Введение
В настоящее время роль информационных технологий значительно возрастает. Современный человек уже не представляет свою жизнь без персональных компьютеров, мультимедиа, Интернета, медиадизайна, IP-телефонии и много другого.
Влияние информационных технологий на деятельность и быт человека очевидно. Цифровые и электронные технологии обеспечили возможность накопления на одном носителе всех традиционных видов информации: текста, видео, фото изображения, анимации, цвета, звука. Такие возможности сделали доступным хранение, трансляцию и тиражирование огромных массивов информации: специальной, художественной, технической, научной, управленческой, справочной, иллюстративной.
В сфере менеджмента уже немыслимо управление персоналом без информационного обеспечения. Современная управленческая деятельность опирается на использование многочисленных видов информационных технологий в зависимости от содержания определенных этапов процесса принятия решения. Автоматизация бизнес-процессов позволяет задачи менеджмента организации перевести из сложного ежедневного труда руководителя в сферу инженерных технологий.
Современные технологии нацелены на возможность упростить труд руководителя, освободить значительную часть рабочего времени от рутинного анализа документации и разработки стратегии управления. К таким выводам приходят исследователи в области менеджмента А. Я. Кибанов, И. Н. Герчикова, А. В. Карпов, Г. И Куликов.
Управленческая деятельность любой организации основывается на переработке информации и на создании новой информации, что позволяет говорить о наличии технологии призванной к преобразованию исходных данных в результативную информацию. Информационные технологии в объективе менеджмента можно рассматривать как систему методов и сбора информации.
На основе вышеизложенного мы пришли к выводу, что выбранная является актуальной, т.к. успешное функционирование предприятия в современном мире не возможно без грамотного применения информационных технологий. Зарубежный опыт анализируемой технологически развитой страны может послужить красочным примером для заимствования некоторых аспектов управления.
Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения управления
Роль информации в менеджменте
Улучшение управления в любой отрасли является важнейшим фактором, который повышает эффективность производства. На основе научно-технического прогресса происходит совершенствование форм и методов управления персоналом.
Новшества в сфере информационных технологий служат средством для удешевления и сокращения аппарата управления. Появление Интернета, локальных сетей, IP-телефонии приводит к совершенствованию системы информационного обеспечения управления организацией. Роль информации в менеджменте постоянно высока и продолжает расти, расценивается при этом как основной фактор производственного процесса. Заслуга информации заключается в повышении качества рабочей силы, служит предпосылкой успешной организации всего процесса производства.
Термин «информация» произошел от лат. information– осведомление, разъяснение, изложение. Простейший процесс передачи и получения информации можно посмотреть на рисунке 1. Это схематические отображение простой передачи информации в одном направлении.
Процесс передачи информации сопровождает прохождение через множество посредников, что означает ее искажение и задержку. Так же информация может деформироваться в зависимости от адресата. При передаче от подчиненных к руководству информация обобщается, а в обратном направлении, от руководителя к подчиненным – информация конкретизируется. Основной момент в процессе ее передачи – это высокая скорость, во избежание искажений. Правильность принимаемых решений зависит именно от этого.
Задача менеджмента заключается в использовании объективной и своевременной информации, которую необходимо обрабатывать, сохранять и распространять с помощью современных технических средств и научных методов.
Информационное обеспечение системы управления персоналом предприятия
Контроль над исполнением выработанных решений является главной функцией процесса управления персоналом. В настоящее время возможность рассматривать процесс управления как информационный процесс за счет получения, передачи, хранения и использования информации представляет нам иерархическую систему управления как информационную систему.
Разработка информационного обеспечения в службе управления персоналом должна соответствовать ряду организационно-методических требований: рациональной интеграции обработки информации с минимальным дублированием ее в информационной базе; возможности обработки информации при помощи машины.
