Реквизит «Наименование вышестоящей организации».
На документах указывается полное официальное наименование вышестоящей организации, закрепленное в уставе вышестоящей организации.
Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).
Реквизит «Наименование организации».
Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом.
Документ, подготовленный совместно с другими организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.
Например:
Государственное учреждение образования
«Детская школа искусств и вокально-хорового мастерства г.Горки»
Реквизит «Почтовый адрес отправителя».
Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
ул.Куйбышева, д.13, 213404, г. Горки
Реквизит «Название вида документа».
Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции школы, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.
Реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
08.09.2019
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.
Реквизит «Регистрационный индекс».
Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Реквизит «Место составления документа».
Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.
Реквизит «Адресат».
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные частные лица, граждан, в том числе индивидуальные предприниматели.
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры
Республики Беларусь
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.
Например:
Министерство культуры
Республики Беларусь
Управление по охране
историко-культурного наследия
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Горецкий районный исполнительный комитет
Начальнику отдела организационно-кадровой работы
Ивановой И.А.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Директору государственного
учреждения образования «Гимназия №1
г.Горки»
Прудникову С.И.
При направлении документа в несколько однородных организаций, их названия следует указывать обобщенно в именительном падеже:
Например:
Учреждениям отрасли
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
Например:
Директорам школ
Реквизит «Гриф утверждения».
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами:
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
Подпись О.П.Запевалова
01.09.2019
При утверждении документа руководителем, составленного не на бланке, включается полное наименование учреждения образования.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор
государственного учреждения
образования «Детская школа искусств и вокально-хорового мастерства г.Горки»
Подпись О.П.Запевалова
18.03.2019
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утверждающим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.