Использование информации является залогом эффективного управления различными социальными организациями. Можно утверждать, что управление является подготовкой, принятием и осуществлением ряда последовательных решений управляющей системой на основе определенной информации, которая отражает состояние окружающей среды и управляемого объекта, а так же степень выполнения/невыполнения принятых управленческих решений. Информация являет собой своеобразный процесс передачи сообщений между передающей системой и принимающей, что делает состояние последней разнообразным.1
Работы К. Шеннона и Н. Винера, увидевшие свет в конце 40-х годов XX столетия стали началом развития математической теории информации, которая понятие «информации» объясняет, как меру уменьшения неопределенности знания при совершении, какого либо события. Важнейшим стимулом развития кибернетики стала именно математическая теория информации.
Грамотное управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает воспроизводство, производство и применение различных видов информации, которое включает:
· производство информации в виде изобретений, научных исследований, открытий;
· обобщение практического опыта в производственной отрасли, в области культуры, социально-политической жизни, образования и т.д.;
· отбор, сбор, оценка информации, которая необходима для управления;
· аналитико-синтетическая переработка информации (классификация, библиографическое описание, аннотирование, предметизация, реферирование, кодирование, перевод);
· поиск и хранение информации;
· распространение и размножение информации, ее передача потребителю;
· контроль за эффективностью использования информации;
· использование информации.
Различные субъекты и звенья управления в разной степени нуждаются в информации. Ее необходимый объем определяется первоочередными задачами, которые решаются в процессе управления тем или иным субъектом, тем или иным руководителем, работником управленческого аппарата. Важность и масштаб принимаемо решения так же имеют влияние на информацию. Ведь чем важнее и масштабнее решение, тем больше по объему и разнообразнее по содержанию информация необходима для его приятия и подготовки. Так же объем необходимой информации может зависеть от характера и количества регулируемых, управляемых параметров, от количества вариантов возможного поведения и состояния управляемого объекта, от разнообразия и величины, возмещающих управляемую систему внешних и внутренних воздействий, от качества и количества показателей, которые характеризуют результаты функционирования данной системы.
Возрастание необходимости знания об объектах управления происходит по мере совершенствования управления обществом, будь это слои населения, социальные группы, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, политическая, социальная, социокультурная1. В данных условиях и субъект, и объект управления требуют полной и достоверной информации о функционировании общества, его основных подсистем, групп и организаций. Результаты исследований показывают, что менеджеры и руководители не достаточно используют зачастую доступную информацию с первостепенной ролью в процессах управления. Специалисты по разработке социальных программ часто жалуются на то, что результаты их труда редко используются или не используются в управленческой деятельности. Результаты социологических исследований гласят, что управленцы более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, их обсуждение с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Использование отчетов в качестве основ для оценки и поощрения работников, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, повышения достоверности информации предпочитают менее 50 % опрошенных работников сферы управления. А ведь информационную управленческую систему можно охарактеризовать как многокомпонентную систему, объединяющую людей, процедуры обработки и оборудование на основе компьютерной базы с целью сбора, обработки, поиска и предоставления информации.
Среди современных информационных технологий следует отметить системы управления базами данных (СУБД), которые играют существенную роль в качественном информационном обеспечении управления. Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить интегрированный, системный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства.
Значительная роль выделяется автоматизации офисных операций среди новейших информационных технологий, которые используются в целях повышения эффективности управленческой деятельности и ее совершенствования. Автоматизация объединяет в себе современные достижения в области использования микросхем и технологий производства, а так же разработки в сфере телекоммуникаций. Среди наиболее распространенных технологий офисной автоматизации находятся текстовые редакторы, факсимильная связь, электронная почта, автоматизированные рабочие места и возможности проведение телеконференций. Проанализировав пример текстового процессора, можно сделать вывод, что он сокращает время, которое ранее требовалось для редактирования, копирования, распространения, распечатки текста. Обработка текстов процессором еще и дает возможность подключатся к нескольким дисплеям и принтерам, которые рассредоточены по всей организации, что делает доступ к документу всех сотрудников еще более доступным.
