Структурной единицей, характеризующей информационные ресурсы и информационные продукты с количественной стороны, является научный документ, под которым понимается материальный объект, содержащий научно-техническую информацию и предназначенный для ее хранения и использования.
В зависимости от способа представления информации различают документы: текстовые (книги, журналы, отчеты и др.), графические (чертежи, схемы, диаграммы), аудиовизуальные (звукозаписи, кино- и видеофильмы), машиночитаемы (например, образующие базу данных, на микрофотоносителях) и др. Кроме того, документы подразделяются на первичные (содержащие непосредственные результаты научных исследований и разработок, новые научные сведения или новое осмысление известных идей и фактов) и вторичные (содержащие результаты аналитико-синтетической и логической переработки одного или нескольких первичных документов или сведения о них).
Первичные документы издания. Как первичные, так и вторичные документы подразделяются на опубликованные (издания) и неопубликованные. С развитием информационной технологии это разграничение становится все менее существенным. В связи с наличием в непубликуемых документах ценой информации, опережающей сведения в опубликованных изданиях, органы НТИ стремятся оперативно распространять эти документы с помощью новейших средств репродуцирования.
В числе первичных документов – книги (непериодические текстовые издания объемом свыше 48 страниц); брошюры (непериодические текстовые издания объемом свыше 4, но не более 48 страниц). Книги и брошюры подразделяются на платные и бесплатные, а также а научные, учебные, официально-документальные, научно-популярные и, наконец, по отраслям науки и научным дисциплинам. Среди книг и брошюр важное научное значение имеют монографии, содержащие всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащие одному или нескольким авторам, и затем сборники научных трудов, содержащие ряд произведений одного или нескольких авторов, рефераты и различные официальные или научные материалы.
Для учебных целей издаются учебники и учебные пособия (учебные издания). Это непериодические издания, содержащие систематизированные сведения научного и прикладного характера, изложенные в форме, удобной для преподавания и изучения.
Некоторые издания, публикуемые от имени государственных или общественных организаций, учреждений и ведомств, называются официальными. Они содержат материалы законодательного, нормативного или директивного характера.
Наиболее оперативным источником НТИ являются периодические издания, выходящие через определенные промежутки времени, постоянным для каждого года числом номеров. Традиционными видами периодических изданий являются газеты и журналы. К периодическим относятся также продолжающиеся издания, выходящие через неопределенные промежутки времени, по мере накопления материалов. Обычно это сборники научных трудов институтов, вузов, научных обществ, публикуемых без строгой периодичности под общим заглавием «Труды», «Ученые записки», «Известия» и др.
К специальным видам технических изданий принято относить нормативно-техническую документацию, регламентирующую научно-технический уровень и качество выпускаемой продукции (стандарты, инструкции, типовые положения, методические указания и др.). Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объему стандартизации и утвержденный компетентным органом. В Российской Федерации действуют четыре категории стандартов: государственные (ГОСТы); отраслевые (ОСТы); республиканские областные стандарты (РСТ) и стандарты предприятий (объединений) (СТП). В зависимости от содержания стандарты включают: технические условия и требования; параметры и размеры; типы; конструкции; марки; сортаменты; правила приемки; методы контроля; правила эксплуатации и ремонта; типовые технологические процессы и т.п. По принадлежности стандарты подразделяются на отечественные, национальные зарубежных стран, фирм и ассоциаций, международных организаций (например, Международной организации мер и весов и т.д.).
Важное значение для постановки научно-исследовательских работ имеет патентная документация, представляющая собой совокупность документов, содержащих сведения об открытиях, изобретениях и других видах промышленной собственности, а также сведения об охране прав изобретателей. Патентная документация обладает высокой степенью достоверности, так как подвергается тщательной экспертизе на новизну и полезность.
Первичные непубликуемые документы могут быть размножены в необходимом количестве экземпляров и пользоваться правами изданий. К основным видам непубликуемых первичных документов относятся научно-технические отчеты, диссертация, депонированные рукописи, научные переводы, конструкторская документация, информационные сообщения о проведенных научно-технических конференциях, съездах, симпозиумах, семинарах.
