Каждое сообщение, в том числе и документ, обладает определенными функциями.
Изучение функций позволяет:
· определить и уяснить подлинную цель создания сообщения
(документа) и заключенной в нем информации;
· правильно понять роль и ценность сообщения (документа) в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;
· провести более четкую классификацию сообщений (документов);
· определить и сформулировать требования к их содержанию и
форме и, следовательно, частично — к технологии их создания и обработки;
· подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и отчасти управления.
Любое сообщение (документ) многофункционально, т.е. в одном и том же сообщении (документе) всегда одновременно присутствуют различные функции с разной степенью проявления. Поэтому разграничить их можно только условно для удобства классификации и анализа.
Слайд 37 Поскольку понятия «сообщение» и «документ» неразрывно связаны с материализацией информации, обобщающей (интегральной) функцией сообщения (документа) служит информационная. Характерная особенность информационной функции состоит в том, что она отражает процессы, происходящие в материальном мире; она присуща всем без исключения сообщениям (документам) как первопричина появления любого из них.
Информационная функция имеет сложную структуру. Она определяется такими показателями, как полнота (количество и качество информации), объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации. На информационную функцию оказывают влияние специфика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации, а также ее доступность.
Все остальные функции документа в принципе можно трактовать как различные составные части, подфункции именно информационной функции, основополагающей функции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретациях содержащейся в документах информации. Однако специфика этих аспектов столь велика, что позволяет каждой из них с полным правом претендовать на статус самостоятельной функции.
Критерием классификации функций является специфика содержания документа, которая в свою очередь определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный характер документирования явлений и объективной действительности.
.
Слайд 38 Главной целевой функцией документа является социальная, поскольку любой документ содержит социально значимую информацию, т.е. информация о процессах, проходящих в обществе. Социальная функция документа состоит:
· в его принадлежности к выражению интересов определенного социального слоя, группы, индивидуума;
· запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, отражающей устройство и функционирование общества;
Рис. 2.2. Иерархическая инвариантная модель системы функций документа
· степени отражения в нем деятельности, места и роли конкретного человека, тех или иных социальных групп данного общества на определенной ступени его развития.
Социально значимым, т.е. выполняющим определенную социальную функцию, является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной формацией. Социальная информация может содержаться в документе как в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа с помощью применения специальных приемов исследования.
Существование общества (поддержание устойчивого равновесия между его слоями) обеспечивается в первую очередь его культурой (многовековой системой ценностей), определяющей и упорядочивающей текущую систему ценностей (и их приоритетов) в обществе на данном историческом этапе его развития.
Слайд 38 Поэтому следующая важнейшая функция документа — культурная, где она выступает в качестве средства закрепления, сохранения и передачи культурной традиции. Документы, в которых превалирует эта функция, фиксируют и закрепляют системы ценностей, поведения и деятельности, традиции, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе на всем историческом пути его развития.
Слайд 39 Принятая в обществе система ценностей обеспечивается правовой функцией, которая законодательно ее оформляет и закрепляет в определенных пространственно-временных рамках (например, свод законов Российской Империи, законы СССР, законы РФ, законы США). Таким образом, правовая функция — функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе, отражающая и законодательно закрепляющая принятую в нем на определенном (пространственно-временном) этапе его развития систему ценностей. Она позволяет вырабатывать и закреплять правовые нормы и правила взаимоотношений человека, общества и государства в соответствии с многовековой культурной традицией, воплощенной в системе ценностей данного социума, его нравственностью и моралью. Все документы по степени проявления правовой функции можно подразделить на две категории:
1) долговременного проявления правовой функции - изначально ею наделенные в момент создания и сохраняющие ее длительное время до момента вывода данных документов из действия;
2) кратковременного проявления правовой функции — приобретающие ее в зависимости от возникшей ситуации и отношения содержания документа к установлению юридических фактов, и, как правило, на непродолжительный промежуток времени.
К первой категории относятся документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия: правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и организациями (приказы, распоряжения, инструкции); документы, фиксирующие договорные отношения: между государствами (пакты, договоры); между государством и учреждением; между учреждениями (договор поставки); между лицом и государством; между лицом и учреждением (трудовое соглашение, контракт); между частными лицами (купчая, расписка). В эту категорию также входят паспорта, дипломы об образовании, свидетельства о рождении и браке, справки с места работы и места жительства и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счетно-платежные требования на отпущенную продукцию и т.д.).
Ко второй категории принадлежат любые сообщения, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления.
В принципе любое сообщение может быть доказательством и тем самым временно будет наделено правовой функцией (в этом случае оно приобретает статус документа). Так, сообщение, признанное судом в качестве вещественного доказательства, приобретает характер юридического факта и, следовательно, правовую функцию.