Важное преимущество электронной почты заключается в экономии времени на телефонных звонках, которые зачастую являются бесполезными, т.к. лицо на них отвечающее может не владеть необходимой вам информацией. Возможность тиражировать и направлять одно письмо по электронной почте нескольким адресатам – еще один плюс информационного обеспечения организации.
Особенность факсимильных аппаратов заключается в их работе в качестве фотокопировальных машин. Передача документов с их помощью возможна в оригинальном виде и с меньшими затратами, чем любым другим способом.
Автоматизированные рабочие места существенно сокращают объем рутинных, утомительных и повторяющихся операций, освобождая специалиста, который занимается управленческой деятельностью, для более важных дел.
Проведение телеконференций с помощью телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь, обеспечивает возможность личного общения на большом расстоянии, экономит деньги и время. Такие необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений. Данная технология особенно эффективна, когда ее используют высшие руководящие кадры в общенациональных государственных учреждениях.
Значительную роль в росте эффективности управленческой деятельности играют системы поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет информацию работникам высшего руководящего звена. Такая информация обычно используется для нетрадиционного многогранного принятия непрограммируемых управленческих решений. Системы поддержки принятия решений способны оказать поддержку менеджеру и руководителю в принятии нестандартных решений, облегчат пользователю разработку моделей и построение сценариев, манипуляции множеством разнообразных данных. Использование этого программного обеспечения повышает качество решений управления.
В настоящее время квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить количественную эффективность, качественную эффективность, экономичность и рентабельность управленческой деятельности. Говоря о качественной эффективности, мы имеем в виду достижения наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Термин количественная эффективность заключается в достижении наилучших конечных показателей, способствующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность приводит показатели на входе и на выходе системы к наилучшему соотношению (например, соотношение между затратами и полученными результатами). Экономичность в использовании информационного обеспечения означает минимальную затрату ресурсов для осуществления и принятия управленческого решения.
Среди некоторых недостатков применения современных информационных технологий следует отметить необходимость в освоении компьютерной грамоты управленческих кадров в сфере современных технологий. Эффективное использование и внедрение систем информационного обеспечения управления подразумевает, что у руководителей и менеджеров есть глубокое понимание, что такое компьютеры, как они функционируют в соотношении с повседневными рабочими функциями. Современному руководителю необходимо оценивать различные варианты и возможности применения комплекса информационных технологий с точки зрения целей и интересов организации в целом.
Глава 2.Техническое обеспечение системы управления предприятием.
Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.
В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.
КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.
Исходными данными для выбора технических средств являются:
- характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
- характеристики технологического процесса обработки информации;
- технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.
Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:
- носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
- объемы вычислительных работ;
- сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
- формы и способы представления результатов решения задач пользователям.
При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:
- производительность при выполнении технологических операций;
- надежность работы;
- совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
- стоимость оборудования;
- состав и количество обслуживающего персонала;
- площадь, требуемая для размещения оборудования.
Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.
Проектные решения должны обеспечивать:
- рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
- улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
- соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
- комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
- экономичность эксплуатации средств технического оснащения.
Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.
Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:
- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
- определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
- формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
- определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
- выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
- проведение сравнительного анализа технических средств;
- обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.
В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.
Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.
Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.
Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.
Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.
Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам
Заключение.
В заключении, на основании вышеизложенного следуют выводы:
Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.
1. Внемашинное информационное обеспечение (ВИО) представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). ВИО позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.
2. Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Основа технического обеспечения системы управления персоналом – это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.
В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом:
1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.
2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.
3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.
Список использованной литературы:
1. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда. Учеб. Пособие. - М.: ГАУ, 1993.
2. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. М.: ГАУ, 1994.
3. Менеджмент организации. Учеб. пособие/Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: Инфра-М, 1995.
4. Поршнев А.Г. Управление инновациями в условиях перехода к рынку. М.: РИЦЛО "Мегаполис-Контракт", 1993.
5. Управление персоналом организации: Учебник/Пол ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 512с.
6. Экономическая информатика и вычислительная техника: Учеб./ Л.В. Еремин, А.Ю. Королев, В.П. Косарев и др. М.: Финансы и статистика, 1993.