Вторичные документы и издания подразделяют на справочные, обзорные, реферативные и библиографические.
В справочных изданиях (справочники, словари) содержатся результаты теоретических обобщений, различные величины и их значения, материалы производственного характера.
В обзорных изданиях содержится концентрированная информация, полученная в результате отбора, систематизации и логического обобщения сведений из большого количества первоисточников по определенной теме за определенный промежуток времени. Различают обзоры аналитические (содержащие аргументированную оценку информации, рекомендации по ее использованию) и реферативные (носящие более описательный характер). Кроме того, работники библиотек часто готовят библиографические обзоры, содержащие характеристики первичных документов как источников информации, появившихся за определенное время или объединенных каким-либо общим признаком.
Реферативные издания содержит публикации рефератов, включающих сокращенное изложение содержания первичных документов (или их частей) с основными фактическими сведениями и выводами. К реферативным изданиям относятся реферативные журналы, реферативные сборники, экспресс-информация, информационные листки.
Реферативные журналы в Российской Федерации по естественным и техническим наукам издает ВИНИТИ под общим заголовком «Реферативный журнал» (РЖ). РЖ ВИНИТИ – основное и самое распространенное в нашей стране реферативное издание, которое наиболее полно отражает всю мировую литературу по естествознанию и технике, публикуя рефераты, аннотации и библиографические описания, составляемые на статьи, монографии, сборники.
РЖ ВИНИТИ – единое многосерийное издание, состоящее из основных томов (в которые входят выпуски, издающиеся самостоятельными тетрадями) и отдельных выпусков, не входящих в сводные тома. Периодичность их выхода в свет – 12 раз в год. Интервал времени с момента появления публикации до ее отражения в РЖ составляет в среднем около четырех месяцев.
Реферативные сборники представляют собой периодические, продолжающиеся или непериодические издания, которые содержат рефераты неопубликованных документов. Их выпускают центральные институты научно-технической информации и технико-экономических исследований. Такие издания носят обычно узкотематический характер.
Экспресс- информация (ЭИ) – это периодическое издание журнальной или листовой формы, которое содержит расширенные рефераты наиболее актуальных опубликованных зарубежных материалов и неопубликованных отечественных документов, требующих оперативного освещения.
Наибольшую известность среди изданий рассматриваемого вида получила ЭИ ВИНИТИ, которая адресуется работникам промышленности, научно-исследовательских учреждений, конструкторских и проектных организаций и освобождает их от необходимости отбирать материалы среди огромного числа публикаций в РЖ. Выпуски ЭИ рассылаются по подписке.
В ЭИ публикуются расширенные рефераты наиболее актуальных журнальных статей, описаний патентов, отчетов о научных работах и других документов научно-технического характера. Рефераты содержат все основные данные первоисточников, сопровождающиеся рисунками (графики, схемы, диаграммы, фотографии) и таблицами, а также теоретическими выкладками, вследствие чего необходимость обращения к оригиналу отпадает.
Периодичность выхода выпусков ЭИ различна. В ВИНИТИ периодичность каждой серии – четыре номера в месяц (48 номеров в год). С момента получения оригинальной публикации до ее отражения проходит два-три месяца.
Библиографические указатели являются изданиями книжного или журнального типа, содержащими библиографические описания вышедших изданий. В зависимости от принципа расположения библиографических описаний указатели подразделяются на систематические (описания располагаются по областям науки и техники в соответствии с той или иной системой классификации) и предметные (описания располагаются в порядке перечисления важнейших предметов в соответствии с предметными рубриками, расположенными в алфавитном порядке).
Вторичные публикуемые документы включают регистрационные и информационные карты, учетные карточки диссертаций, указатели депонированных рукописей и переводов, картотеки «Конструкторская документация на нестандартное оборудование», информационные сообщения. К ним принято относить также вторичные документы, которые публикуются, но рассылаются по подписке (Бюллетени регистрации НИР и ОКР, сборники рефератов НИР и ОКР и др.).
