Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом школы.
Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор по кадрам Подпись В.А.Протасенко
09.09.2019
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно
Подпись О.В.Кругликова
ГЛАВА 5
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
18.Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.
19.Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
20.Языками делопроизводства в и документирования являются белорусский и русский.
Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
21.Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
22.В документах применяются термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.
23.В тексте документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
24.Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
25.Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставиться. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Например:
ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ
И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ ПО ИХ РАССМОТРЕНИЮ
26.Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
2.3.
27.Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.
28.Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
29.В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего ставится точка с запятой.
30.Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащийся в тексте документа.
31.В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.
32.В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.
ГЛАВА 6
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С
ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
33.Текст документов на бланках формата А4 печатается на компьютере через одинарный интервал, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.
34.При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание текста производится по ширине листа.
35.Оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:
наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документов в соответствии с требованиями законодательства;
поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.
36.При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), размер шрифта текса и межстрочный интервал – до 11 пт.
37.При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт.
38.Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
39.Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документов отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
Например:
| СОГЛАСОВАНО | +6пт |
| Директор ГУО «Детская школа искусств и вокально-хорового мастерства г.Горки»» | Точно 14 пт |
| Подпись О.П.Запевалова | +6пт |
| 01.03.2019 | + 6пт |
| Полуторный или пробельная строка | |
| СОГЛАСОВАНО | + 6пт |
| Председатель первичной профсоюзной организации работников ГУО «Детская школа искусств и вокально-хорового мастерства г.Горки»» | Точно 14 пт |
| Подпись О.В.Лысечко | + 6пт |
| 01.03.2019 | + 6пт |
40.Максимальная длина строки многострочных реквизитов на компьютере 73 мм.
41.При оформлении документов на компьютере используют девять стандартных отступов в миллиметрах от границы левого поля:
0 – граница левого поля;
1 – 12,5 мм от границы левого поля;
2 – 40 мм от границы левого поля;
3 – 60 мм от границы левого поля;
4 – 80 мм от границы левого поля;
5 – 100 мм от границы левого поля;
6 – 120 мм от границы левого поля;
7 – 140 мм от границы левого поля;
8 – 160 мм от границы левого поля.
42.От нулевого положения печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
43.От первого положения печатается начало абзацев в тексте.
44.От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».
45.От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
46.От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».
47.От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.
48.При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297х210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (160 мм)
49.При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
50.При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата, а; в альбомной ориентации – от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
51.Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать от границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – до восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
52.В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом точно 14 пт.
53.В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
54.В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.
55.Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов.
56.Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
57.При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
58.Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
59.Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
ГЛАВА 7
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
60. В школе могут издаваться следующие виды распорядительных
документов: приказ, распоряжение.
61.Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
62.Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться приказы.
63. Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
64.Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
65.Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
66.В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.
67.При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
68.Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
69.В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.
70.Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» распоряжения – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнить действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
71.При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.
72.В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.
73.Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
74.Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № …».
75.В распорядительный документ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения …». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.
76.При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников школы пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.
77.Дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения является дата подписания.
78.Датой решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в решениях печатается или проставляется от руки.
79.Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.
80.Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.
81.Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
82.Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа).
83.Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.
84.Датой протокола является дата проведения заседания.
85. Текст протокола делится на вводную и основную части.
86.Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
87.Если количество присутствующих на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Например:
Присутствовали – 19 человек (список прилагается).
88.В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
Например:
О ходе подготовки школы к осенне-зимнему отопительному сезону.
Информация заместителя директора по административно-хозяйственной работе Л.М.Погребняка
89.При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
90.Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.
91.В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Миненкову Е.В. – Текст выступления прилагается.
92.В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
93.В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.
94.В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» - принятые решения.
95.В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
96.В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
97.Решения коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.
98.Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
99.Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
100.Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.
101.Докладная записка – информационный документ, адресуемый руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
102.В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
103. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.
104.Внутренние докладные записки адресуются директору и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
105.Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации.
106.Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
107.В водной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.
108.В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
109.Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – директором школы.
110.Датой докладной записки является дата ее подписания.
111.Справка – информационный документ, содержаний описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
112.В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
113.Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности школы (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).
114.Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).
115.В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
116.Внутренние справки адресуются директору школу и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
117.Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
118.Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
119.Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
По состоянию на 11.09.2019
или
За период с 01.01.2019 по 01.07.2019
120.В личных справках заголовок допускается не указывать.
121.Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
122.При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством порядке.
123.Внешние справки подписываются директором школы, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
124.Датой справки является дата ее подписания.
ГЛАВА 8
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫС ДОКУМЕНТАМИ
125.Документооборот – это движение документов в школе с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направлении в дело.
126.Регистрация документа – запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.
127.Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
128.Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью. Регистрация документов производится в специальных журналах (входящая документация, исходящая документация).
129.Прием, регистрация и исполнение входящих документов:
вся поступающая в школу корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается приемной школы.
до вскрытия почтовой конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.
130.Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению.
131.Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года.
132.Зарегистрированные документы передаются из приемной на рассмотрение директору. Документы, не требующие решения директора, передаются исполнителям согласно их компетенции.
133.Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.
134.Регистрация и отправка исходящих документов:
исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, регистрируются в приемной после их подписания директором школы или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания.
ГЛАВА 9
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ
135.Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в школе в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
136.В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
137.В архиве школы номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
138.Номенклатура дел (далее – сводная номенклатура дел) составляется для всей школы.
139.Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается секретарем приемной или инспектором по кадрам и утверждается директором школы до 1 января года, на который составлена.
140.При наличии в школе общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел включается в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.
141.При составлении номенклатуры дел используются Устав школы, штатное расписание, планы и отчеты о работе школы, регистрационные формы, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности школы.
142.В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учебно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
143.Сводная номенклатура дел оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
144.Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).
Например:
1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3
При необходимости составные части индекса дела могут дополняться цифрой «0».
Например:
01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03
В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.
Например:
Приказы директора по основной деятельности. Копии
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;
в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратки, конкретным и доступным для восприятия.
В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица)
Например:
Приказы директора школы по основной деятельности
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
учредительные документы учреждения образования (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы школы (приказы, распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;
графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в школе в течение года под соответствующим заголовком;
в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЭК школы по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь.
в графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив школы дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЭК школы, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др.
145.В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
ГЛАВА 10
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
146.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
147.Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство.
148.Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
149.В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
150.Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.
151.Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.
152.Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
153.Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.
154.Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.
155.Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:
о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников – 75 лет;
о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) – 3 года.
156.Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, и документы, связанные с их рассмотрением, группи