Смета - документ, представляющий собой расчёт (план) предстоящих доходов и расходов на выполнение какой-либо деятельности. Существуют сметы на финансирование деятельности какого-либо предприятия, учреждения, на осуществление каких-либо работ (проектных, строительных, ремонтных и т. п.Сметная стоимость строительства - это плановая величина расходов, нужных для создания объекта в точном соответствии с проектом. На основе полной сметной стоимости производится распределение капитальных вложений по годам строительства, определяются источники финансирования, формируются договорные цены на строительную продукцию.Стоит отметить, что при заключении договора подряда сметная документация не является обязательной, обязателен лишь протокол соглашения о договорной цене. Однако заказчик имеет право затребовать сметную документацию в любой форме, с любой степенью детализации и большинство заказчиков как правило пользуются таким правом практически, в особенности если заказчиком является государственная организация. Сметная документация, охватывающая весь комплекс строящихся объектов, именуется "сводной", так как она обычно обобщает документацию по отдельным объектам. Если же она охватывает лишь определенный объект либо его доля (вид работ), она именуется соответственно "объектной" либо "локальной". Сметный документ, который рассчитывается без подробной детализации с использованием укрупненных показателей, обычно именуется "сметным расчетом". Если делается детальный расчет стоимости по рабочим чертежам без укрупнения, то получаемый документ обычно именуется "сметой".
Сущностью бюджетного метода управления является представление о том, что вся деятельность предприятия состоит в балансировании дохода и расхода, с четко определенными местами их возникновения и закреплением в ответственность за руководителем соответствующего ранга. Менеджеры предприятия, планируя свои действия и их последствия в будущем, имеют возможность оценить, насколько фактические результаты соответствуют их планам. Определяется экономическая эффективность деятельности предприятия в целом и его структурных подразделений, планируются и фиксируются реальные поступления и “выбытия” денежных средств, определяется экономический потенциал и финансовое состояние предприятия. Руководство имеет возможность использовать приемлемые соотношения между изменением прибыльности, платежеспособности и экономическим потенциалом предприятия.
Бюджеты могут составляться для предприятия (компании) в целом, для направлений бизнеса в многопрофильных компаниях, для структурных подразделений. Бюджеты подразделений и/или направлений сводятся в основной (сводный) бюджет. Основной бюджет обеспечивает как оперативное, так и финансовое планирование. Он охватывает производство, услуги, затраты, получение доходов, распределение и финансирование затрат. Основной бюджет состоит из операционных и финансовых бюджетов.
Операционный бюджет – это система бюджетов, отражающих текущую (производственную) деятельность компании и характеризующих доходы или расходы по операциям на плановый период для сегмента или отдельной функции организации.
Общий (основной, сводный) бюджет – это скоординированный по всем подразделениям и функциям план работы компании в целом, объединяющий блоки отдельных бюджетов и дающий необходимую информацию для принятия и контроля управленческих решений в области финансового планирования.
Бюджет является инструментом как для планирования, так и для контроля. В самом начале бюджетного периода бюджет представляет собой план или норматив; в конце и в течение бюджетного периода он служит средством контроля, с помощью которого менеджмент может определить эффективность действий и составить план мероприятий по совершенствованию деятельности компании в будущем.
Основными этапами составления бюджета предприятия являются:
установление общих целей развития предприятия (осуществляется на уровне высшего руководства);
прогноз и обоснование плановых объемов продаж;
определение ограничивающих факторов;
конкретизация общих целей и определение задач для каждого отдельного подразделения;
подготовка подразделениями оперативных бюджетов;
анализ подготовленных бюджетов высшим руководством и их корректировка;
подготовка основного (сводного) бюджета;
координация и анализ первого варианта основного бюджета, внесение корректив;
утверждение бюджета руководством предприятия;
последующий контроль, анализ и корректировка бюджета в соответствии с изменяющимися условиями.
Для успешного внедрения методики бюджетирования важно выполнение предприятием необходимых организационных предпосылок, в первую очередь по сбору и анализу информации управленческого учета. Как показывает опыт, выполнение организационных предпосылок внедрения бюджетного планирования на первых же этапах работы способствует совершенствованию системы управленческого учета, улучшению управления, как подразделениями предприятия, так и предприятием в целом. Анализ структуры затрат предприятия на этапе подготовки и внедрения бюджетного планирования способствует снижению себестоимости продукции, услуг.
Как было отмечено выше, сущностью бюджетного метода управления является представление о том, что вся деятельность предприятия состоит в балансировании дохода и расхода, места возникновения которых могут быть четко определены и закреплены в ответственность за руководителем соответствующего ранга. Поэтому все начинается с организационного анализа предприятия и определения центров ответственности (бюджетных центров), то есть финансовой структуризации предприятия, четкого определения экономических показателей (вплоть до конкретных статей затрат), которые должно контролировать каждое структурное подразделение.
Бюджетирование – сложная организационная техника. Чтобы заработал бюджетный процесс на предприятии, необходима командная работа руководителей подразделений. Требуется синхронная и целенаправленная деятельность большого количества менеджеров среднего звена. Каждый руководитель должен понимать, что он контролирует, на что он может повлиять и за что он несет ответственность. Необходима адекватная оценка эффективности деятельности менеджеров и мотивация деятельности участников бюджетного процесса. Руководство предприятия должно уметь получить дополнительные экономические преимущества от взаимодействия различных служб и подразделений на достижение поставленных целей.
Бюджетирование – прежде всего новая управленческая технология. Но не следует думать, что внедрение бюджетирования требует некой “управленческой революции”. Бюджетирование на предприятии предполагает прежде всего совершенствование информационных связей в существующей организационно-управленческой структуре. Организационная структура предприятия определяет функции отдельных подразделений и ответственность их руководителей. Поэтому именно организационная структура является отправной точкой для построения системы бюджетного планирования и управления, поскольку она определяет контролируемость затрат и порядок их группировки по центрам ответственности.
Анализ организационной структуры и основных бизнес-процессов управления и планирования в ходе финансовой структуризации позволяют менеджменту компании задуматься над их более оптимальной организацией. Точно так же анализ издержек и себестоимости позволяют выявить “узкие места” и задуматься над издержкам. Но так произошло бы и при внедрении других существенных управленческих новаций.
Оргструктура, в свою очередь, влияет на документооборот внутри предприятия и обеспечивает кодирование документов, что важно для автоматизации обработки информации.
В первую очередь необходима группировка подразделений как центров финансовой ответственности.