Документные классификации. Традиционным средством упорядочения документальных фондов являются библиотечно-библиографические (документные) классификации. Наибольшее распространение получила Универсальная десятичная классификация (УДК). УДК является международной универсальной системой, позволяющей детально представить содержание документальных фондов и обеспечить оперативный поиск информации, обладает возможностью дальнейшего развития и совершенствования. Отличительными чертами УДК являются охват всех отраслей знаний, возможность неограниченного деления на подклассы, индексация арабскими цифрами, наличие развитой системы определителей и индексов.
УДК состоит из основной и вспомогательных таблиц. Основная таблица содержит понятие и соответствующие им индексы, с помощью которых систематизируют человеческие знания. Первый ряд делений основной таблицы УДК имеет следующие классы: 0 – Общий отдел. Наука. Организация. Умственная деятельность. Знаки и символы. Документы и публикации; 1-Философская; 2-религия; 3-Экономика. Труд. Право; 4-свободен с 1961 г.; 5-Математика. Естественные науки; 6-Прикладные науки. Медицина. Техника; 7-Искусство. Прикладное искусство. Фотография. Музыка; 8 –Языкознание. Философия. Художественная литература. Литературоведение;9-Краеведение. География. Биография. История.
Каждый из классов разделен на десять разделов, которые, в свою очередь, подразделяются на десять более мелких подразделов и т.д. Для лучшей наглядности и удобства чтения всего индекса после каждых трех цифр, начиная слева, ставится точка (при чтении она не произносится, а отражается паузой).
Внутри каждого раздела применяется иерархическое построение от общего к частному с использованием того же десятичного кода. Детализация понятий осуществляется за счет удлинения индексов, при этом каждая последующая присоединяемая цифра не меняет значения и смысла предыдущих, а лишь уточняет их, обозначая более частное, узкое понятие. Например: 5-Мате-матика. Естественные науки; 53-Физика, 536-Термодинамика и т.д.
Для облечения работы с таблицами УДК к ним прилагается алфавитно-предметный указатель, с помощью которого по понятиям можно определить их местонахождение в схеме. Понятие в указателе расположены в алфавитном порядке, справа от каждого понятия приведен соответствующий индекс.
Информация о содержании зарубежных изданий.
Около половины изо всех выписываемых зарубежных журналов ежегодно поступает в ГПНТБ. В целях информирования специалистов о поступивших изданиях эта библиотека издает «Указатель иностранных журналов, выписанных ГПНТБ», в котором названия журналов располагаются в алфавитном порядке. Через 1….2 дня с момента поступления журнала в библиотеку читатель уже может работать с ним, а при необходимости заказать копи любой статьи. (Журналы и книги, хранящиеся в ГПНТБ, можно приобрести микрокопии или ксерокопии изданий). ГПНТБ готовит также «Указатель научно-технических иностранных журналов, содержащий сведения об отраслях науки и техники, которым предназначено издание, названия журналов, издательства и их адреса. Руководствуясь этими сведениями, любая заинтересованная организация может выписывать нужные журналы из-за рубежа.
Перечень важнейших журналов (2 тыс. наименований) приводится в ежегоднике «Каталог оперативной сигнальной информации по иностранным журналам. Естественные науки. Техника». Этот каталог издает ГПНТБ СССР и рассылает во всесоюзные, центральные отраслевые, республиканские и межотраслевые территориальные органы НТИ, которые, в свою очередь, направляют его на предприятия и в организации. К каталогу приложен указатель адресов организаций, осуществляющих сигнальную информацию.
Закономерности производства НТИ. Анализ источников информации. Рассмотренные источники информации образуют систему научных документов изданий, для которой характерны определенные закономерности, отражающие развитие науки. Установлен ряд общих закономерностей, характеризующих рост и старение документов.
Рост числа журналов и количества содержащихся в них статей в основном характеризуется экспоненциальной зависимостью с разными показателями для разных научных областей. Так, например, рост числа библиографических журналов за последние 200 лет характеризуется экспоненциальной зависимостью с удвоением за 18 лет, а журналов по математике – с удвоением за 28 лет.
Старение документов заключается в том, что с увеличением сроков со времени выпуска изданий они теряют ценность как источники информации и по этой причине все меньше используются учеными и специалистами.