Управление персоналом осуществляется с помощью множества принимаемых, согласованных и реализуемых решений, которые направлены на достижение основной цели функционирования организации. Выработка таких решений требует информационного обеспечения. Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
Для успешного выполнения службой управления персоналом необходимо соблюдать ряд требований по качеству информации, среди которых:
Комплексность – информация должна носить комплексный характер по отражению всех служб деятельности: технологической, технической, экономической, организационной и социальной.
Оперативность – информация должна поступать одновременно с прохождением процесса в управляемой системе или же совпадать с моментом его окончания.
Систематичность – необходимая информация должна поступать непрерывно и систематично.
Достоверность – полученная информация должна быть сформирована при помощи точных измерений.
Разработка и проектирование информационного обеспечения управления требует установить состав и структуру информации для принятой технологии управления. Информационное обеспечение подразделения управления персоналом обобщенно можно подразделить на внутримашинное и внемашинное. (Рис. 2).
Рис. 2. Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации
Данная классификация может быть использована в том случае, если в подразделении управления персоналом используются компьютеры.
Ко внемашинному информационному обеспечению можно отнести систему классификаций и кодирования информации, систему организации, внесения изменений в документацию, систему управленческой документации. Это те сообщения, документы и сигналы, которые воспринимаются человеком без применения программного обеспечения.
Внемашинная сфера характеризуется движением документов между управляющей и управляемой системами. Документы в данном случае следуют от органа управления в виде приказов, плановых заданий, распоряжений, а от объекта управления в виде учетно-отчетной информации. Это информационное обеспечение позволяет проводить идентификацию объекта управления, предоставлять данные в виде документов и формализовать информацию.
Отличие внутримашинного информационного обеспечения (ВО) заключается в содержании массивов данных, которые формируют информационную базу системы на машинных носителях (компьютерах). ВО так же формирует систему программ организации по накоплению и ведению доступа к информации. Главный элемент ВО представляет собой информационный массив с совокупностью однородных записей. Его структура не зависит от типа машинного носителя.
Структурные подразделения уже не в силах функционировать без наличия персональных компьютеров. Специальное программное обеспечение нацелено на облегчение работы отделов кадров, отделов труда и заработной платы и мн. др. Грамотная организация данных на ПК является залогом успешного функционирования предприятия в целом.1
Общий банк данных организуется таким образом, что составляющие его базы данных организуются по определенным правилам, которые должны предусматривать общие принципы описания, манипулирования и хранения информации. Накопление информации базе данных происходит в виде небольшого числа массивов, ориентация каждого из которых направлена на определенное решение задач. В системе при этом поддерживается непрерывная динамическая информационная модель объекта управления.
Передача информации является важнейшим и основным фактором нормального функционирования компании. Особое внимание и значение получило обеспечение оперативных и достоверных сведений. Для многих компаний внутренняя система информации получила функцию по решению задач организации технологического процесса. Это коснулось в первую очередь процессов обеспечения компаний кооперированной продукцией, которая поступает со специализированных организаций по внутрифирменным каналам. В этом случае информация играет большую роль для предоставления сведений при принятия управленческих решений и является тем фактором, который обеспечивает снижение издержек производства и повышает его эффективность. Прогнозирование процессов рынка играет особую роль.
Информация научно-технического характера играет существенную роль в принятии решений. Этот фонд требует непрерывного пополнения для обеспечения компании высокого уровня конкурентоспособности. Информация – это основа для создания докладов, предложений, отчетов и принятия важных решений. К информации менеджер предъявляет ряд определенных требований: четкость формулировок, краткость, своевременность поступления.
Применение экономико-математических методов, новейших разработок в сфере компьютерных технологий дает новые возможности для решения ряда задач, которые стоят перед менеджерами. Возможность переложить часть рутинных обязанностей связанных с документооборотом на электронные средства информационного обеспечения освобождает значительную часть рабочего времени руководителя, которое он может грамотно использовать для решения ряда стратегически важных вопросов по организации, управлению компанией.