));

• цикл У. Деминга PDCА (Plan - планируй, Do -делай, Check -проверяй, Act - воздействуй);

• комплекс задач и функций управления (Рис. 26);

• цикл СПРУКАР (см. ниже); и многие другие.

Цикл А. Файоля. Выделяют четыре основные функции управле­ния: планирование, организация, стимулирование и контроль.³⁰ Непрерывная последовательность реализации этих функций как раз и составляет цикл управленческой деятельности - см. Рис. 30 и Рис. 26.

³⁰ Отметим, что при управлении техническими системами используется несколько другая терминология – функциями являются, например, реализа­ция программных движений, или стабилизация системы и т.д. 88

Цикл А. Файоля является, наверное, одним из наиболее распро­страненных в теории менеджмента. Объяснение этому простое – входящие в него четыре основных управленческих функции свой­ственны любой управленческой деятельности – процессной, проект­ной и др. Поясним это утверждение.

В проектном управлении (см. [75]) выделяют следующие фазы жизненного цикла проекта:

– начальная фаза (концепция): сбор исходных данных и анализ существующего состояния; определение целей задач, критериев, требований и ограничений (внешних и внутренних) проекта, экспер­тиза основных положений, утверждение концепции проекта;

– фаза разработки: формирование команды, развитие концеп­ции и основного содержания проекта, структурное планирование, организация и проведение торгов, заключение договоров и субдого­воров с основными исполнителями, представление проектной разра­ботки и получение ее одобрения. Начальную фазу и фазу разработки можно считать стадиями фазы планирования (см. введение и главу 5);

– фаза реализации проекта: ввод в действие разработанной на предыдущих фазах системы управления проектами, организация выполнения работ, ввод в действие системы мотивации и стимулиро­вания исполнителей, оперативное планирование, управление матери­ально-техническим обеспечением, оперативное управление;

– завершающая фаза: планирование процесса завершения про­екта, проверка и испытание результатов реализации проекта, подго­товка персонала для эксплуатации результатов реализации проекта, их сдача заказчику, реализация оставшихся ресурсов, оценка резуль­татов и подведение итогов, расформирование команды проекта.

Исходя из этих фаз, можно считать основными соответствую­щие им функции планирования, организации, стимулирования и контроля.

Выше выделены следующие основные структурные компоненты деятельности (см. Рис. 3): мотив, цель, технология и результат. Им также можно поставить в соответствие (в зависимости от компонен­тов деятельности, являющихся предметом управления) четыре ос­новные функции управления (см. Табл. 6).

Следовательно, можно выделить следующие общие функции управления: планирование, организация, стимулирование и кон­троль.

Табл. 6. Типы и функции управления

 

 

 

Соответствие между методами (видами) и функциями управле­ния устанавливается Табл. 8.

Так, например, при осуществлении функции планирования мо­гут использоваться все методы управления и, в первую очередь, управление составом. При осуществлении функции контроля методы управления составом и структурой почти не используются, зато существенно используются методы институционального, мотиваци-онного и информационного управления. И т.д.

Цикл СПРУКАР. Приведем альтернативное циклу А. Файоля описание цикличности управленческой деятельности – на Рис. 31 показаны этапы управленческого цикла СПРУКАР: С бор информа­ции – П ланирование – Р еализация – У чет – К онтроль - А нализ – Р егулирование [39].

Этапы (функции) управленческого цикла СПРУКАР:

1. С бор и анализ информации для выработки и принятия управ­ленческого решения.

2. П ланирование действий – разработка и принятие управленче­ского решения.

3. Р еализация – организация исполнения, в том числе мотивация его исполнителей, и исполнение управленческого решения.

4. У чет результатов реализации управленческого решения.

5. К онтроль – сравнение факта с намеченными результатами и построение контрольных индикаторов, оценивающих степень их реализации.

6. А нализ – выявление и анализ причин отклонения от намечен­ных результатов.

7. Р егулирование хода исполнения управленческого решения, коррекция (при необходимости) ранее принятых решений, примене­ние к исполнителям предусмотренных мотивационных воздействий с целью усиления выявленных положительных тенденций и нейтрали­зации отрицательных.

