Подсистемы организационно-распорядительной документации ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут»
Подсистема организационной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности, она тесно связана с подсистемой распорядительной документации, которая в свою очередь выполняет административную функцию управления.
Документооборот в ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» осуществляется в виде трех потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов отделом документационного обеспечения (см. рис. 2): 1) входящие, то есть поступающие в филиал извне: служебные письма, электронные сообщения, приказы; 2) исходящие — это официальные документы, отправляемые из филиала: служебные письма, электронные сообщения, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки; 3) внутренние — это официальные документы, не выходящие за пределы филиала: положение о филиале ОАО «Аэропорт Сургут», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, приказы, протоколы, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.
Рисунок 2. Общий объем документооборота в ноябрьском филиале
Объем входящих документов ноябрьского филиала за 2003—2010 гг.
Наибольшее количество документов поступило в филиал в 2009 г. Это связано с тем, что в октябре 2009 г. ноябрьский филиала вошел в состав крупного транспортного предприятия ОАО «Аэропорт Сургут». Также в этом году в состав акционерного общества вошли еще пять филиалов, а это значит, что документы в ноябрьский филиал стали поступать не только от головного предприятия, но и от филиалов, и в итоге в 2009 г. произошел скачок в объеме входящей корреспонденции.
Доставка документов в ноябрьский филиал ОАО «Аэропорт Сургут» осуществляется почтовой, электрической связью, самолетом (см. рис. 4).
Рисунок 4. Соотношение видов доставки входящих документов
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов сторонних организаций, а также печатных изделий. По каналам электрической связи поступают сообщения по электронной почте. Самолетом в филиал доставляется почта, направляемая из акционерного общества, филиалов, представительств, а также предприятий воздушного транспорта, сотрудничающих с ОАО «Аэропорт Сургут». Порядок доставки почты установлен в инструкции о порядке перевозки служебной корреспонденции рейсами ОАО «Аэропорт Сургут», утвержденной приказом генерального директора от 25 октября 2009 г. № 1274.
Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающей корреспонденции производится отделом документационного обеспечения филиала. При регистрации документов информация о них заносится в электронную базу данных — комплекс программ «DIS: class», подсистема «Служебная переписка». А затем, на зарегистрированных документах в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца.
В ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» была установлена электронная канцелярия «DIS: class», т.к. ей присущи некоторые особенности, позволяющие настраиваться на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно в филиале.
Веб-страница рабочей области электронной канцелярии «DIS: class»
Распределение корреспонденции, поступающей на имя директора филиала, осуществляется начальником отдела документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями директора, а также с учетом вопросов, отнесенным к сфере деятельности структурных подразделений филиала.
После рассмотрения документов директором и возврата их в отдел документационного обеспечения, старший инспектор отдела документационного обеспечения вносит резолюции директора в электронную базу данных и передает начальнику отдела для постановки на контроль, а также готовит необходимое количество копий и доводит их до исполнителей. Иная корреспонденция, поступающая в адрес филиала ОАО «Аэропорт Сургут», после централизованной регистрации, направляется непосредственно заместителям директора, начальникам отделов в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам деятельности структурных подразделений.
Вся исходящая корреспонденция ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» передается почтовой и электрической связью, самолетом. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде факсограмм, электронных сообщений, которые подлежат обязательной регистрации, как исходящие документы, в электронной базе данных.
Подавляющее большинство документов, отправляемых из филиала и фирм и направляемых ему, составляют информационно-справочные документы, которые содержат в себе информацию о фактическом положении дел в филиале и служат основанием для принятия распорядительных документов. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. К таким документам относятся: докладная записка, объяснительная записка, справки, акты, служебные письма, электронные сообщения (см. рис. 6).
Рисунок 6. Соотношение видов информационно-справочных документов филиала
Письма составляют самую большую группу входящих и исходящих документов филиала ОАО «Аэропорт Сургут» и имеют множество разновидностей: сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-запросы, письма-ответы.
Документы для отправки передаются полностью оформленные, зарегистрированные, с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. В филиале документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Объем исходящей документации в филиале, так же как и входящей с каждым годом увеличивался в связи с взаимодействием с другими организациями, филиалами, представительствами и вхождением в состав ОАО «Аэропорт Сургут».