В соответствии со ст. 16 Закона № 125-ФЗ контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.
Согласно ст. 27 вышеназванного закона юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Административная ответственность в данном случае регулируется ст. 13.20 и 15.11 КоАП РФ. В соответствии со ст. 13.20 нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан - в размере от 100 до 300 руб.;
- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.
В соответствии со ст. 15.11. грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.
Кроме того, ответственность за несохранность бухгалтерских документов регламентируется и Налоговым кодексом Российской Федерации. Так, в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации грубым нарушением правил учета доходов и расходов является отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.
Приложение № 1
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
| #G0 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на _______________ год | УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя структурного подразделения подпись расшифровка подписи дата | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Приме чание | |
| Наименование должности подпись расшифровка подписи ответственного за делопроизводство дата | |||||
| СОГЛАСОВАНО ………………… подпись расшифровка подписи дата | |||||
| #G0Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году | |||
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
| Наименование должности ответственного за делопроизводство подпись расшифровка подписи дата |
Приложение № 2
Выписка из Перечня типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
| Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: | *После замены новыми | ||
| б) в других организациях | 3 г.* | ||
| Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности | 5 л. ЭПК | ||
| Штатные расписания организации, изменения к ним: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192), составленные при смене: | *После смены должностного, материально ответственного лица | ||
| а) руководителя организации | Пост. | ||
| б) должностных ответственных и материально ответственных лиц | 5 л.* | ||
| Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля | Пост. | ||
| Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению: | *В случае неоднократного обращения - 5 л. последнего обращения | ||
| б) личного характера | 5 л. ЭПК* | ||
| Сметы доходов и расходов; расчеты к ним1 | 1Административно-хозяйственных и управленческих расходов - 5 л. 2При отсутствии годовых - пост. | ||
| а) годовые | Пост. | ||
| б) квартальные | 5 л.2 | ||
| Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций | 5 л. | ||
| Договор банковского счета | 5 л.* | *После истечения срока действия договора | |
| 4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | |||
| 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации: | |||
| б) в других организациях | ДЗН | ||
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | 1При отсутствии годовых - пост. 2При отсутствии годовых, квартальных - пост. | ||
| а) сводные годовые | Пост. | ||
| б) годовые | Пост. | ||
| в) квартальные | 5 л.1 | ||
| г) месячные | 1 г.2 | ||
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним | Пост. | ||
| Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам | Пост. | ||
| Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5 л. | ||
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов | Пост.* | *Квартальных - 5 л. | |
| Отчеты об исполнении сметы расходов: | *При отсутствии годовых - пост. | ||
| а) сводные годовые | Пост. | ||
| б) годовые | Пост. | ||
| в) квартальные | 5 л.* | ||
| Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета | 5 л. | ||
| План счетов бухгалтерского учета | 5 л. | ||
| Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | Пост. | ||
| Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 г. | ||
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 л.* | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окон чательного решения | |
| Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | ДЗН | ||
| Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) | 5 л. ЭПК* | *После истечения срока действия договора | |
| Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) | 5 л.* | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | ДМН | ||
| Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) | 5 л. | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | 5 л. | ||
| Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 5 л. | ||
| Лицевые счета работников | 75 л. ЭПК | ||
| Положения о премировании работников | 5 л. ЭПК* | *После замены новыми | |
| Документы (сводные расчетные(расчетно-платежные) ведомости(табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат1; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат | 5 л.2 | 1При отсутствии лицевых счетов - 75 л. 2При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| Переписка о выплате заработной платы | 5 л. | ||
| Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | 5 л. | ||
| Гарантийные письма | 5 л. | ||
| Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 л. | ||
| Переписка о выдаче и возврате ссуд | 5 л.* | *После погашения ссуды | |
| Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности | 5 л. | ||
| Исполнительные листы | ДМН* | *Не менее 5 л. | |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | 5 л. ЭПК | ||
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | ДЗН | ||
| Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков | ДМН* | *Не менее5 л. | |
| Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | Пост. | ||
| Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях | 5 л. | ||
| Оборотные ведомости | 5 л.* | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах | 5 л. | *После снятия с учета | |
| Отчеты по налогам: | 1При отсутствии годовых - пост. 2 При отсутствии квартальных - 5 л. | ||
| а) годовые | Пост. | ||
| б) квартальные | 5 л.1 | ||
| в) месячные | 1 г.2 | ||
| Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 л. | ||
| Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам | 5 л. | ||
| Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | 5 л. | ||
| Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | 5 л. | ||
| Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями | 5 л.* | *После погашения налогов | |
| Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 л. | ||
| Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами | Пост. | ||
| Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей | Пост. | ||
| Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки | 5 л. | ||
| Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | ДЗН | ||
| Лицевые счета акционеров | 5 л.* | *После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии) | |
| Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) | 5 л. ЭПК* | *После истечения срока действия договора, соглашения | |
| Паспорта сделок | Пост. | ||
| Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ | 5 л.* | *При отсутствии лицевых счетов - 75 л. | |
| Договоры о материальной ответственности | 5 л.* | *После увольнения материально ответственного лица | |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | ДМН | ||
| Договоры имущественного страхования | 5 л.* | *После истечения срока действия договора | |
| Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей | 5 л.* | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| Книги, журналы, карточки учета: | 1После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения 2После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) 3При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения 4После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) 5С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | ||
| а) ценных бумаг | Пост. | ||
| б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) | 5 л. ЭПК1 | ||
| в) основных средств (зданий, сооружений) | 5 л.2 | ||
| г) расчетов с организациями | 5 л.3 | ||
| д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 л.3 | ||
| е) погашенных векселей на уплату налогов | 5 л.4 | ||
| ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | 5 л.5 | ||
| з) хозяйственного имущества | 5 л.3 | ||
| и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) | 5 л.3 | ||
| к) подотчетных лиц | 5 л. | ||
| л) исполнительных листов | 5 л. | ||
| м) сумм доходов и подоходного налога работников | 5 л. | ||
| н) депонированной заработной платы | 5 л.3 | ||
| о) депонентов по депозитным суммам | 5 л. | ||
| п) доверенностей | 5 л.3 | ||
| Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности | Пост. | ||
| Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 л. | ||
| Заказы на бланки учета и отчетности | 1 г. | ||
| Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 л. ЭПК | ||
| Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: | 1При отсутствии годовых - пост. 2При отсутствии годовых, полугодовых - пост. 3При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост. | ||
| а) сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. | ||
| б) годовые и с большей периодичностью | Пост. | ||
| в) полугодовые | 5 л.1 | ||
| г) квартальные | 5 л.2 | ||
| д) месячные | 1 г.3 | ||
| е) единовременные | Пост. |
Приложение № 3
| #G0 | ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ | |||||||
| документов дела №__________ | ||||||||
| № пп | индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание | |||
| Итого ___________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) | ||||||||
| Количество листов внутренней описи _________________________________ (цифрами и прописью) | ||||||||
| Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела | подпись | расшифровка подписи | ||||||
| Дата | ||||||||
Приложение № 4
| #G0 Лист-заверитель дела № ____ | ||
| В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист (ов), (цифрами и прописью) | ||
| в том числе: | ||
| - литерные номера листов ___________________ | ||
| - пропущенные номера листов _______________ | ||
| + листов внутренней описи _________________ | ||
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов | |
| Наименование должности работника подпись расшифровка подписи | ||
| Дата | ||
Приложение № 5
| (Наименование архивного учреждения) | ||||
| (Наименование Организации) Индекс дела Дело № ___ Том № ___ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА) ___________________________________________________________________ (ДАТА) | ||||
