Документ как частный случай сообщения обладает всеми инвариантными свойствами информации, но в отличие от сообщения документ также обладает рядом свойств (функций и признаков), налагаемых на него социумом или его частью (сектором действенности) в целях его последующего общественного использования.
Отличительной характеристикой документа является возможность использования его (как сообщения об юридическом факте) в качестве инструмента, регулирующего отношения в социальной среде, что обеспечивается обществом в лице государства.
Слайд 30 Документ представляет собой явление исключительно социальное, присущее только общественной жизни мыслящих субъектов: в мире животных документа нет и быть не может, хотя обмен информацией (сообщениями) имеется.
В широком смысле понятие «документ» означает следующее [15]. Документ — это сообщение о факте, которое признается в рамках сектора действенности легитимным (юридическим) основанием для установления, сохранения, изменения, прекращения определенных взаимоотношений между членами сектора.
Слайд 31 Таким образом, выделяются два взаимосвязанных аспекта, характеризующие особые свойства документа, отличающие его от сообщения в широком смысле:
1) правовой аспект, определяющий юридическую и управленческую силу документа, т.е. формальное основание для определенных взаимоотношений (взаимодействий), признаваемое группой общества (сектором действенности);
2) технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа путем формирования и последующей проверки необходимых документообразующих признаков, закрепленный определенным сектором действенности способом, результат отображения информации в виде изделия, которое может быть предъявлено сектору как некоторый предмет или процесс.
Второй аспект определяет требования к структуре документа, выделяя в ней переменную и постоянную части документа: содержание и атрибуты.
При предъявлении изделия-документа сектору требуется, чтобы содержащиеся в нем сведения были неизменными, т.е. тождественными в момент создания. Это может быть достигнуто тем, что некоторые параметры, прямо связанные с отображением информации (содержанием) предъявляемого документа, должны быть не случайны, а заранее заданы и известны членам сектора действенности. Поскольку сведения произвольны, неслучайным может быть только оформление: атрибуты документа и технология его создания, преобразования, передачи и хранения.
Примером, подтверждающим правильность такого подхода, могут служить п. 3 и 4 ст. 11 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [57], который четко устанавливает, когда электронное сообщение становится электронным документом и таким образом получает юридическую силу: «электронное сообщение, подписанное ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, признается документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами». Так закон четко различает понятия «электронное сообщение» и «электронный документ».
Слайд 32 Таким образом, сектор действенности, определяя технологию изготовления документа, задает ряд параметров (документообразующих признаков), значения которых для предъявляемого документа являются необходимым условием признания не только отсутствия искажений его содержания (как достоверного сообщения), но и его соответствующего статуса (т.е. собственно документа).
Слайд 33 Следовательно, документ как изделие должен характеризоваться двумя группами параметров:
1) основными (условно-переменными), отражающими содержание;
2) вспомогательными (условно-постоянными), эталонными.
Вспомогательную группу параметров будем называть атрибутами(или реквизитами) документа.
Только тогда, когда в адекватности атрибутов предъявленного документа будет убежден сектор действенности, возникают основания для признания сообщения — документом, а его содержания (сведений) — юридическим фактом. Поэтому в состав документа-изделия непременно входит ряд эталонных (условно-постоянных) параметров. Задаваемые сектором действенности эталонные параметры должны быть не только считываемы с предъявляемого документа, но и сравнимы (совпадают или нет) с параметрами эталона. Следовательно, в ходе процедуры предъявления документа в обязательном порядке осуществляется измерение его эталонных параметров определенными сектором действенности средствами измерения. При этом если отличие всех измеренных параметров от параметров эталона лежит в допустимых пределах, разрешенных сектором действенности (т.е. в пределах допустимой погрешности измерения), то изделию присваивается статус документа, в противном случае изделие бракуется.
Окончательное решение о признании сообщения с признаками документа документом принимается в момент его предъявления сектором действенности после проведения процедуры аутентификации - измерения и сравнения его параметров с эталонными (т.е. процедуры проверки его подлинности).
Слайд 34 Следовательно, корректное задание документа определяется сектором действенности, а именно:
сектор действенности определяет технологию закрепления сведений и эталон обязательных атрибутов (реквизитов) документа.
Общественное использование документа обеспечивается его предъявлением (демонстрацией) по требованию сектора действенности в заранее неопределенных точках пространства и моментах времени. Отсюда вытекают следующие дополнительные свойства, которыми должно обладать сообщение, чтобы стать документом [15]: Слайд 35
· доступность — понимаемая как физическая возможность измерения заданных параметров изделия-документа (содержания, атрибутов, технологии) определенными сектором действенности средствами в заданных точках «пространства—времени» в течение конечного времени с момента возникновения потребности в его предъявлении;
· подлинность — при любом предъявлении сообщения (документа) значения его считанных физических параметров при сравнении их с эталонными (заданными сектором) должны находиться в допустимом диапазоне, заданном при его создании (в начальной точке жизненного цикла);
· легитимность — предъявляемое сообщение, рассматриваемое как документ, должно содержать параметры, объективно подтверждающие правомерность использованных на протяжении жизненного цикла документа технологий.
Слайд 35 Таким образом, если сообщение содержит документообразующие признаки (параметры), называемые реквизитами, то оно признается документом после положительного результата проведения процедуры их аутентификации (проверки подлинности). Для электронного документа таким реквизитом является электронная цифровая подпись либо удостоверительное письмо, составленное создателем документа на машинном носителе (согласно Закону «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10.01.2002.)