В современной международной и отечественной практике существуют различные типы организации внешнеэкономической деятельности предприятия, прежде всего в зависимости от его отраслевой принадлежности.
Планирование внешнеэкономической деятельности осуществляется наряду с планированием деятельности на отечественном рынке и предполагает составление отдельного раздела сводного внутрифирменного плана внешнеторговой, или внешнеэкономической, деятельности. План внешнеэкономической деятельности включает показатели по экспорту и импорту с разбивкой по товарам и видам услуг, по странам и регионам в денежном и физическом эквиваленте за определенный период.
На производственном предприятии выбор формы организации службы ВЭД определяют различные факторы:
- мотивы и потребности, побуждающие к участию в международном разделении труда;
- степень интернационализации производственной деятельности;
- методы реализации продукции организации: самостоятельные экспортные операции или через контрагентов;
- масштаб организации и объем его фактического и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления ВЭД;
- внешнеэкономические операции имеют постоянный характер или временный [22, с. 61].
В зависимости от этих факторов предприятия применяют различные формы организации ВЭД:
- отдел внешнеэкономических связей (далее – ОВЭС) в структуре управления предприятием;
- внешнеторговые организации (далее – ВТФ) в составе крупных объединений (ряде случаев с правами юридического лица);
- при посредничестве отраслевых внешнеэкономических объединений, обслуживающих их внешнеэкономические потребности;
- через услуги иностранных посредников [22, с.61]
Многообразие связей, каналов работы и формы сделок на внешнем рынке в реальной жизни размывает границы между прямыми операциями предприятия и продажами через посредников, которые также могут действовать от имени и за счет предприятия, но в ряде случаев более эффективно и с большей выгодой для предприятия.
Однако при постоянном характере экспортных операций, нацеленности на их расширение предприятие должно иметь в своем составе профессиональную службу ВЭД, как минимум – отдел ВЭС, а для более масштабных операций – ВТФ. При разработке планов развития ВЭД и расчете рентабельности отдельных сделок эти специалисты будут соизмерять величину издержек в случае работы собственной “командой” с величиной вознаграждения специализированного посредника.
ОВЭС – является структурным подразделением фирмы и осуществляет функции управления ВЭД как единой системы внутрифирменного управления. Основные задачи ОВЭС: планирование ВЭД, участие в определении экспортных цен, поиск новых экспортных заказов, контроль за выполнением обязательств по заключенным контрактам, анализ эффективности операций, компании и участие в проведении переговоров с потенциальными клиентами, управление экспортным потенциалом предприятия, контроль за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки экспортных товаров, валютный контроль, анализ рекламаций, изучение конъюнктуры зарубежных рынков, сбор конкурентной информации, подготовка предложений по рекламным компаниям, по участию в выставках, ярмарках, разработка проектов стратегий ВЭД предприятия с привлечением иностранных инвестиций.
Названные функции определяют структуру ОВЭС (см. рисунок 1.1)
Рисунок 1. 1.Организационная структура ОВЭС
П р и м е ч а н и е. Источник: [22, с.63]
При увеличении объемов внешнеторговых операций, их усложнении происходит преобразование ОВЭС во внешнеторговые компании. ВТФ создаются в рамках крупных объединений с высоким удельным весом экспортно-направленного производства, большими импортными закупками (сырья, комплектующих, оборудования) и инвестиционными проектами.
ВТФ, как правило, включаются в общую управленческую структуру объединения без права юридического лица, но могут иметь субсчет на счету предприятия, что дает ей относительную тактическую самостоятельность. Все большее распространение приобретают ВТФ с правами юридического лица и ведением самостоятельного баланса. Объединение-учредитель сохраняет полный контроль над деятельностью ВТФ, но строит с ней свои отношения на договорной основе. Экономическая целесообразность такого подхода определяется повышением стимулов фирмы как самостоятельного хозяйственного субъекта к максимизации прибыли, повышению рентабельности сделок, к расширению круга клиентов, даже за пределами интересов предприятия.
Приобретая юридический статус самостоятельного посредника, ВТФ остается для объединения фактически собственной службой ВЭД, а также источником дополнительных коммерческих возможностей и прибылей.
