Основные средства и другие внеоборотные активы в организациях выбывают вследствие износа, ветхости, стихийных бедствий, реконструкции и замены малоэффективных более эффективными объектами, а также продажи, обмена и по другим причинам. В контрольно-ревизионной работе большое внимание следует уделять предупреждению фактов преждевременного износа и списания таких объектов, что достигается систематическим контролем за состоянием их хранения, использования и сохранности.
Только при организации предварительного контроля может быть предупреждено необоснованное списание с баланса организации тех или иных объектов. В ходе этого контроля надо выявлять, как в организации соблюдается установленный порядок создания постоянно действующей комиссии по списанию основных средств (они создаются приказом руководителя организации в составе его заместителя, главного бухгалтера и других специалистов, а также должностных лиц, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств).
Текущему контролю подвергаются операции по выбытию основных средств непосредственно в момент их осуществления. Необходимо всесторонне проверять отобранные комиссией к списанию объекты, убедиться в их действительной непригодности для дальнейшего восстановления и использования; выявлять их фактическое состояние и причины, обусловившие преждевременный износ или порчу имущества. Предоставленные к утверждению акты на списание основных средств необходимо сверить с техническими паспортами, проектами, сведениями, полученными в процессе непосредственного осмотра объектов в натуре.
При осмотре зданий, сооружений и передаточных устройств, подлежащих списанию, выявляют также техническое состояние основных конструктивных элементов и устанавливают необходимость списания лишь при наличии действительно достаточных обоснований.
Все объекты, выявленные в ходе текущего контроля как необоснованно списываемые с баланса организации, подлежат восстановлению.
При документальных ревизиях и последующих проверках контрольному пересмотру подлежат все хозяйственные операции по списанию основных средств путем всестороннего изучения относящихся к ним документов, а также опросов должностных лиц, контрольной инвентаризации, технической экспертизы и т.д.
Отдельно следует проверить своевременность и полноту оприходования поступивших от ликвидации списанных объектов тех или иных материальных ценностей, для чего подвергаются встречной сверке акты на списание основных средств и накладные на оприходование этих ценностей. По выявленным фактам расхождений указанных данных также может быть составлена отдельная ведомость, которая в виде приложения приобщается к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.
В случаях гибели имущества вследствие стихийных бедствий должны быть изучены соответствующие акты и расчеты понесенных организацией потерь, а также проверены своевременность и полнота страхового возмещения за утраченное имущество.
При продаже отдельных объектов, а также их передаче в качестве вклада в уставный (складочный) капитал других организаций, по договорам мены и дарения устанавливают наличие и правильность оформления соответствующих договоров, обоснованность определения износа и оценки передаваемых объектов, своевременность и правильность оформления актов приемки-передачи и отражения этих операций на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
В унитарных предприятиях при проверке указанных операций надо также выявить соблюдение установленного порядка их согласования вышестоящим органом, а в случаях принятия им решения по перераспределению закрепленного имущества − наличие такого решения.
Особому контролю подвергаются операции продажи земельных участков, зданий, машин, оборудования, инвентаря и другого имущества отдельным лицам, за которыми могут скрываться факты ущемления экономических интересов организации и злоупотреблений его отдельных должностных лиц.
При выбытии нематериальных активов устанавливают наличие соответствующих оснований (договоров уступки исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, учредительных договоров при передаче этих прав в качестве вкладов в уставный капитал других организаций, прекращения срока действия охранных документов и т.д.), а также правильность определения цен, своевременность и правильность отражения этих операций на счетах бухгалтерского учета.