В основе любой управленческой деятельности лежит идея не­прерывного цикла управления, повсеместно использующего метрики и показатели (для «описания и измерения») и количественные моде­ли. Основной фокус внимания при этом сконцентрирован на методах, инструментах и решениях, направленных на повышение количе­ственно выраженной эффективности деятельности. Все компоненты системы управления эффективностью деятельности представляются в применяемых моделях управленческого цикла через систему кон­кретных количественных описаний, показателей и моделей.

При использовании количественных показателей цикл управле­ния СПРУКАР приобретает «количественную» детализацию [39, 40], приведенную на Рис. 31, где:

• Управляемая система описана с помощью показателей состоя­ния: (действие или результат деятельности), ограничений деятельно­сти (например, «производственные» возможности), сообщаемой информации, ограничений на возможные сообщения.

• Цели управления описаны посредством целевых критериев, за­даваемых целевыми требованиями и показателями состояния.

• Методы планирования заданы посредством правил выбора плана - желательного с точки зрения субъекта управления действия или результат деятельности управляемой системы.

• Методы оценки и контроля результатов деятельности управля­емой системы задаются посредством показателей оценки деятельно­сти.

• Оперативное управление представлено корректировками пла­нов, последующими за этим действиями и т.д.

• Стимулирование представлено функциями стимулирования.

Рис. 31. Структура системы управления в виде цикла СПРУКАР

(широкими стрелками показаны два цикла

управления – цикл планирования и цикл реализации)

Механизмы управления

При включении человека в контур управления возникает необ­ходимость управлять субъектом, который:

• субъективизирован и действует в соответствии с собственными предпочтениями - принцип рациональности;

• не полностью известен субъекту управления - принцип асим­метричной информированности;

• может обманывать и не делать того, что от него хотят.
Механизм управления³¹ - это совокупность правил и процедур

принятия субъектом управления решений, влияющих на поведение управляемых субъектов - в частности, сообщаемую ими информа­цию и выбираемые ими действия. В дополнение к рассмотренным ранее задачам управления существует еще одна задача субъекта управления - разработка механизма управления и выбор действий в соответствии с этим механизмом.

Задачи управления (мониторинг и анализ текущего состояния управляемой системы; прогноз ее развития; целеполагание; планиро­вание; распределение функций и ресурсов; стимулирование (мотива­ция); контроль и оперативное управление; анализ произведенных изменений) перечислены выше - см. Рис. 26.

Для эффективного управления любой системой необходимо иметь набор адекватных механизмов управления. На сегодняшний день в теории управления накоплен значительный опыт разработки, исследования и внедрения на практике механизмов управления, соответствующих всему управленческому циклу (то есть, позволяю­щих реализовывать функции планирования, организации, мотивации и контроля) - см. Рис. 30.

В теории управления выделены следующие базовые³² механиз­мы управления (см. Рис. 32) [72]:

- активной экспертизы;

³¹ Иногда механизмы управления называют инструментами управления.

³² Данный набор механизмов сложился исторически (то есть, не порожда­
ется единым основанием классификации) – с одной стороны, в ответ на
запросы практики, с другой – как позволяющий решать широкий спектр
задач управления. Поэтому эти механизмы и называются базовыми.

- внутренних цен;

- выбора набора проектов;

- дополнительных соглашений;

- «затраты-эффект»;

- институционального управления;

- информационного управления;

- компенсационные;

- комплексного оценивания (агрегирования информации);

- конкурсные (тендеры);

- многоканальные;

- назначения;

- обмена;

- опережающего самоконтроля;

- оптимизации производственного и коммерческого циклов;

- освоенного объема;

- противозатратные;

- распределения ресурса (в том числе - затрат и доходов);

- самоокупаемости (самофинансирования);

- синтеза структуры;

- синтеза состава;

- смешанного финансирования;

- согласия;

- стимулирования;

- страхования;

- точек контроля;

- управления взаимодействием участников;

- управления договорными отношениями;

- финансирования инновационных проектов.

Более подробно сущность, свойства и особенности применения базовых механизмов управления описаны в [57, 74].