Основные задачи ВТФ:
- планирование, организация и непосредственное осуществление внешнеторговых сделок в рамках утвержденной номенклатуры;
- наращивание объема экспорта, улучшение его ассортимента, совершенствование товарной и региональной структуры;
- повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;
- повышение конкурентоспособности продукции за рубежом, содействие улучшению качества за счет сбора и анализа рекламаций и отзывов клиентов, доведения соответствующей информации до разработчиков и производителей продукции;
- изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка по закрепленной за фирмой номенклатуре, разработка предложений по совершенствованию экспорта и импорта;
- систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон;
- налаживание научно-технического и производственного сотрудничества с зарубежными странами;
- организация послепродажного сервиса за рубежом;
- постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятии [22, с.63-64]
Для решения выше поставленных задач ВТФ должны быть реализованы следующие функции:
- разработка проектов оперативных, годовых и долгосрочных планов ВЭД предприятия, создание и обеспечение условий для их выполнения;
- осуществление конкретных внешнеторговых операций по закрепленной номенклатуре, анализ их эффективности, разработка мероприятий по ее повышению;
- тесное взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия в интересах единой экспортной стратегии;
- содействие повышению технологического уровня производства посредством импорта современного оборудования и технологий;
- разработка, планирование и проведение рекламных мероприятий в интересах расширения экспорта товаров и услуг, обеспечение эффективного участия специалистов предприятия, в том числе и работников фирмы, в выставках, ярмарках, аукционах как внутри страны, так и за рубежом;
- разработка и осуществление мероприятий по организации технического обслуживания экспортируемой продукции;
- подготовка и организация командировок специалистов предприятия за рубеж, подготовка и проведение деловых переговоров, и заключение внешнеторговых контрактов;
- обеспечение приема иностранных партнеров, клиентов, специалистов;
- обеспечение правовой защиты внешнеэкономических интересов предприятия;
- ведение бухгалтерских, статистических, валютно-финансовых операций, организация соответствующего учета на основе автоматизированной системы сбора, хранения и анализа информации;
- участие совместно с другими подразделениями в организации и осуществлении операций по транспортировке, хранению внешнеторговой продукции;
- отбор, обучение и повышение квалификации работников ВЭД предприятия;
- поиск, проверка надежности зарубежных партнеров;
- таможенное оформление и сопровождение грузов, ведение соответствующей документации;
- участие в купле-продаже патентов, лицензий, “ноу-хау” [22, с.64-65].
Функции определяют конкретную организационную структуру управления. В силу многообразия конкретных целей, задач и условий не может быть единой стандартной структуры для всех предприятий. Один из вариантов организации управления ВЭД предприятия представлении на рисунке 1.2.
В данном случае на единоличной основе ВТФ руководит ее директор, у которого есть четыре заместителя, отвечающих за соответствующие блоки.
Заместитель директора по экономике курирует вопросы планирования, экономического анализа, ценообразования на экспортную продукцию, организации валютных расчетов.
Технический отдел обеспечивает постоянное совершенствование технологии экспортного производства, закупку современного оборудования.
Отдел патентов и лицензий занят оформлением купли-продажи лицензий, ноу-хау и патентов. От его компетентности зависит обеспечение интересов в сфере международного научно-технического обмена.
Заместитель директора по маркетингу обеспечивает решение всего комплекса проблем продвижения товара зарубежному потребителю и ориентацию всего коллектива предприятия на удовлетворение платежеспособного спроса. Центральное место при этом имеет отдел конъюнктуры и цен. Его сотрудники заняты анализом ситуации ан соответствующих рынках, изучением существующих потенциальных конкурентов.
Важное место занимает отдел рекламы и выставок. Здесь необходимо стремиться к выбору наиболее действенных и экономичных средств, носителей рекламы. Целесообразно при этом сопоставлять собственные возможности организации рекламных кампаний или использование услуг специализированных рекламных агентств, в том числе зарубежных. Этот выбор будет определяться как спецификой, характером производимой экспортной продукции, так и финансовыми возможностями предприятия. Особое значение имеет организация участия предприятия в международных выставках и ярмарках.