| На ________ листах Хранить _________ | ||||
Приложение № 6
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя организации
подпись расшифровка подписи
12.04.2004
Фонд № Р- …
Опись № 1
дел постоянного срока хранения /примерный перечень дел/
за 2001 год
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 04-01 | Штатное расписание организации, изменения к нему | ||||
| 04-02 | Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля | ||||
| 04-03 | Годовая смета доходов и расходов; расчеты к ней | ||||
| 04-03 | Годовой бухгалтерский отчет; документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к нему | ||||
| 04-04 | Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовому отчету | ||||
| 04-08 | Годовые отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | ||||
| 04-03 | Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | ||||
| 04-04 | Годовой статистический отчет «…» (ф…) |
В данный раздел описи внесено 8 (восемь) дел с № 135 по № 142 в том числе:
литерные – нет
пропущенные - нет
Должность (подпись) расшифровка подписи
Приложение № 7
Название организации УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя организации
подпись расшифровка подписи
12.04.2004
Фонд № Р-…
Опись № 2
дел по личному составу /примерный перечень дел/
за 2001 год
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
| 10-03 | Приказы по личному составу с № 1 по № 175 том 1 | 06 января 25 июня | ||||
| 10-03 | То же с № 176 по № 378 том 2 | 01 июля 30 декабря | ||||
| 10-21 | Карточки Т-2 с «А» по «И» том 1 | |||||
| 10-21 | То же с «К» по «О» том 2 | |||||
| 10-21 | То же с «П» по «Я» том 3 | |||||
| Личные дела уволенных: | ||||||
| 10-25 | Абрамов Иван Яковлевич | |||||
| 10-25 | Воронин Дмитрий Павлович | |||||
| Лицевые счета: | ||||||
| 15-21 | «АБ» - «АКО» том 1 | |||||
| 15-21 | «АКР» - «АМ» том 2 | |||||
| 10-34 | Невостребованные трудовые книжки | |||||
| 15-32 | Акты о несчастных случаях |
В данный раздел описи внесено 11 (одиннадцать) дел с № 235 по № 245 в том числе:
литерные – нет
пропущенные - нет
Опись составил:
Должность (подпись) расшифровка подписи
Начальник отдела кадров (подпись) расшифровка подписи
Приложение № 8
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению
| #G0Наименование организации АКТ ___________ № ____________ _________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению | УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации _________ ___________ Подпись Расшифровка подписи дата | ||||||||
| На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________ __________________________________________________________________ (название фонда) | |||||||||
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню | Примечание | ||
Итого ______________________ дел за __________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _____________________ (протокол от ________ № ___)
(наименование архивного учреждения)
Должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол (ЭК) от _______ № ___ Заведующая архивным отделом
администрации города (района)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Документы в количестве _________________________ дел, весом _____________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в _________________________ на переработку по приемо-сдаточной накладной
(наименование организации)
от ______________ № _______
Должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Приложение № 9
Форма акта о приеме-передаче документов
при смене руководителя (специалиста)
| #G0Наименование организации АКТ ___________ № ____________ _________________________ (место составления) приема-передачи документов при смене руководителя (специалиста) | УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации _________ ___________ Подпись Расшифровка подписи дата | |||||
| В соответствии с приказом от _______________№______ _______________________________ передал, а _________________________ (Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего) принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя _______________________ и членов ____________ _____________________________________________________________ архивные документы и описи: | ||||||
| № п/п | Название и номер описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел | Примечание | ||
Итого ______________________ дел за __________________ годы,
(цифрами и прописью)
______________________ описей в _______________________ экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и описей__________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал подпись расшифровка подписи
Принял подпись расшифровка подписи
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол (ЭК) от _______ № ___
Список литературы
1. Кодекс Российской Федерации «Об административных нарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
3. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003).
5. Приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. № 148н «Об утверждении Инструкцией по бюджетному учету» (в ред. Приказа Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н)
6. Гардина Н. Порядок хранения и уничтожения документов // «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение». 2009. № 6.
7. Вайтман Е.В. Беречь нельзя выкидывать, или Сроки хранения документов // «<