Слайд 40 Преобразование законодательно закрепленной системы ценностей на данном этапе развития общества в систему адекватных ей управляющих воздействий (предписаний), осуществляющих ее реализацию (внедрение) в текущую жизнь общества в рамках установленного правового поля. Обеспечивает Управленческая функция
С управленческой функцией документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для управления и (или) обеспечивающие процесс его реализации, т.е. наиболее значительный массив документации. К ним относятся: документы организационно-распорядительного характера (положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, предписания), а также документы отчетно-информационные (справки, сводки, служебные письма, отношения). Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, — их оперативный характер.
Требование оперативности дополняется требованием оптимальности решений и других управляющих воздействии, фиксируемых документом.
Управленческие документы преобразуют требования правовых и нормативно-правовых документов в конкретные управляющие предписания органам исполнительной власти и другим органам и учреждениям для выполнения определенных действий в соответствии со складывающейся в обществе ситуацией в целях стабилизации функционирования и совершенствования как государственной системы в целом, так и каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли.
Документы, выполняющие управленческую функцию, можно классифицировать в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирования, планирования, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров).
Управленческие документы отражают в специфической форме как структуру, так и стадии и циклы управления, и оказывают серьезное воздействие на процесс управления. В управленческой функции документ представлен прежде всего в регулятивной, нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.
Слайд 41 Доведение управляющих воздействий (предписаний) до субъектов социума и обеспечение их взаимодействий путем осуществления информационного обмена между ними выполняет коммуникативная функция. Следовательно, коммуникативная функция документа — это функция организации и поддержания информационного взаимодействия (обмена) между членами общества и между различными частями общественной и государственной организации. У коммуникативной функции две подфункции, что позволяет соответственно выделить две категории документов:
1) документы, ориентированные в одном определенном направлении: сверху вниз (т.е. от законодателя к исполнителю, от начальника к подчиненному) и снизу вверх (от исполнителя к начальнику);
2) документы двухстороннего действия, взаимосвязанные между собой (служебная и личная переписка, договоры и т.д.).
Слайд 42 Осуществление коммуникативной функции с заданной степенью достоверности, сохранности и конфиденциальности сообщений (документов) в ходе осуществления информационных взаимодействий между субъектами социума обеспечивает функция защиты информации. Преднамеренное закрепление (сохранение) информации от исчезновения (разрушения) путем ее материализации и выполнения заданных требований по обеспечению ее достоверности, сохранности и конфиденциальности в целях последующего правомочного использования для обеспечения деятельности общества определяет основное содержание функции защиты информации. Эта функция присуща всем сообщениям (документам), а не только документам, содержащим информацию ограниченного доступа или информацию, содержащую государственную тайну. Документам этих групп присваивают отличительные обозначения, чтобы облегчить их выделение из общего документного массива, создать строго регламентированные условия работы с ними и тем самым предотвратить несанкционированный доступ к содержащимся в них сведениям.
Подфункцией функции защиты информации является архивная функция, обеспечивающая особые условия хранение наиболее ценных для жизнедеятельности общества документов в течении продолжительных периодов времени.
Подфункцией архивной функции является функция исторического источника. Реализуя функцию исторического источника, документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию приобретает только часть наиболее ценных создаваемых в обществе документов и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.
Слайд 43 Функция учета выступает в качестве необходимого условия, обеспечивающего выполнение всех рассмотренных функций.
Функция учета есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении сведений, связанных с хозяйственными, демографическими и любыми другими видами общественной, экономической и государственной деятельности. По сути учет — это необходимый начальный этап любого вида деятельности возможного в человеческом обществе. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме весьма широкий спектр различных сведений.
Информацию (сведения), содержащуюся в документах, можно подразделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую) и перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие системы классификации информации, в частности разделение ее на первичную и вторичную, динамическую и статическую, по жанрам, видам, носителям, срокам использования и т.д.
Слайд 44 Любой документ (сообщение) всегда сочетает в себе одновременно (синтезирует) весь спектр рассмотренных функций, часть из них находится в активном (проявленном) состоянии, а часть — в пассивном, которые при создании определенных условиях (ситуации) могут быть проявлены. Поэтому многофункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной его функции (в акте управления преобладает управленческая, но он выполняет и информационную, коммуникативную, социальную, культурную, а также функцию исторического источника). Например, указ — информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую, исторического источника; аттестат зрелости — информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника. Активность той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа (сообщения) в общественных отношениях, данной социальной системе, процессе управления. Таким образом, одни функции со временем полностью исчерпываются и вытесняются другими, также объективно заложенными, как и первые, при создании сообщения (документа).
Различие понятий «документ» и «сообщение» определяется различиями в целевой направленности, а именно различием доминирующих (определяющих) функций. Так, определяющей функцией в понятии «документ», является прежде всего управленческая, социально-регулятивная функция, а в понятии «сообщение» превалирует функция коммуникативная именно как средства обеспечения в первую очередь информационного обмена и взаимодействия между субъектами социума.
Слайд45 Иначе говоря, сообщение выступает прежде всего как средство обеспечения коммуникации субъектов социума, а документ — как регулятор социальных отношений; остальные функции идентичны и отличаются только степенью активности и конкретным наполнением содержания, определяемым необходимостью реализации той или иной общественной потребности. Слайд46