Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. На рисунке 8 показаны этапы подготовки внутренних документов. На подготовительном этапе оценивается необходимость введения данного документа, собирается необходимая информация.
Рисунок 8. Блок-схема подготовки организационных документов
Оформленные документы передаются на подпись руководству ноябрьского филиала в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей пометкой в электронной базе данных.
Из данных, представленных на рисунке 9, видно, что количество внутренних документов в организации увеличивается с каждым годом в связи с развитием предприятия. А после того, как ноябрьский филиал вошел в состав ОАО «Аэропорт Сургут» в 2009 г. объем документов увеличился еще больше.
Объем внутренних документов ноябрьского филиала за 2003-2010 гг.
Среди внутренних документов ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» по своему объему и значению выделяются приказы.
Соотношение объемов, созданных в филиале приказов по основной деятельности и по личному составу за 2003 – 2010 гг., представлено в диаграмме.
Объем приказов по основной деятельности и по личному составу ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» за 2009-2010 гг.
В управленческой деятельности ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» преобладают приказы по личному составу, что напрямую связано c количеством штатной численности организации. Подготовка и обеспечение правильности оформления проекта приказов является обязанностью отдела документационного обеспечения. Оформленные на бланке приказы подлежат согласованию, которое оформляется визами. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и включает в себя: наименование должности лица, с которым согласован документ; личную подпись визирующего; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дата.
Приказы, подготовленные на подпись директору филиала, визируются в следующем порядке: 1) руководителями структурных подразделений-исполнителей, подготовивших проект документа; 2) заместителем директора, курирующим работу подразделения-исполнителя; 3) заместителями директора филиала, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания или поручения; 4) юрисконсультом, определяющим соответствие подготовленных проектов приказов, распоряжений действующему законодательству, четкость и грамотность редакции; 5) начальником отдела документационного обеспечения.
Проекты приказов представляются юрисконсульту со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения. Юрисконсульт рассматривает проекты приказов в срок до трех дней, если иной срок не установлен директором филиала.
Приказы по основной деятельности филиала и приказы по личному составу подписываются только директором, а в его отсутствии – первым заместителем, либо иным уполномоченным должностным лицом.
Регистрация приказов осуществляется в отделе документационного обеспечения в пределах одного календарного года. При этом на документе проставляется дата и регистрационный номер. Датой регистрации приказа является дата поступления документа в отдел документационного обеспечения, которая оформляется словесно-цифровым способом. Особое место занимают протоколы совещаний, проводимых директором филиала.
Протоколы ведутся в ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» для документирования совещаний у директора, производственных совещаний. Сравнивая объемы создаваемых в ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» протоколов за 2003 — 2010 годы, можно заметить, что их количество практически не менялось (см. рис. 11).
Рисунок 11. Количество протоколов в филиале ОАО «Аэропорт Сургут» за 2003—2010 гг.
Таким образом, документация ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут», будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. При этом, не смотря на наличие определенной специфики в деятельности авиапредприятия система управленческой документации является достаточно типичной для любой организации.