Рисунок 1.2.Примерная организационная структура внешнеторговой фирмы
П р и м е ч а н и е. Источник: [22, с. 66]
Отдел послепродажного обслуживания должен обеспечить закрепление зарубежных потребителей на длительную перспективу посредством предоставления соответствующих услуг с учетом запросов и привычек зарубежных пользователей.
Отдел анализа рекламаций должен обеспечить постоянное рассмотрение отзывов и рекламаций зарубежных потребителей. Таким образом, разработчики и производители экспортной продукции получают обобщенную информацию, необходимую для совершенствования продукта с учетом конкретных условий потребления. Информация может быть добыта в результате распространения анкет, проведения интервью и опросов клиентов.
Заместитель директора по коммерции руководит непосредственным процессом по продажам и закупкам продукции. Экспортный и импортный отделы организуют и осуществляют операции поставок по экспорту и импорту, составляют необходимую документацию.
Отдел экспорта запасных частей должен сам или через посредников обеспечить своевременные и в нужном ассортименте поставки запасных деталей, блоков, узлов. Возможно размещение производства отдельных их разновидностей непосредственно в стране, где проживают потребители, если это экономически целесообразно.
Транспортный отдел должен обеспечить своевременную и качественную доставку грузов в целостности.
Заместитель директора по общим вопросам отвечает за службы, обслуживающие деятельность внешнеторговой фирмы в общем. Протокольно-визовый отдел обеспечивает соответствие деятельности всех подразделений требованиям международного протокола, участвует в ведении переговоров и деловых встречах, в подготовке и заключении внешнеторговых контрактов, подписании разнообразных международных соглашений, организует получение виз для работников предприятия и предоставление виз зарубежным партнерам.
Юридический отдел отвечает за “законную чистоту” внешнеторговой документации, прежде всего контрактов, защиту внешнеэкономических интересов предприятия, включая рассмотрение претензий зарубежных партнеров. Отдел кадров должен обеспечить потребности предприятия в высококвалифицированных специалистах, организовать непрерывное обучение и повышение квалификации работников.
Исходя из вышенаписанного, следует отметить, что у авторов отсутствует единое мнение относительно определения внешнеэкономической деятельности. Несомненным является тот факт, что внешнеэкономическая деятельность – это способ реализации внешнеэкономических связей. Внешнеэкономические связи – это одна из наиболее сложных сфер экономики любой страны, т. к. ее содержанием является перемещение материальных, финансовых и интеллектуальных ресурсов между государствами. Во внешнеэкономических связях переплетаются экономика и политика, коммерция и дипломатия, торговля и производство, научные исследования и валютно-финансовые операции.
В мировой практике известно более двадцати основных форм экономического сотрудничества, причем многие применяются не в чистом виде, а в сочетании с другими формами. Каждая из них форма внешнеэкономической деятельности имеет свои экономические и организационные особенности, умелое использование которых в конкретных ситуациях может гарантировать наибольшую отдачу. Основой всей внешнеэкономической деятельности по-прежнему является внешняя торговля.
В зарубежной коммерческой практике выделяют два способа реализации коммерческих операций: прямой и косвенный.
Прямой метод предполагает установление прямых связей между производителем (поставщиком) и последним потребителем. Косвенный метод предполагает покупку и продажу товаров через торгово-посредническое звено на основе заключения специального договора (соглашения) с торговым посредником. Каждый из этих способов имеет свои преимущества и, руководители предприятий, исходя из необходимости осуществления внешнеэкономических операций, частоты их осуществления и т.д., выбирают тот или иной метод.
Также существуют различные варианты осуществления внешнеэкономической службы на предприятии, а именно:
- отдел внешнеэкономических связей;
- внешнеторговые фирмы.
На производственном предприятии выбор формы организации службы ВЭД определяют различные факторы:
- степень интернационализации производственной деятельности;
- методы реализации продукции фирмы: самостоятельные экспортные операции или через посредников;
- масштаб предприятия и объем его фактического и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления ВЭД.